作者: 黄骅 | 2018-06-15 09:19

写字楼租赁搬迁项目管理实战心得

这个搬迁项目的背景是阿尔斯通公司(Alstom)轨道交通部门独立并成立总部，也是阿尔斯通在中国区的惟一新总部。新总部成立仪式的时间是在一年后举行，同时这个变化发生的时间距离原租期合同到期也只剩下一年。最初，公司内部对续签还是搬迁一直没有确定下来，大家都非常着急。

我想在这里分享一下我对这次搬迁项目的一些体会。

在写字楼租赁管理流程中，主要经历五个阶段：项目初始、初步调研、甄选及分析、谈判及尽职调查、合同执行和租后跟进。

项目初始和调研阶段，主要是对需求收集和分析、制订财务预算和计划表，以及确定选择标准，这些是非常关键的第一步。

首先是需求和数据收集。来自内部的主要是，员工分布分析、工位尺寸和数量、空间布局、历年租金、物业管理、水电，以及不同部门或业务部门的成本分担比例等。来自外部的主要是：楼宇市场分析，比如：空置率、新兴商圈、新楼盘的分布、租金、大楼技术参数等。

我很幸运。在2014年年末到2015年这段时间，上海很多新楼完工，不少原先在核心地区的外企向非核心地区搬迁，空置率当时很高，属于买方市场;公司本身是世界五百强企业，同时又是总部性质，当时的谈判条件很好，而且有很多选择;另外，各区政策对总部也有优惠措施。

通常对于一幢几乎全新的写字楼，空置率超过80%的时候，楼宇业主(Landlord)是非常期望有很好品牌形象(branding)的企业能够入驻，尤其是总部，可以享受到很好的条件，因为业主期待这个楼能一次吸引更多企业。另外，如果业主是以楼来做增值投资的话，他们更看重时间。不过，如果当整幢楼的空置率少于30%的时候，情况就完全相反了，谈判的余地会很少，业主会坐地起价。

对于公司内部分析，选址与员工分布也非常重要，会影响搬迁的员工流失率。另一方面，周边设施对公司也很关键，主要考察周边交通便利程度、酒店等级和数量、医院、消防机构、餐饮、停车位等。

续租的考虑因素也很多，除了租金、物业费、免租期外，续租的面积变化也对续租会有影响。我们原办公室初期使用面积减少，必须退出去，这样涉及到必须与原房东确认退出哪一区域。房东希望拿到的是最好的区域，公司希望退出去不喜欢的部分;退出去后，原使用面积中会割让出消防通道，得房率会减少;同时又要考虑复原和新装修，以及是否会对员工和正常工作有多大程度的影响。有时候续租并不省心，反而不如干脆直接搬走。

其次，在财务预算制订上，公司因为当时没有决定是续租还是搬迁，所以没有具体的预算。搬迁的财务预算包括Opex和Capx总的运营费用和成本，例如：项目管理(PM)费用、租金、物业费、装修、公用事业(Utility)、家具、IT和机房设备、复原以及后面的设施管理(FM)等。

这里我提一些特别需要注意的地方，因为这些地方可能会使总费用增加的。

在选择楼宇的过程中，写字楼本身的装修和结构会直接影响后续装修成本，比如：有没有高架地板、有没有吊顶、是机械排风还是自然排风等。所以，我们一定会在选楼的时候去做尽职调查，把这些未知的费用分析清楚。找专业机构做尽职调查的方式有两种：一种是找中介机构(Agency)，找中介是要收取费用，而且费用很高;另一种是找装修公司做尽职调查。所以我们在选址的阶段就开始总包供应商资格审查的流程。

消防特别要注意。当时设计忽略了排风系统，这幢楼实际是自然排风，这样在后面装修环节，消防局要求凡是靠窗的办公室的墙都不能做到顶;如果要做到顶，需要更改原来的设计，而且会增加很多费用。当时物业管理公司指定的消防维保公司很强硬，我们的总承包公司也想了很多方案，最终他们告诉我的结论是费用肯定要增加，而且还会造成装修时间延长。最后，我亲自找上消防局和业主，解决了这件事情。

