作者: 菲尔·莫布里 | 2016-12-22 17:34

办公空间猎手，寻求商业物业中的办公场所转型

看过HGTV(美国家居频道)电视台《房屋猎手》电视剧的人一定熟悉这样的剧情：那对养眼的年轻夫妇可以用“贪得无厌”来形容——对他们而言，开放式的起居室、多套型卫生间、大厨等级的厨房和硬木质地板并不算奢华元素，而是一套房屋必需的组成部分。并且，这样一套房屋的价格应该仅为起步房等级。或许，他们的故事并不能代表房屋市场的方方面面，但是毫无疑问，这部电视剧仍旧能反映出不断变化的市场要求和客户的衡量标准。

商业物业市场中也正在发生着同样的事。对于许多承租方，尽管租赁成本还是比较重要的考虑因素之一，但是每平方英尺的空间租赁价格已经不再是决定租赁与否的惟一条件。客户对物业的要求正不断增加：开放式的布局和自然光照明、高度的环保性和健康性、良好的灵活性和可配置性以及品牌上的独立性和知名度等。

正如《房屋猎手》中的那对年轻夫妇一样。这种使用人对物业的要求不断提升的现象是“效仿主义”和“从众效应”的必然结果，租户希望租赁最新最好的物业设施不是因为别的原因，而正是因为他们想要的就是最新最好的。从更深层次上来说，租户对办公场所的认知发生了本质上的改变，对于追求更美好生活的工作群体而言，办公场所已不再仅是单纯的办公用支持性物业。我们可以这样来理解：租户希望能够从物业的投资中获得最大的实际产出，这包括更加先进的办公设备、更具移动性和灵活性的办公模式和连接性更高的数据网络接入。这样，办公物业设施将具备更强的人才吸引功能和创造性潜力。在当前的商业物业市场中，最大的竞争力不仅来源于物业本身给人们带来的诸多产出，更与办公场所给办公群体带来的办公体验息息相关。

这种市场趋势对于物业管理从业人员有着极深的隐喻意味，尤其是在多租户型的建筑中。建筑设施使用人将愈发地“依赖”物业管理人员，希望后者帮助自己创造出最佳的“办公体验”式环境。这绝非“简单地提供具有基本功能的办公空间和相关配套服务”，可以说，商业物业行业将不得不做出关键性的调整。值得高兴的是，已经有很多相关的调研和报告可以供我们进行参考。

2016年早些时候，BOMA国际对现有的关于现代办公场所转型的调研和相关报告进行了阶段性的梳理。对于那些即将在商业物业市场中面对不断变化的客户期望的从业者而言，这一举措为他们提供了许多关键性的措施和主题参考。

租户的密度正在不断增加，但不均衡

大量的经验性证据告诉我们：商业物业的承租方所追求的是高效的物业和办公场所布局。例如，全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)已经做出预测：到2017年，员工占有的办公场所平均面积将降低至151平方英尺(约合14平方米)，而这一数字在2013年是176平方英尺(约合16.35平方米)，2010年则为225平方英尺(约合20.9平方米)。建筑、设计和规划公司甘斯勒(Gensler)认为：到2022年，企业群体对办公空间的需求将降低50%之多。

“致密化”——通俗来说就是用同等甚至更小的办公面积来支持更多的员工，正在商业物业中不断地发生，但是这种致密的过程却非常不均衡且极具多变性。同时，这一过程能够被空间使用者的直接影响，并对不同的建筑产生不同的影响。

金斯利公司(Kingsley Associates，国际知名不动产调研和咨询公司)和英国办公建筑委员会(British Council for Offices)的调研表明：在当前的全球各类企业中，只有11%的企业正在有意识地追求办公场所的“致密化”。而在对这些企业进行相对深层次的研究和数据收集之后，我们不难发现：相较于那些仍然保持传统办公空间布局的大多数企业而言，占比仅为11%的这一小部分企业都有着扩大商业规模，甚至成为行业佼佼者的巨大潜力。

在大多数情况下，即使租户建立起了办公场所的“致密化”目标，也通常无法在短期内真正地实现它。正式员工的人员流动和周期性的雇用流程使“致密化”进程往往远低于预期，并且，许多租户在执行空间租赁协议时都已经事先规划好了人员和物业面积的增长状况，不可避免地将“致密化”的进程彻底地抛在脑后。所有这些因素都极大地减缓了办公面积的“致密化”进程，尤其是在多租户型的办公建筑内——租赁翻转现象极端复杂，办公面积的“致密化”情况更加的“雪上加霜”。

办公场所内部的工作模式也会影响租户空间的有效密度。电子办公和旅馆式办公等灵活工作模式的兴起，使员工人均占有的办公区域面积进一步降低，但值得注意的是：这种全新的办公模式不会增加单位工作日中办公场所内部的员工数量，即是说，企业整体办公场所的面积确实缩小了。另外，灵活的工作模式还能够增加租户办公空间的整体利用率，却不必人为地增加办公场所的有效密度。显然，这种工作上的安排能够对建筑的整体运营带来许多影响。

