作者: 王成 | 2010-12-01 14:50

协会为董事会成员提供的培训

加拿大共管物业协会(简称“协会”)是一个独立的全国性非牟利组织。自1982年成立以来，在全国已有十五个分会。该协会代表了共管物业的各个层面并且致力于为共管物业的董事会和业主提供服务，也称为“加拿大共管物业之声”。

协会主要通过遍布全国各地的分会，依据本地的实际情况开展工作，因为各省份的“共管物业法”均不相同。协会的两个首要任务是：为共管物业的董事会成员、业主及有关人员提供培训课程;积极与各级政府机构沟通，对有关共管物业的立法提供建议，以利构建一个和谐和有活力的共管物业社区。

在加拿大每个共管物业(公寓)，无论业主多少，均是一个自治和独立的法人实体。尽管没有政府的行政指导，也没有“公寓警察”的督查，但是“共管物业法”对董事会如何代表所有业主管理其资产及财产却有很严格的要求。因此如何才能成为一个名副其实的董事会成员是非常重要的。如：1、为何要成为董事会成员?2、是否符合董事会成员的资格?3、董事会都做些什么?4、共管公寓法人有哪些责任和义务?5、作为董事会成员，我对共管物业的立法和公寓的法律文件应了解到什么程度?6、董事会成员应具有何种工作标准?7、如何避免直接的个人冲突?8、如何避免自己陷入各种“麻烦”?等等。为此协会提供与之相关的培训课程。由于课程内容较多，下面就多伦多分会所提供课程的几个主要方面作一简介。

法律方面

共管物业的特征和产生——共管物业之所以存在是因为“共管物业法”允许其存在。换言之，如果没有“共管物业法”对物业和业主的法律保障，就没有共管物业的生存空间。共管物业(公司)在注册其章程和建筑设计图纸后宣告产生，具体地，是把该物业细分为个人拥有的单元和共有部位。一旦注册为共管物业“公司”，该物业只能在符合“共管物业法”的条款下终止和解体(编者注：加拿大的共管式公寓、大厦等物业均要按照法律规定注册为非盈利性的法人组织,也称为Corporation,即“公司”。详细介绍请见本刊2009年第10期本专栏内容)。

章程、条例和细则——这是董事会在管理公寓时必须准照的文件，具体地列出了对单元和共有物业的使用有哪些限制，公寓和业主各负责哪些部位的维修，单元的界限是如何划分的，哪些是业主专用共有物业，哪些内容和条款是“必须”(shall)，哪些内容和条款是“可以”(may)。“必须”意味着有责任去完成，而作为董事会成员，应该清楚所在的公寓中“谁”有责任做“什么”和为“谁”做。

法律文书——即公寓为欲购买单元者提供的法律文件，具体写明该单元的管理费，是否拖欠管理费，公寓的当年预算和上一年度的财务报告，储备基金的数额及当年预计的支出，过去是否有特殊额外收费，业主是否对专属共用物业进行过改建，公寓是否有法律诉讼等等。这是公寓对外的唯一具有法律效力的文书。如果其中有疏忽和错误，公寓要负全责。比如，欲卖单元的业主欠缴两个月的管理费，如果公寓在签发法律文书时没有写明该业主的欠费，新业主有权拒交前业主的欠费，公寓只好将其列入死账。

管理的法律层次——在安大略省共管物业的法律层次为：一、人权宪章;二、省《共管物业法》;三、章程; 四、条例;五、细则。在公寓管理中，鼓励董事会寻求法律服务和建议，以免招致没必要的法律官司。而且董事会成员也是该公寓的业主，应尽量避免在公寓中发展成“我们/他们”的对立关系(即业主是“我们”而董事会是“他们”)，进而影响个人的正常生活。

董事会成员的工作标准——董事会成员应该具有专业人员的工作标准。董事会应当像管理企业一样管理共管物业(公司)的各项事务。但是共管物业(公司)和一般的商业公司有两点重要的不同之处在于：一、共管物业(公司)是非盈利的;二、共管物业(公司)的董事会成员要时时刻刻记住，他们是在与人们的家、生活和家庭打交道。因此，董事会成员要清醒地认识到董事会作出的任何决定都要达到其“公事公办”和“合乎情理”之间的平衡。

