物业信息化推动世纪环保承诺
在近年来全球气候变暖对人类生存和发展带来严峻挑战的背景下，“绿色节能、低碳环保”引起了广大物业服务企业的关注。中国国家主席胡锦涛2009年12月在联合国气候变化峰会开幕式上发表了题为《携手应对气候变化挑战》的讲话。胡锦涛表示，今后中国将进一步把应对气候变化纳入经济社会发展规划，并继续采取强有力的措施。
2008年，中国物业管理协会会长谢家瑾也在中国绿色社区高峰论坛上提出要推行绿色物业管理，并指出物业管理与节能降耗以及环境保护的关系十分密切，通过抓好管理和服务的各个环节，能够达到节能、 节水、节电及促进资源的循环利用和环境的改善，对保护环境和建设节约型社会将作出积极的贡献。
物业管理节能降耗行动势在必行，暂且不说物业节电节水带来的经济效益与社会效益，仅在物业管理办公用纸、物业缴费通知单、物业费账单等用纸方面，全国每年就需要耗费数亿资金，办公用纸间接致数万亩森林被砍伐。
据最新统计，目前我国有物业管理公司5.8万家，管理小区10余万个，直接管理家庭数达3亿。仅物业通知单、对账单每年需消耗72亿张纸，加上日常办公用纸年总消耗纸张绝对在120亿张以上!按每包70克500张A4纸计算，每年耗费纸张2,400万包，每包平均25元，总办公用纸一项年耗资6亿!若按每张纸100克计算，相当于12万吨;每一吨办公用纸约需耗费10年生树木20株，则需要砍伐240万棵大树;按每亩地种植40棵大树计算，相当于毁掉森林面积6万亩，浪费巨大!而每吨纸产生的污水为131.25吨，则总计产生污水1,575万吨!
“节约一张纸，传递一份爱”，笔者倡议广大物业管理公司推动无纸化网络化办公，同时，尽可能利用信息化系统推动各类物业账单电子化，为物业管理行业“绿色节能、低碳环保”的世纪承诺作出力所能及的贡献。
废纸换鲜花
网络化无纸化节能办公
各企业从公司总部到各项目管理处，实行网上办公。随着互联网的普及，目前国内绝大多数企业均已实现联网，日常事务可以通过网上办公进行处理，既可以提高办事效率，又可以节约人力、物力成本。会议通知、公文流转、存档备案等等日常公务往来，尽可能采用电子邮件的形式，收费汇总、财务核算、报表计划等，则可以通过物业信息系统统计、导出。同时，各类单据电子化后，更有利于资料的分类、汇总、存储和快速检索、查找。
移动短信、电子邮件传达贴身物管关怀
在物业信息系统客户档案的联系方式里，均存储有业主的电子邮件和手机号码，而这些资源很少为物业服务所用。当今的物业服务倡导的是一种客户关怀理念，如果能充分利用这些客户资源，不仅可高效传达服务信息，更可打造“贴身物管关怀服务”。
管理通知
很多时候我们将各类物业服务通知、公告予以张贴、派发，但因为业主工作、生活的流动性，这些信息的到达率并不高。短信及电子邮件的通知方式，既可以让业主感觉到物业服务企业无处不在的关爱，且到达率极高，效果自然也更好。
缴费通知单、对账单
一式三联的缴费通知单及现场缴费时打印的对账单，基本上每2户或3户将耗费1张16开打印纸。同时，还要附加数百元的针式打印头、色带等打印成本，以及油墨的污染和处理。既不节能更不环保，还增加大量的采购及维修、维护成本。电子账单不仅节约了大量纸张，更达到了通知、提醒的目的。而且因为电子账单的通知、派发不受时空限制，也更加方便业主缴费(支持网上缴费)，对收费率的提高会起到显著的作用。
调查问卷
调查问卷是我们日常管理中常用的一种收集客户需求或征集管理意见、建议的方式，了解客户需求，改善服务，提高技能与水平。派单填写方式受到场景等条件限制和影响，填写效果及反馈率并不高。电子调查问卷，同样节省大量纸张、派发的人工及汇总、统计时耗，同时，可以提供更多、更深入的统计分析和决策分析数据。
在今天网络化社会里，手机和电子邮件成为每个上班族、商务人士必备的即时联系工具。充分利用并挖掘物业信息系统的邮件关怀和短信群发服务功能，既可以快速、及时将各种物业服务信息精准地传达给业主/住户，更可以借此打造贴身客户关怀服务，提高客户对物业服务的满意度。在物业信息系统中关怀邮件的群发业务是免费的，短信群发成本也远低于日常的0.1元/条，相对于以上各类物业服务所耗费的纸张而言，总成本要下降很多。当然，操作过程中要把握好发送的频率和信息保密，以免造成对客户的干扰和隐私泄露。
数字化社区门户，节能环保且创新服务模式
随着物业经营理念的逐渐深入及应用模式的不断成熟，越来越多的企业将社区电子商务纳入物业经营范围。数字化社区作为社区客户的网上家园，可以接收、分类和永久保留来自物业的各类通知、提醒、账单及调查问卷等。当然，精明的物管老总们肯定会适当地接收一些社区商家的网络广告。
“节约能源，绿色环保”是二十一世纪人类追求的目标，欲达到此目标，非一蹴可及，需运用智能、心思及良知。“节约一张纸，传递一份爱”，是我们对世纪环保承诺的最基本的行动实践。只要我们齐心协力，我们完全有可能实现：
2010年，我们将物业办公用纸、各类账单用纸减少35%，可拯救2.1万亩森林!2013年，我们将物业办公用纸、各类账单用纸减少65%，可拯救3.9万亩森林!
(原载于《现代物业·新业主》2010年7期/总第156期)
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