旧设备的“退役”转变为可持续性运营的里程碑
就在一个无比寻常的日子里，加拿大亚伯达省卡尔加里市克里斯汀·米克尔学校(Christine Meikle School in Calgary, Alberta, Canada)校长达伦·普拉瑟(Darren Prather)收到了一封电子邮件——这封电子邮件告知普拉瑟先生，他管理的学校作为非营利机构，可以通过合法手续获取一些样式和外观都颇新的办公家具和办公设备供学校使用，并且，这些崭新的二手设备可以直接运抵他所指定的标的设施。
这种机缘巧合虽说来得突然，但是却十分及时。普拉瑟先生的学校是专门为具有各类发育障碍的学生提供教育服务的特殊学校，并且，该学校正在准备扩建。上述二手办公家具和设备的援助，使得原有的学校扩建预算大幅下降，普拉瑟先生可以将这些预算投入到他的学生身上，为他们带来更多的实惠。
在一年多之前，能源运输公司安桥集团(Enbridge)就已经着手开展符合可持续性运营策略的老旧总部建筑设备退役计划——其位于加拿大卡尔加里市商业区的总部办公室将进行整体改造，安桥公司项目团队对既有的建筑内部办公家具和设施进行了评估，决定移除、停用一大批办公家具、室内配饰、运营设备、储备物资、展览品和观赏植物等。
在遭到移除和停用的设备之中，不乏全新的储备设备和仍然可以正常使用的各种物件，显而易见，这将造成很大的资源浪费和成本流失。值得高兴的是，安桥公司一直决心将可持续性运营落实到具体的工作上，所以对于安桥公司来说，减少废弃物品与项目预算达标、时间达标是同等重要的。
当克里斯汀·米克尔学校的新校址在2016年9月正式投入使用时，其校舍内部家具缺口将完全由安桥公司的退役家具填补。本应报废的“旧”家具重新变回了有形资产，并为这些特殊群体带去了极大的呵护和温暖。这多么令人感到惊奇!
“这可以说是我们用到过的最好的家具了，”普拉瑟校长说，“这些捐助给我们的家具和设备足以让我们的校区与全新的公立学校相媲美。至于因此而节省下的财务预算，我们会将其用到实处，尽可能地为我们的学生提供更好、更优质的教育和生活服务。”
通过这种方式，安桥公司将其废物排除率共计降低了97%——相当于304吨固体废物——并以非现金的形式对社区进行了“投资”，约计156,000加元。这不但将企业的社会责任认知提升到了相当的高度，更帮助管理方降低了办公建筑的碳排放量，使企业整体上达到了预期的运营目标。
项目能否取得成功的关键在于运营和管理方式。能够认识到机遇来临并且能够把控住相应潜在风险(包括资源浪费等现象)的设施管理人员，必然能够在新老办公场所布局的更替之时，引领起全新的可持续性运营潮流。
“退役”也能成为里程碑
设施管理人员常常身处于应对或大或小的办公场所“退役”难题的最前线，并且，这些专业的办公建筑管理和运营人员逐渐地肩负起可持续性运营规划、供应链管理和报告等职责。
作为专业人员，设施管理人员既影响着可持续性运营战略的设定，同时又身负每日执行项目相关事宜的职责——我要说的是，设施管理人员的独特身份和立场使其必然成为寻求办公场所以及其设备退役问题最佳解决办法的引路人。
将注意力集中在价值上
典型的办公场所和设备的“退役”往往只关乎成本的损失，而与投资回报完全没有关系，其结果就只有资源的浪费。当所有企业内部资源的成本——人力成本、物流成本和垃圾填满成本结合在一起，便会累积成巨大的资本开支，但是这种开支并不会为企业带来任何的长期价值。然而，如果将价值恢复计划加入到项目计划中，那么事情就会显得略有不同。
相当数额的成本损失，不但能够帮助商业企业达成既有的可持续性运营目标，又能够通过捐助等方式帮助当地学校、避难所或者社区中心创造良好的设备硬件条件——果真如此会是一种怎样的景象?这便是对原本毫无意义的事情重新赋予了价值。
以上这些，都需要我们对退役旧物或者所谓“废品”的定义，以及清空既有办公室究竟意味着什么进行重新的慎重思考。
将可持续性真正地加入到运营计划中
设施管理人员降低资源浪费现象并为其下辖社区或建筑创造出真正符合其运营目标的价值的方法，就只有将可持续性运营和管理方案加入到初始的建筑设施运营目标中。这意味着将旧设备的退役当成极其重要的运营事务来看待，并将其在运营工作伊始就设定在企业的目标中。否则，随着时光流逝，如果我们缺乏恰当的供应商或链条下线，那么作为固定资产的设备设施的浪费就会不可避免。
例如，我们大都会认为这些较新的二手办公家具和相关设备会非常抢手，便会将转卖、回收或捐助活动留在最后一刻才开始安排处理，但是事实上，这就是一场“灾难”的开端。只有极少数——如果真的存在的话——买家或非营利机构才能在一夜之间吸收掉整个办公楼层的退役家具和设备。
所以，我们应该走在计划的最前端，并将如下安排加入到运营计划中：
——需要可能退役的设备设施的详细清单;
——翔实的退役设备转卖、捐助或回收计划和流程;
——有良好记录的可靠供应商;
——参与度高、准备性好的社区伙伴(设备转卖、捐助或回收的接收方);
——必要的排查调解和偶发性事件应急规划，降低项目延期的可能或影响。
“最后关头才开始计划”势必会造成比单纯的资源浪费更加严重的事情，例如额外的仓储成本、人力成本和物流成本，甚至破坏掉整个旧设备退役项目的进程。我们应该保证的最基本目标是：准时清空标的办公空间，无论该空间的面积是一万平方英尺还是一百万平方英尺。