管理方面

物业管理公司的选聘——董事会有决定权，无需业主的投票。管理形式包括业主自主管理、雇佣物业管理经理进行管理、雇佣个人物业管理公司进行管理和选聘专业物业管理公司进行管理。

董事会和物业管理经理的关系——一、董事会作出决定，给予指导，而物业管理经理依据董事会的决定进行日常的管理;二、董事会负责管理公寓的各项事务，认真履行公寓章程、条例和细则中规定的责任，也就是说公寓是通过董事会来完成其各项应尽的义务，而物业管理经理是该公寓的委托人，依据董事会的决定完成公寓的各项义务，从某种意义上讲，通过选聘物业管理公司或雇佣物业管理经理，董事会把其责任“转嫁”到物业管理经理的肩上;三、董事会成员只有在例会时具有“权力”对某一议题作出表决，会后应和其他业主一样，无权干预物业经理的日常管理。

董事会例会——按照条例规定和具体情况每月或每季召开一次。每次例会的会议纪要最为重要，一般会在下次的例会上表决通过，并由董事会成员签字，会议纪要需永久保存，直至公寓解体。如果某董事会成员在讨论工程投标时有利益冲突，应回避表决，并记录在会议纪要中。

年度业主大会——董事会每年召集一次。大会应在财务年度结束后的六个月内举行。会议的主要内容包括业主表决通过上一年度业主大会的会议纪要，审议上一年度的财务报告，委任下一财务年度的审计师和选举空缺董事会成员。

其他业主大会——为增加董事会的透明度、增进与业主的沟通，董事会每半年召集一次通报会，就业主关心的问题以及公寓的重大决定作一解答。如有15% 的业主联名签署要求召开临时业主大会，讨论和修改“细则”或罢免董事会成员，董事会必须在收到请求后的35天内召集并举行临时业主大会。

储备基金报告——此报告是对公寓的共有资产、共用物业和设备的综合评估，列出未来30年的主要维修和更换所需的资金，进而得出每年由业主所缴纳的份额。储备基金报告的目的是保护注册业主的投资利益，避免业主在重大公寓维修和设备更换时增加额外的经济负担。此报告每三年需要更新一次。

财务方面

年度预算——董事会在审定年度预算时应包括年度运营预算，长期储备基金和资本积累预算。董事会依据年度总预算费用按照每个单元的百分系数摊派，收取物业费。年度总预算详细列出每项开支的数目，并送至每个业主的手中。

财务报表——董事会要在例会上审阅每月或每季的资金平衡表、损益表、银行对账单、会计总账。董事会中的会计对日常的开支进行监督。

财务报告——是指代表全体业主的审计师对每一财务年度的收入和开支进行审计，主要检查每张支票是否有董事会成员的签字，重大维修金额是否记录在会议纪要中，储备基金的使用是否符合规定。经董事会审定的年度审计报告应送至每个业主手中。

借款条例——如果公寓计划向银行借款来支付紧急开支，而这项开支未列入当年的预算，董事会需要起草“借款条例”供业主讨论决定，需至少51%以上业主投票赞成通过，方可借款。

储备基金的使用和投资——依据储备基金报告和专业工程技术人员的建议，董事会有权决定储备基金的使用。但是“共管物业法”要求董事会应制定储备基金的投资计划，既有充足的流动资金满足重大维修又要用剩余的资金投资，以求最大的回报。由于此项基金是全体业主共有财产，而且要求投资本金要100%无风险，董事会一般情况下会聘请既懂投资又了解储备基金报告的专业投资顾问代理。

内部控制——即董事会制定在日常管理中物业经理无需经董事会审定的支出限额，一般在1,000 至2,000加元之间。

安大略省的《共管物业法》中没有规定董事会成员必须参加培训课程，因此参加与否完全是自愿的。而参加培训课程的董事会成员其主要目的是尽可能最大限度地保护自己，免于由于无知而带来的没必要的“麻烦”。

(原载于《现代物业·新业主》2010年06期)