“全国科普日”大型展会的物业服务
大型会展物业服务的特点
现今随着知识经济和市场经济的发展，专业化、市场化、社会化的物业服务科学体系越来越广泛地运用到社会各个行业，大型公用事业的管理也随着其政府职能的弱化，市场化运做要求越来越迫切。社会对物业服务的需求逐渐特需化、多层次、多样性，比如会展服务。
国家机关和企事业单位因体制或人员老化等种种原因，自身服务能力逐步弱化。而这些单位时常会有一些对外宣传工作，需要举办展会或者大型公众活动。由于物业公司负责后勤服务工作，为大型展会活动提供物业服务，也逐步成为物业公司服务内容的新亮点和增值服务的新内容。
大型展会活动的服务体系与公共事务服务相近，但又与传统的物业管理日常事务服务有本质区别，它的关键在于为展览活动这个特殊环境提供有针对性的个性化的公共事务服务。大型活动最明显的特点就是人流集中、物资集中、时间紧凑，因此需要有一个与之相配套和保持动态跟踪的服务体系，一般意义的日常物业服务肯定不能满足此类活动的需要。所以大型公众活动物业服务需要建立在公共建筑管理基础之上，并以个性化服务、动态管理、快速反应等体系与之匹配才能满足需求，从而形成服务特色。
“全国科普日”实例
现以今年9月的“全国科普日”大型展会活动为例，结合物业服务内容，来探讨物业公司应如何提供服务，及大型展会的服务难点。
我国每年都会定期举办全国科普日活动，展示最新的科技发展和应用。由于每年主题不一样，所选的主会场也不一样。今年以低碳生活为主题，主会场选在中国科学院奥运村科技园区，开幕时国家相关领导人亲临现场参观并与群众互动，另外还有几万人次的社会群众到现场参观。
由于中科院奥运村科技园区是中国科学院6个研究所的实验办公驻地，并不是专门的展会举办场地，所以在此举办展览活动，需要临时占用园区的一部分主干道和广场作为专有的展览区域，所有与展览有关的内容都需要各参展单位到现场进行露天搭建。笔者所在单位作为园区的物业服务公司，应展会组委会和园区甲方要求，全程参与这次大型展会活动的服务过程。整个活动进行地紧张而繁忙，期间成功的接待了国家领导人和几万人次群众的参观。通过这次活动直接让物业服务人员从中受益良多，学到许多知识。所以总结了一些物业服务方面的经验，希望同大家共享。
难点一：前期展会布展期间的协调和跟踪服务
在8月初，物业公司接到展会组委会和园区甲方的通知，9月要在园区开展全国科普日活动，需要物业公司在秩序维护、保洁、工程技术保障等方面提供相应的服务工作，以保证展会顺利召开。
展会前期重点是如何完成几十家参展单位的场地布置和参展设备的顺利调试。在展会组委会的领导下，物业公司与各参展单位进行协调，分别了解各单位布展时都需要物业公司在什么方面提供技术支持。物业公司则根据各单位提供的布展方案和时间要求，制订详细的配合方案。并逐一落实布展的细节，特别注意布展施工对园区的其他单位办公秩序的影响。
物业公司考虑到诸多影响因素，要求各参展单位布展期间，安排晚上进材料、白天施工。物业公司对占用道路的工作区域进行封闭，提前制作了大型告示牌放置在门口处，提醒进入车辆提前绕行施工区域，并安排巡视员根据施工进度和完成情况，随时调整交通通行标识。由于标识明显、通知及时，布展施工期得到园区广大工作人员的理解与支持，各方也没有因为占路而发生不愉快。
难点二：展会正式开幕前与社会各主管部门的协调
因每年科普日活动都得到社会各界的重视，参观人员非常之多。所以这样的大型集会活动，安全是重中之重。组委会需要向相关各级社会职能部门申报，发挥主管部门的权力来管理展会，以保障安全。由于组委会人手有限，时间紧张，需要联系的单位又很多，所以把与物业服务相关的职能部门协调工作交给物业公司负责。物业公司随即与环卫、交管、消防和公安等部门取得联系;布展结束后，立刻申请各职能主管部门来现场进行安全验收，协助组委会尽快落实各种检查发现的不合格项，督促参展单位完善布展工作。
难点三：展会现场安全防范和场地清理
全国科普展主会场的展会分两个阶段进行。首先是专场参观活动，然后是社会参观活动。专场活动面向领导、在校中小学生和中科院科研单位，安保要求非常高，一般由公安机构直接负责管理。鉴于物业公司熟悉现场情况，一般会安排物业公司在公安部门的指导下进行协助工作。本次活动中物业公司根据组委会和公安部门要求承担了各大门岗出入车辆查验管理和现场警戒区域封闭的任务。
专场参观，需要提前清理场地，活动区域不能停放无关车辆。专场当天，除持有特别通行证的车辆进入指定地点停放，其他社会车辆不得进入，原停放车辆必须于前一天撤出园区。科研单位的园区平时上班常有好几百辆车停放，所以如何把原停放车辆按时清出活动区域，就成了一个特别棘手的问题。物业公司为顺利清场，提前三天在各单位主要出入口和网站进行宣传告知，并连续两天在园区对停放车辆贴提示条，告知车主按时移车。对连续两天在同一地方都贴条的车辆，安排专人查找车主，想尽办法进行联系，以确保车辆能够准时移开。即使这样，开幕式当天仍有3辆车无法移走。眼看离展会开始只有几个小时不到的时间了，物业公司管理人员连夜协调组委会领导，最后联系交管部门在天亮前拖走了车辆，保证展会区域的交通顺畅。
难点四：展会结束后参展单位的有序撤场
科普日的大型展会结束后，如何让几十家参展单位同时有序、迅速撤离展会，也是一项颇费脑筋的事情。这次科普日正好赶上中秋节三天假期，原计划的撤场时间是周末，由于中秋调休，周末时间反而是上班时间，而且那两天北京车辆不限行——意味着虽然是周末，但进入园区上班的车辆要比平时多20%。与此同时各参展单位要集中装车撤场，这样会导致上班人流、车流和撤展施工相互交错，相互影响。
物业公司根据预案提前安排各参展单位撤展施工时间，以避开上班高峰的人流和车流，待高峰结束后再进行撤展作业。撤展期间物业公司安排巡逻人员，不间断巡逻展览区域，对现场安全撤展进行随时监督，门岗执勤人员及时引导车辆安全通行。物管工程巡视人员必须在现场对拆除情况进行动态跟踪检查，消除安全隐患。保洁人员也根据撤展进度，适时提供场地保洁服务，做到撤展后的遗留物迅速清理，使园区尽快恢复到平时的工作状态。
其他注意事项
由于物业公司参加活动的服务人员直接面向参展单位、组委会、各种参观者，他们的言行举止、服务规范、质量，直接展示了展会和企业的形象和水平，因此对服务人员的素质要求比较高，而且要求反应灵敏、应变能力强、可以迅速处理各类突发事件。
同时，大型公益活动本身是个动态过程，物业服务也必然是动态跟踪管理和动态服务的过程。
(原载于《现代物业》2010年第12期/总第171期)
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