作者: 陈建谋 | 2016-11-23 09:14

台湾地区商业型物业管理信息系统发展

物业管理信息系统可大幅降低沉重的人事成本，透过标准化管控流程使一切考核、维修、财产管理等庶务工作滴水不漏，达到实时服务以及小区行政管理、财务数据全方位实时管控之优点。随着台湾地区经济成长与资本化市场，商场规模持续扩大，商场的物业管理亦将面临与集合式住宅物业管理相似的问题，商场的物业管理惟有透过完善的物业管理信息系统，利用标准化管控流程使一切人员管控、设施管理、仓储管理、采购管理、财务管理等庶务工作滴水不漏。故本研究将针对台湾地区现有市场占有率较高的物业管理信息系统，如良源科技公司开发的ePMS物业管理信息系统以及新都兴有限公司开发的NewCity物业服务平台等进行分析比较，探讨台湾地区商业物业管理信息系统发展现况以及未来发展之展望，以供未来研究者参考。

台湾地区商业物业管理信息系统发展沿革

台湾地区物业管理信息系统起源于集合式住宅因应小区财务管理数字化以防止占用公款之人为弊端以及行政作业计算机化以解决繁杂的庶务需求开始，逐渐发展出一套具备小区资产管理、小区财务管理、小区行政管理、小区讯息管理以及小区通路管理等以小区管理功能为主的物业管理信息系统。然而随着商业经济规模成长，大型商场、办公大楼(如台北101大楼、统一梦时代广场)与大型公共设施兴建(如高铁、捷运)，物业管理公司须面对繁杂的设施维护管理、仓储管理、采购管理及人力管理等复杂的管理作业，故而逐渐开发出一套具备业务管理、租赁管理、系统管理、客户管理、员工管理、设施管理、仓储管理、采购管理、财务管理以及服务端点管理等以商业营运管理需求功能为主的物业管理信息系统。整体而言，台湾地区物业管理信息系统就其功能属性来分可大致上分成两大类，第一类：住宅型物业管理信息系统，第二类：商业型物业管理信息系统。其中，完整的商业型物业管理信息系统应具备如下功能架构：

台北101大楼

(1)系统管理：功能涵盖(a)公告、通知单登录/打印;(b)基本数据设定;(c)系统设定。

(2)业务管理：功能涵盖(a)工作分级管理批示作业;(b)异常及未处理工作查询。

(3)资产管理：功能涵盖(a)不动产租赁管理;(b)不动产销售管理;(c)委托建物管理。

(4)客户管理：功能涵盖(a)用户基本数据输入;(b) 用户报价单;(c)内部数据设定;(d)用户数据管理;(d)邮件收发管理;(e)用户意见管理;(f)用户应付帐款管理。

(5)员工管理：功能涵盖(a)员工数据管理;(b)团队配备设定;(c)量测仪器履历;(d)排班项目设定;(e)出勤记录;(f)出勤报表;(g)教育训练管理;(i)驻卫警管理。

(6)设施管理：功能涵盖(a)设施数据设定;(b)工作排程异动;(c)设施定期保养管理;(d)叫修维护管理;(e)委外报修管理。

(7)仓储管理：功能涵盖(a)库存盘点;(b)采购建议书;(c)进料/领料;(d)库存报废。

(8)采购管理：功能涵盖(a)厂商数据输入;(b)请购申请登录;(c)采购/退货登录。

(9)财务管理：功能涵盖(a)进项管理;(b)应付帐款管理;(c)销项管理;(d)银行帐户管理;(e)零用金申请单。

(10)服务端点管理：功能涵盖(a)期间营业额;(b)客户管理系统;(c)商品管理;(d)退货、换货管理。

(11)安全管理：功能涵盖(a)安全监控系统管理;(b)出勤刷卡及门禁系统管理;(c) ZigBee无线感测系统。

(12)项目工程管理：功能涵盖(a)工程规划管理;(b)客户合约管理;(c)工程进度管理;(d)工程质量管理;(e)库存管理;(f)采购管理;(g)项目帐款管理;(h)估验计价管理;(i)应付工程款管理;(j)应收工程款管理。

以台湾地区良源科技有限公司开发之ePMS物业管理系统为例，该公司透过数字化技术的导引，采取 ERP 系统开发特性及模块，整合物业管理对软件功能的需求，依据商业大楼、办公大楼、厂办大楼、大型小区、住宅大楼、别墅区各营运管理单位不同特性及需求设计，公司内部从业人员及不同管理阶层，拥有不同的管理权限，并同时拥有直接沟通、分享的管理接口，其架构如图1所示，主要功能汇整如表1所示。