另外，关于复原是非常复杂的，复原不仅要考虑装修成本，还要考虑时间成本。复原的期限是算在原来的租期中，如果复原超过租期，还需要承担额外租金。复原的期限一般在两个月，而这段时间全部人员已经不在了，同时还需要承担租金。复原通常有两种方式：一种是公司自己做;另一种是业主复原——根据业主的估算，直接给钱结束。我当时在新楼开始装修邀请招标文件的同时，也把复原需求放在里面，得到一个比较合理的参考后，再回去与业主谈复原，最终交给业主自己复原。

再次，在制订搬迁的计划表的时候，计划表必须严格执行。这个项目时间计划表中分为几个关键环节，确定项目的中介机构与服务合同，新写字楼的调研和甄选，最终确定新写字楼租赁并签订意向书，确定新写字楼设计和装修合同(如果有风水的话，风水需要在设计前确定)，确定退租协议，搬迁复原，空气治理。

在整个计划中，免租期的长短不仅可以确保施工工期和按时完成搬迁，而且还可以决定是否可以提前搬迁。

这个项目整整提前了五个月完成，提前搬可以节省新写字楼和原写字楼的租金，前提是获得更多的免租期。为什么这么说呢?每个租赁合同上通常都有违约条款，违约条款一般注明相应承担的违约租金，比如三个月租金和物业费作为违约款。其实如果决定搬迁，在最后2-3个月里，是复原阶段，完全不能使用，这时公司全部人员大部分都搬往新写字楼，所以倒推这三个月的时间是一个费用平衡节点。如果按照合同期限正常退租，公司需要正常承担这三个月的租金，但这三个月里面只是在做复原，没有使用价值，可以拿回原来2-3个月的押金。如果倒退这三个月前提退租，虽然要承担违约金，但是可以不承担这三个月的租金，甚至提前4-5个月退租，最后两个月的复原让原房东自己做，公司在原租赁上还可以省1-2个月租金。不过这样做的前提是，必须获得足够的免租期，以及确保装修施工的时间也能相应提前，这之间的衔接很关键，对计划表上每一个具体的时间段的要求非常高，什么时候签订总包合同、什么时候选择家具、什么时候布线等，不能有任何延误。

我自己总结了能够获得足够多的免租期的要素：

1、看足够多的楼盘;

2、了解业主对楼的用途;

3、市场因素;

4、公司性质。

最后，我要想讲的是关于项目中的沟通技巧。沟通技巧和方式不仅运用在团队中，也运用在外部合作和谈判中。对于内部团队的沟通，我们大家都知道，在搬迁整个过程中参与团队的主要部门有人事部、财务部、行政部、房地资产(RE)部门、IT部门、工程部门、采购部门和其他业务部门，公司最高层的总经理是作为项目决定权人(Owner)。所以对于这种项目，基本上公司内部各个部门都会被动员起来。但是在项目的不同阶段，参与的各个部门的代表是不同的。

在项目最初阶段，比如我们这个项目，大家起初对续租和搬迁有不同意见，都比较犹豫。为了尽快能作出决定，同时又不让这种担忧蔓延开来，一开始的团队人员很少，主要是总经理、行政经理和我。我作为采购部又同时作为RE支持部门，同时负责外部市场调研和分析，行政经理帮助收集内部需求和数据。我们经过一段时间后得出初步的结论后交给总经理，总经理作为总负责人决定方向。这最终的结论一定要充分并且有可行性，材料一定要务。我当时把整个续租和搬迁的时间进度表、整套续租和搬迁的预算分析、选址的尽职调查报告，以及初步的设计风格图纸一起呈现出来。

在沟通中需要站在项目总负责人角度换位思考，还需要有个人的情感在里面，这样的好处是在后面甄选过程中，她也会帮助你推动其他人积极配合这个项目的进展。

对于外部合作中，我作为项目负责人，必须让中介、业主和供应商认为我是这个项目的总负责人，需要给到他们明确的指示，同时也必须使他们一起完成这个项目的信心。要尊重他们，这也是为项目完成确保支持。

对于谈判上，这种沟通技巧和方式的运用就更多了。

这个项目最后的结果是不仅准时完成，而且在我的分析调研后最终决定搬迁。新址在CBD地区。不仅如此，我在这个项目上得到八个月的免租期，租金比原来同等地区的租金还低，同时团队合作上也非常顺利，最终被亚太区作为“benchmark”(标杆)。

黄骅（Eddie Huang）为睿采中国采购经理人联合会（CPPA）会长。

本文由CPPA特别供稿

原载于《现代物业·设施管理》2018年5期