在租户管辖和运营下的办公场所内部，其员工的密度分布也会存在“不均衡”的现象。某一部分空间可能需要容纳大量的办公坐席，作为紧密型传统办公区使用。其他部分空间则通过特别的规划，设计为开放式的办公空间，例如协作区、休息间或娱乐室等。这种设计方式能够降低办公场所的有效密度，至少会对建筑全局带来一些积极的影响。一些相关的调研告诉我们：个人占用的办公坐席面积每压缩2平方英尺(约合0.19平方米)，则其中至少会有1平方英尺的面积通过设计归入共享型区域中。更直接地说，作为建筑设施和办公空间的使用人和承租人，我们需要做的并不是单一地压缩办公空间的面积，而是要用最科学的方式进行全局空间的优化。

更多的致密化空间意味着更多的共享空间

员工健身房有成为企业地产标准配置的趋势。人们不再将办公室只当作上班赚钱的场所。

办公场所的“致密化”效应，其意义和影响都将是十分深远的，这一点在单组户型(一或两个租户占用一座建筑中的大部分空间)的设施物业中将尤其明显。而对于多租户型的设施物业，所有的变化在各种条件约束的情况下只能缓慢地发生，我们要给物业管理团队更多的时间进行细节上的调整。

办公场所的转型不仅是密度上的变化

作为传统的办公场所主要激励元素——更高的成本效益，理所当然地成为了建筑设施使用者追求办公场所“致密化”的强有力的驱动力。然而值得注意的是，“致密化”的进程应该被视为办公场所转型趋势中的重要组成部分。

知识型工作对创造性和工作环境协作支持性的依赖程度都在逐渐上升。新一代的职场员工更倾向于选择全新的工作方式，与此同时，移动技术的大力发展也使“随处皆可办公”成为现实。在这种情况下，商业企业就不免会对其所占用的物业和办公空间提出更多的要求。在当前的租户群体看来，办公场所并不应该仅应是固定的、用以提供给员工群体作为办公支持的物理场所，而是应该在产生固定成本的基础上，作为企业的“战略性交流工具”或“高绩效办公环境”发挥巨大产能和效率推动作用的强力工具。可以说，现在的租户群体已经不再关心其办公空间面积大小，而开始对“办公空间如何进行规划和使用”投入极大的关注。

在对办公场所和设施空间的广泛讨论中，更高的租户密度和空间规划方案只是其中一个方面。在对设施物业进行管理和运营的过程中，我们还需要处理各类其他问题：移动连接的可靠性、环境的可持续性、品牌的环境和可选择的额外办公模式等。对空间的使用成本进行控制和调整也是十分重要的，但是，我们不能将转型后的办公场所看作简单的成本集合体，它更是提高工作效率、创新性和员工忠诚度的重要工具。

挑战确实巨大，但并非不可战胜

当前，绝大多数既有建筑中的办公场所，其设计和规划方式仍旧十分传统。这意味着，办公场所的“致密化”将对传统物业的管理团队带来运营上的巨大挑战。有趣的是，在诸多的办公空间的“致密化”进程中，某种空间的管理和运营问题已经在建筑的“大墙”之外悄然凸显出来。例如停车场。

根据不完全统计，无论是住在郊外还是市区，(美国)有超过80%的员工因公交通勤的服务水平低下而选择驾车上班。这就为那些空间使用密度较低的既有建筑带来了巨大的停车管理压力。我们能够清晰地看到，在这件事上单一企业租户对建筑整体带来的影响：如果一个企业租户因员工密度较大希望获得额外15%至20%面积的停车空间，则其余租户能够享有的停车空间就将大幅度压缩。而单纯地增加停车场面积则具有多方面的不可行性——停车场的扩建将可能局限于在地价昂贵的中心商业区开展，并且，大多数的市政法案和建筑可持续性认证方案都极大地限制了员工用车的停泊数量。

而在建筑内部，更多的员工意味着运营方需要更加频繁地安排清洁工作。同时，更高的人员密度也将导致更多的消耗品——地板、门窗、电梯等公共空间的损耗。电力资源和水资源的消耗也会急剧升高。这不单会造成巨大的运营成本压力，更提高了成本和资源分配工作的复杂性。而通过“致密化”的设计，办公空间的诸多成本就都变得更加清晰，便于进行资源分配。如果卫生间和娱乐区域位于租户的办公面积之外，情况就会变得有些复杂。可以说，在多租户的建筑物业中，员工的密度和人均占有的办公面积等数据是多种多样的，而作为建筑的管理者和运营者，更不能根据这些完全“因人而异”的数据进行固定式的资源分配。