表1 良源科技有限公司ePMS物业管理系统功能汇整表

资料来源：良源科技有限公司，http://www.epms.com.tw/

图1 ePMS物业管理系统设计架构

资料来源：良源科技有限公司，http://www.epms.com.tw/

商业物业管理信息系统功能比较

本研究依据2004年“行政院经建会”物业管理服务业发展纲领及行动方案旗舰计划，所定物业管理服务业之三大类产业范畴：第一类建筑物与环境的使用管理与维护(提供建筑物与环境管理维护、清洁、保全、公共安全检查、消防安全设备及附属设施设备检修等服务);第二类生活与商业支持服务 (提供物业代办及咨询业、事务管理、物业生活服务、生活产品及商业支持等服务);第三类资产管理(提供不动产经营顾问、开发租赁及投资管理等服务)，进行台湾地区现有物业管理信息系统功能比较分别如表2—表4所示，由表列可发现各公司各具特色，且呈现出台湾地区物业管理信息系统服务形态明显区分成住宅型物业管理信息系统以及商业型物业管理信息系统两大类型特色。

物业管理信息系统未来发展方向

综观市场现有相关物业管理信息系统，并未达到服务功能之全面整合，未来仍有诸多发展空间，兹整理物业管理信息系统未来发展方向如下：

1、发展智慧化生活服务管理：智慧化生活服务管理属于刚起步阶段，且是未来发展主流，亟待整合于物业管理信息系统，强化系统智能生活服务功能。

2、以企业资源管理信息系统(ERP)模块形态规划，强化管控机制，期望能在物业管理领域架构一套完整的信息服务平台，深化技术、信息、服务共享的契机。

3、发展交互式数字技术数据库：有效运用设施维修数据库，逐步建立交互式数字技术数据库的架构，透过文字、图形状态提供维护技术人员更完整维修技术指导信息，减少维修过程误判的机率，除可有效缩短维修所需之时间，并藉以提升技术人员服务能量。

4、发展交互式节能技术数据库：藉由交互式节能技术数据库的建立，提供设施管理人员能更有效执行设备节能作为。

5、发展智能化物业管理信息系统：整合物业管理相关单位已建立之数据库，建构整体物业管理数据仓储(Data Warehouse)与数据探勘(Data mining)技术，以为物业管理知识创新与探索之基础应用，并以此基础发展出具有人工智能的智能化物业管理信息系统，提升服务质量与效率。

表2 第一类建筑物与环境的使用管理与维护功能各系统比较表

表3 第二类生活与商业支持服务功能各系统比较表

表4 第三类资产管理功能各系统比较表

结论与建议

整体而言，物业管理信息系统将可提升管理效率，达到节省成本及防范人为弊端，降低管理者在面对决策时的决策风险及提升人员质量并延长设备寿命，减少重置费用之成效，透过功能强大的物业管理信息系统，对商场经营者(业主)之效益为：提供实时在线查询，透过因特网系统，可随时掌握商场物管、金流之最新状态，提升重大决策的速度与质量;对商场主管之效益为：提供实时在线管控商场营运状态，确实掌控各区位销售实况查询、设施状态实况动态查询、员工资源管理、承包商管理、管理会计掌控、设施维护管控;对小区管委会之效益为：提供各委员及总干事透过因特网系统，进行实时在线查询，可随时掌握小区大楼之最新动态;对物业管理公司之效益为：提供物业管理公司之各阶层人员，透过因特网系统，进行实时在线新增、修改、删除、查询、打印及各级主管审查批示作业，可随时掌握委托管理之业主的现场设施实况、员工资源管理、承包商管理、财务管理、设施维护控管等功能;对用户之效益为：享受更优质便利的生活服务质量，透过因特网系统随时掌握小区大楼之最新讯息并享受高科技的智能生活服务。

台湾地区的物业管理信息系统虽已有数年的发展经验，但仍建议应强化服务功能之全面整合，尤其是智能化生活服务管理属于刚起步阶段，仍有诸多整合与发展空间，同时展望政府单位建构整体物业管理数据仓储(Data Warehouse)与数据探勘(Data mining)技术，以为物业管理知识创新与探索之基础应用，并以此基础发展出具有人工智能的智能化物业管理信息系统，提升服务质量与效率，打造高科技物业管理服务质量与生活。

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(本文共同作者：林世俊，原载于《现代物业•新业主》杂志2008年第5期总第87期)