作者: 刘东川 | 2018-08-16 15:57

从合同角度防范物业管理法律风险

据不完全统计，中国有十多万家物业服务企业，大多数物业服务企业仍属于中小型企业。对于日常企业运营中的各类合同事务，大多数中小型物业服务企业通常不会聘用法务人员、设置法务部门或与专业律所签约聘用法律顾问，而会由各级管理者代行处理日常的合同撰写、审核、谈判等事务，除非遇到重大问题或重大争议时，会咨询或聘用律师、专业法律人士解决。那么对于比较专业的合同及合同风险问题，中小型物业服务企业要如何处理?笔者通过理论联系工作实践，归纳了以下几点。

物业服务企业常见合同

确定物业管理服务关系的合同

由物业服务企业与开发建设单位、产权人、业主大会(业主委员会)签订的《物业管理服务合同》。

与日常服务有关的合同或协议

主要包括物业服务企业与业主或商户、租户签订的《装修装饰管理服务合同》《车位租用、管理服务协议》《商户用电、用水协议》《特殊物品运输电梯使用协议》……

与共用设施设备维护、清洁、管理有关的协议

此类协议通常是服务供方与物业服务企业签订的，通常包括《清洁服务合同》、《垃圾清运合同》、《建筑外墙外窗清洗合同》、《安保服务合同》等以及其他共用设施、设备维修养护的各种委托外包合同。

其他合同

如《物业服务项目交接协议》、《电动汽车充电桩管理服务合同》等。

合同当事人资格、资质确认

各类合同的签订，第一步通常是确定合同当事人。对于上述第一种“确定物业管理服务关系的合同”，另一方主体通常是开发建设单位、产权人、业主大会。在对此类合同的当事人进行选聘时，应对开发建设单位的营业执照、《物业服务企业招投标备案审批表》(大多数城市已经取消)、业主大会的政府备案材料、产权人的所有权证明进行复核。可以通过咨询发证机关、备案机关，在企业信息网查询等方式进行复核，避免因当事人身份不合法律规定造成合同无效或产生争议。另外，要将以上各当事人的资格证明以及《中标通知书》等有关资料的复印件，作为合同的重要组成部分留存。

第二种合同(日常服务合同)当事人，通常是业主或租户及装修单位。此类合同大多数会涉及交纳相应的押金或者预付款，且合同当事人(业主)的资料均被物业服务企业掌握，因此对此类合同的当事人复核与确认可相对简化。如果装修单位共同参与合同签订，那么可以参照第三种合同当事人的资格确认，或者合同中约定审核责任由业主承担。

第三种合同(外包合同)是物业服务企业在日常运营中最常见的，数量也较多，多由物业服务企业主导。由于物业服务工作涉及面广、设备设施多，且诸多供方需要专业资质、资格，笔者根据自身经验总结了部分物业服务供方涉及的专业资质或人员资格，详见表1。

对于上述合同的签订，需对合同当事人资格进行全面确认和复核的，物业服务企业可以通过全国企业信息网以及相关行政主管部门的官网，查询企业的法人资格以及相应的资格和资质，排除过期资质或伪造资质、资格，从而减少因资格、资质审核不严格的过错引起的侵权或者违约，甚至行政处罚等问题。尤其是在电梯、消防、有限空间作业、高压配电、饮用水等维护、养护方面，如果物业服务企业在其资质、资格上审核不严，出现重大事故，则有可能承担刑事责任。

另外需要注意，单位下属部门或办事处是没有对外签约权的。如果法人的分支机构依法设立并已领取营业执照，则属于《民事诉讼法意见》中规定的“其他组织”范畴，具有缔约能力，可作为合同的签约主体。但应结合该分支机构规模衡量其履约能力，对于金额特别巨大或存在较大法律风险的合同，从安全角度考虑，最好要求该分支机构提供相应法人对其签署合同的授权文件。