办公空间的“致密化”不仅对建筑设施的日常运营带来了诸多影响，更会左右资本预算过程。诸如电梯、洗手间洁具和HVAC(暖通空调)系统等设备，在使用人数量增加的情况下可能会导致其使用寿命的缩短，必须要进行维护时间安排上的调整。在一些情况下，空间的布局还会改变设备更换的决策。例如，单一的HVAC系统对于现代化开放式的办公空间布局是最为合适的，而对于更加传统式的单元形办公空间格局而言，则应该采用截然不同的空调系统进行内部温度的调节。

保持健康清洁的工作环境或许是办公场所“致密化”进程中没有得到充分认知的挑战之一。直观上来说，更多的人就意味着更多的细菌滋生。此外，在一些办公场所模型中，由于空间具有较高的共享性和随机性，员工将在不同的办公坐席之间来回移动，而并不是在较长一段时间内只使用一处办公坐席。这种工作模式是否会导致更多的员工健康出状况尚且没有得到证实，但是这仍然体现出了新型办公场所中加强型清洁和消毒过程的巨大必要性。

尽管困难重重，但是对于广大的物业管理从业人员来说，还是有一些值得让人开心的消息的：英国办公委员会(British Council for Offices)表示，在全英国范围内，尚且没有任何证据能够说明“低密度”型既有建筑完全无法应对后续的建筑内部人员密度增长。事实上，当前英国职员的人均占有办公面积为117平方英尺(约合10.87平方米)，远低于美国人均占有办公面积的数据。与此同时，日本和中国的员工群体则已经在更加狭小的办公空间内工作了很久。在办公场所的“致密化”进程中，对设施运营、资本分配和租户服务进行有序管理绝非易事，但是这个行业内已经存在大量的经验和数据，不然能够帮助我们渡过这一难关。

增长的机遇

办公场所的“致密化”概念也为商业物业行业创造了一些机遇——前瞻性地寻求办公场所的转型，并帮助租户群体定位正确的行业发展趋势，接受并充分利用全新的管理方式。

首先，在大型企业租户不断驱动办公场所“致密化”的进程之时，小型的企业租户也希望加入到这一趋势之中并赢得属于自己的收益。然而，小型企业租户与规模较大的同行企业相比，往往缺乏足够的内部管理和调控的知识及经验。在多租户型的建筑物业中，广大的物业和设施管理从业人员就是这些小型企业的最大“救星”。大型的物业管理公司更是可以根据之前对类似企业的管理经验，利用自身的独特平台，为小型企业租户提供管理标准和变更管理等关键研究案例数据参照。即使是规模较小的物业管理公司也能够通过恰当的指导，帮助租户充分地利用自身资源，通过更加科学的设计提高下辖办公场所的成本效率，同时完成办公场所的“致密化”进程。优秀的物业管理人员能够帮助租户规避“硬搬硬套其他企业的‘致密化’方案”，指导租户企业实现生产力的最大化，而非单纯地压缩下辖办公场所面积。

现代员工群体也会根据办公模式和办公坐席种类的变化，以不同的方式来使用办公空间。许多员工更倾向于选择公共区域作为即兴会议和个人工作的最佳位置，甚至连建筑的大堂和屋顶也逐渐成为新型的办公场所。除了舒适的座椅，半私密性的办公环境，自然光线，良好的宽带互联网连接等都为员工的工作和放松提供了最佳的物理支持。毫无疑问，能够提供最大灵活性和最高舒适度的办公物业将在行业市场中具备最高的人气，那些致力于创造出这种办公建筑的建筑业主和管理人员必然能够从中获得极大收益。

现代化办公场所还使现代化支付模型成为必须。在租户的办公空间范围内，这或许意味着加强型的计量和对授权商户管理。而在公共区域，物业管理人员则需要极具创造性地，甚至是有些激进地进行运营成本的统计和成本资源的分配工作(根据设施物业的具体使用情况或是特定区域内的人员数量进行最恰当的资源分配)，而不是简单地根据人均占有的空间面积进行资源整理和分配。毕竟，所有员工都会在建筑公共区域获取收益，租户下属的员工数量越多，其获取的收益就越大。

最后，科技是持续影响员工个体和办公场所之间互动方式的重要因素。在线上，移动化工具可以使员工随时随地接入便利服务，并直接向设施管理和运营部门传达客观需求，甚至可以通过自动化的管理系统请求调整特定时间内的室内温度。办公场所的“致密化”进程包含着对这些现代化工具的大力应用，并通过这些工具使得租户员工群体和建筑管理人群体之间的关系更加的民主亲和。对广大的物业管理人员来说，用“办公场所管理”的思维方式去对待工作，将比用“物业管理”的思维方式更具备职位竞争力。

(本文由国际建筑业主与管理者协会(BOMA中国)特别供稿。翻译/南天)

菲尔·莫布里(Phil Mobley)，建筑引擎公司(Building Engines)调研部负责人，《BOMA》杂志撰稿人，同时也是商业不动产行业的长期顾问专家。

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第11期)