市面上的二手家具实在太多了，不一定全部卖得出去。
制订科学合理的预算计划
设施管理人员可以邀请相关专家来帮助其团队学习成本变量，并进一步理解如何来管理这些变量。事实上，有许多专业团队非常擅长处理办公场所和既有设备的退役和更新问题，这包括许多大型的设施管理公司、建筑公司、室内设计公司、可持续性运营战略咨询公司、一般服务承包商和商业搬家公司等。通过将其他专业人员带入到预算规划流程中，设施管理人员和团队能够学习到许多与办公场所和旧设备退役流程中财务、社会和环境成本方面的相关知识。
企业内部的退役设备处理可能性也应被考虑在财务预算之内。一些设施管理团队会首先协调企业内部的设备捐助和分流可能——首先将部分设备捐助、分流给有需要的企业员工，然后再将剩余设备通过合法手段交割给当地的非营利机构。为了寻求到最佳的退役设备分流方案，我们应该付出必要的时间和努力。如果退役家具并不具备转卖的价值，我们就必须提前做好其他准备。
利用多种分流、处置渠道
企业往往更加倾向于将额外的办公家具和设备进行转卖，这是理所当然的。但是如果过分强调转卖，我们就会在退役家具设备的处理过程中失去许多合理的分流和处置渠道。那么，一旦这些退役设备最后无人愿意有偿接受，且办公场所因改建需要必须被立时清空，我们就不得不将其全部丢到垃圾填埋场。
今时今日的二手市场正处于饱和且难以预测的状态中，企业和其他大型机构必须采用多种分流渠道才能避免资源浪费。在资产转卖、回收和捐助等分流渠道混合的情况下，企业便可以抓住机遇重新赋予退役设备应有的价值，将不再需要的设备分流给需要它们的人，并将剩下的材料进行回收和再利用。
多重利益相关方的合并和一体化
符合可持续性运营策略的办公设备退役管理能够为不同部门在不同方面创造更多的价值。如果设施管理团队的管理目标只有一个，便会限制该项目的综合潜力。而多重利益相关方则会对项目创造的综合价值提出更高的要求。对于那些在下辖不同部门都设立有可持续性运营和管理方案的企业或机构而言，多重利益相关方的合并毫无疑问会压榨出无限的项目潜力。
而从符合可持续性运营策略的办公设备退役管理方案中，各利益相关方都能够获得巨大的收益，这些利益相关方包括：
——企业房地资产CRE和企业设施管理方;
——人力资源和变更管理方;
——可持续运营和社会公共关系部门;
——交通运输部门;
——财务和法务部门;
——设计部门和一般承包商等。
与专家建立良好联系
正如大多数设施和企业房地资产项目一样，设施管理项目好坏同样取决于供应商的准时交付和合理预算。这意味着，在任何形式、任何规模的办公场所转换中，你都需要与可靠的供应商建立持续的良好联系。
如果与产品、服务供应商之间没有既存的良好关系和翔实的追踪数据，我们根本无法确定其所提供产品或服务的价格是否合理、质量是否达标。例如，你的供应商可能会对你说他们分流、回收了大量的退役家具和设备，但是他们是否能够向你展示具体的分流和回收办法?或者，该供应商是否可信?是否会编造回收目录?是否会在不考虑现场电力安全合规性的情况下贸然切断电力供应?不熟悉的供应商意味着大量的无用工作和未知数目的资源浪费。
评估并报告成果
对于大型企业和机构来说，办公场所的翻修和搬移是例行的运营事务。由于既有办公场所租期将至或办公场所过时，旧配置设备一概被“从后门推出”。通过为旧设备退役设定科学合理的标准和最佳管理实践，设施管理人员可以使整个退役分流流程更加顺畅，并提供出准确的公司退役设备“再使用率”和“回收率”。
可持续性运营战略的成果展示依赖于评估和报告，这是决定具体标准和提升企业运营绩效的最佳方法。办公家具设备的浪费状况和分流状况经常遭到管理人员的忽视，疏于做出合理的评估和报告——我们很少看到哪一个报告中提出企业每年运往垃圾填埋场的废旧设备数量。
合理的报告中也不应仅包括管理标准，而是应该通过报告实现对“我们通过日常管理推敲出来的最佳管理实践”的分享，并展示项目成果及获得大幅度提升的良好的企业公共关系。如果缺少了适时的报告，那么根本没有人会真正地了解到我们为之付出汗水而获得的巨大成果。
最后的思考
商业持续地运营，正如资源浪费现象持续地发生。尽管大多数企业的可持续性运营方案效率低下，许多设施管理人员却仍旧将废旧物资的科学管理抛在一边。许多企业，甚至是那些在可持续性运营上取得耀眼成果，号称将办公材料、纸张、硬纸板和电子垃圾降到最低的大公司，都不清楚自己的废旧物资垃圾填埋转移率是多少。
办公家具的浪费现象正在全球范围内肆虐。通过制订正确的方案、采取恰当的推动方式和利用合理的资源，作为设施管理人员的我们便可以成为解决这种现象的重要组成部分——通过良好的旧设备退役、分流管理为我们的企业创造更高、更长远的价值。
(本文由国际设施管理协会(IFMA)授权发表，翻译/南天)
理查德·博蒙特(Richard Beaumont)，社会企业家，可持续性运营的提倡者，有着丰富的销售、市场营销和运营管理经验。任绿色标准公司(Green Stardards，公司致力于帮助企业、机构降低废旧家具的浪费现象，并鼓励通过对废旧办公家具的转卖、捐助等方式造福周边社区)战略客户部部长。
(原载于《现代物业·设施管理》2016年第9期)
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