因此，对于合同当事人资格的确认，是减少合同风险的第一道门槛。如果门槛略高，确认复核更严格，企业的风险就会更小。

合同条款撰写

不可省略基本条款

物业服务企业在撰写或复核过程中，经常会将合同的基本条款省略，这样不利于合同履行和争议的解决。

合同用词要清晰准确

合同中常见的问题还有法律用语不准确，如“定金”错写成“订金”，“权利”写成“权力”，或用使用“大约”、“相当”等模糊词。

另外，表示“肯定必须”的意思应该使用“应当”或“须”，不能用语义模糊的“可以”或者“需”等字词。

例如：乙方应当按照甲方要求，及时向甲方开具可以抵扣税款的增值税专用发票。如果将“应当”改成“可以”，就会出现歧义，也就是在上条意思表达中，乙方也可以不按照甲方要求开专票。

明确安全责任事故承担条款

物业服务企业与服务供方签订的合同中，容易出现安全责任事故和侵犯第三方权利的问题。比如，电梯维修养护时出现电梯维修工工伤，或因养护不当造成的乘梯人权利损害。再如日常清洁时地面湿滑造成第三方损害等。因而需要在合同中约定责任事故由谁承担。通常使用以下合同语句进行约定：

“乙方应确保在履行义务过程中无安全事故发生。如因措施不当、管理疏漏等各种原因造成职工、雇员或任何人人身或财产损害的，由乙方承担全部责任。如甲方在前述情形中实际承担了责任，乙方同意无条件赔偿甲方的一切损失，包括但不限于相关的赔偿费用、诉讼费、保全费、鉴定费、公证费、律师费、差旅费等所有费用。”

确定有利于物业服务企业的争议裁定方式

对于物业服务企业签订合同的争议裁定方式问题，笔者认为物业服务企业签订的合同通常以委托劳务类、维修养护类、采购安装标的内容居多。对于这些类型的合同，如果协商不成，不宜采取仲裁方式解决争议，以约定在合同履行地人民法院提起诉讼为宜，具体理由有三：

第一，仲裁为一裁终结，而法院为二审终结。仲裁与法院判决的区别在于，法院判决物业服务企业不一定胜诉，但能争取不败诉，尤其是物业服务费争议的案件。例如某物业服务企业因物业服务合同争议诉至法院，如果一审法院的判决不利于物业服务企业，物业服务企业上诉二审，在二审时发现仍有败诉可能，物业服务企业可以请求二审法院进行调解，形成《民事调解书》，减少败诉风险的出现，进而减少因败诉在业主群体中引起的不良舆论。

第二，对于物业服务企业而言，仲裁的成本远高于法院判决。以北京为例，在北京市仲裁委员会以20,000元仲裁立案，仲裁费为5,000元以上，而在法院立案一般是50元以上。

第三，《民事诉讼法》规定，合同争议的法定判决地点是在被告住所地或合同履行地。因此如果合同不明确约定具体管辖法院，发生争议时被告会提出管辖权异议，延长争议解决时间。另外如果约定在被告住所地进行争议裁决，而被告的住所地位于外省市，会造成诉讼成本增高。

《合同法》要求的基本条款

1、当事人的名称或姓名和住所。

2、标的，动产(如设备)应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等;

不易确定的无形财产、劳务等(如保洁服务、绿化养护服务)，描述要准确、明白;

服务地点应注明名称和坐落地点。

3、数量，数量要清楚、准确，计量单位、方法和工具符合国家或者行业规定。

4、质量，国家有强制性标准的，要明确标准代号全称，如《××市绿化养护等级(二级)》《XX市住宅物业服务等级标准(三级)》等。

如果有多种适用标准的，要在合同中明确适用哪一种，并明确质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等，如《饮用水水箱清洗消毒合同》的验收标准，以《水质检测报告》取得为准。

5、价款或者报酬，合同明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序。

6、履行期限、地点和方式，履行期限要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体、清楚。

7、违约责任。

8、解决争议的方法。

原载于《现代物业·新业主》2018年06期/总第426期