作者: 范芸 | 2016-07-14 15:31

投标工作的细节管理

物业管理公司通过招投标取得项目管理权是目前物业管理市场化运作的重要途径，许多投标企业投入很多人力、物力、财力，往往结果不尽如人意。笔者通过对多个物管公司投标的失败案例进行剖析，为同行提供前车之鉴。

高度重视，计划周详，精心准备

一些参加投标的企业自信心不足，因此对投标的各项准备工作重视不够，屡屡出现“只差一点”的遗憾。

要保证投标准备工作不遗漏、有序进行，物管公司应制订投标工作计划。工作计划应包括内容、要求、完成时间、责任人、协助人等事项。投标前各项工作要分解细化到每个环节，时间节点要有余量，最好预留投标前1至2天时间，用于检查、补漏等。每个责任人要确保按照分工、要求、时间节点完成工作。一般招标文件会对标书的字体、字号、行间距等细节有要求。如果没有要求，计划表还要对投标文件的字号、字体、序号层级格式等进行预防性规定。如规定标书大标题为宋体、小三、加粗，小标题为宋体、小四、加粗，正文为宋体、小四等。以某公司的计划表(表1)为例。

扬州某物管公司老板亲自带领5个人到南京参加民用机场项目投标，各项评分都较其他企业领先，却因为工作人员没有理解“进场时间”，误写成“投标时间”，与中标失之交臂。该公司老板虽然非常重视投标工作，但没有制订工作计划，凭着经验惯性去做。因此，准备工作要统筹安排，合理计划，并在准备工作计划表列上“根据招标文件要求，全面检查校对投标文件”一项，避免失误。

把握细节，精心准备，用心检查

投标最能体现规则意识、细节把握、用心度及团队协同水平。因此，投标企业一定要注意以下事项：

对投标工作的每个环节都要一丝不苟

某物管公司到外省参加一个别墅项目投标，到现场时工作人员才想起没有封标，只得硬着头皮递上标书。招标单位和评委考虑到，既然从外省那么远来的，就一起参评吧。没想到该物管公司的投标文件和现场答辩分数都最高，但怎么可能让没有封标的企业中标呢?该公司虽然是团队完成标书编写，但印刷、封标、投标都是市场部一个人去完成，没有人检查封标情况。该公司非常看重这个项目，却只是因为工作不精心丢失了机会。

一般招标文件还会要求投标企业“须按规定时间到达竞标会场，会议开始10分钟内不到按弃权处理”。某物管公司参加投标时，就因为事先没有熟悉投标地点超过了时限而丧失了投标权。虽是个案，教训却非常深刻。

反复熟读招标文件，通盘了解招标文件的各项要求

有的招标文件关于“盖章”事宜，并没有在“投标人证明文件”中提出要求，而是在“综合评分表”其他栏中规定。如规定投标人提供具有行政机关或事业单位物业管理项目“合同复印件及业主单位证明复印件并加盖投标人公章”。某物管公司负责商务标人员没有全面熟读招标文件，不知道资料需要加盖投标人公章，一下丢30分，让本是伯仲难分的较量立刻没了悬念。

标书完成后要对关键的数字、时间进行检查

不少中小物管公司因为人力、实力有限，标书编写不符合要求，通常是总经理或者指派某个人来完成标书制作。这就要求标书制作人员必须头脑清晰，如需修改，标书前后相应的地方也要修改并全面检查是否一致。深圳一家物管公司参加德州某大型商业项目的投标，山东区域总经理熬了几个夜晚，亲自编写标书。投标当日形势一路看好，可惜最后评委发现投标报价总表与分表有不一致之处。原来在调整费用测算时，总经理通宵熬夜疲惫不堪，只改了报价总表，忘记修改分表。一个细节的疏忽就使全部的努力付诸东流。

投标现场答辩要取舍有度，重点突出

投标答辩能否引起评委、招标单位代表的格外关注、产生共鸣并达成目的，取决于答辩人清晰的思路、扎实的专业知识及现场表现力和感染力。特别是要有信心，不能因现场氛围、评委态度而影响发挥。同时答辩人的礼仪谈吐、专业能力也是物管公司综合实力的展示。

投标现场

答辩一般有两种形式：一种是投标企业讲解标书并回答评委的问题，时间在40分钟左右。普遍认为答辩时间越长的企业越有希望。笔者曾参加济南某央企的别墅投标，被邀标的物管公司有5家。第一个进场的是较有名气的深圳企业，40多分钟才结束。而第二、三家进去答辩后很快就出来了。问他们原因，都摇头悲观而肯定地回答说，从评委的态度感觉到基本选中的是深圳那家公司，因为只给他们10分钟时间，而他们是按照40分钟左右准备的。突如其来的变化使他们的情绪受到冲击，基本放弃了，所以两家物管公司都没到10分钟就结束了。笔者所在企业进去时，还没等坐下问好，一个评委就说，给你们10分钟时间吧，把你们的标书介绍一下。虽然事先有了心理准备，但亲临现场情绪瞬间还是受到了影响。笔者赶紧平复心情调整讲解顺序，因为此时不能再按照原先的思路讲解，要一开始就能引起评委的关注。别墅区中央有一个人工湖景观，由于施工缺陷没预留排水口，只能进水。如不换水会产生气味。人工湖已经竣工故无法重新施工，开发企业也犯愁，日后的物业管理也是难题且存在安全隐患。笔者首先把人工湖解决方案提出来，果然这样的调整立刻引起了各位评委的关注和兴趣，引导着评委不断与我互动，也不断提出问题……不知不觉，早已突破评委给定的10分钟时间，整个答辩时间持续了50多分钟，是5家公司答辩时间最长的一个，最终争取到了最好的结果。

另一种形式是给定所有投标企业都是10分钟陈述时间，有的还规定了超过10分钟时间扣分。这种形式是由于投标企业较多，评委基本上不提问。因此投标人的陈述质量就非常重要。陈述一定要重点突出、简洁、清晰，不使评委产生歧义或不解。实践中不少投标企业不知取舍，面面俱到甚至本末倒置，如有家物管公司投标的是以物联网、创业孵化器为代表的新兴产业“生态科技创新城”，该公司却用了21张PPT介绍银行物业管理业绩。或许是该物管公司没有管理产业园区项目的经验，那就要花点心思把公司管理能力、管理优势巧妙地展示出来，但该企业却只是将物业服务方案的纲要内容复制到PPT上，没有进行相应的重点内容调整。那么，陈述哪些内容才能在10分钟内引起评委的格外关注呢?首先，要分析招标项目管理的难点、重点，选择能突出企业管理优势的地方;其次，围绕投标物业类型精心取舍，突出重点。制作的PPT要思路清晰，简洁生动，图文并茂。以某省“人社厅”行政物业投标为例，陈述应至少包括如下内容：

1、简短的自我介绍，展示企业文化。

2、企业介绍。主要以图片为主。第一部分简要介绍公司发展历程、资质等级、体系认证、获得荣誉、管理业绩特别是目标物业的业绩情况;第二部分是公司的理念、拟接项目组织架构、人才配备、管理体系、制度保障等。

3、对投标项目管理的设想与策划、服务目标、实现管理目标的具体措施、管理优势、服务承诺等，以图片、表格展示。

4、结束语，收尾简洁地表达实现管理目标的决心并致谢。

物业项目投标取胜的因素很多，参加投标的物管企业除了要编制一份高质量的投标文件外，对非技术因素的各项关键点也要高度重视，整体把握，制订好工作计划，细致、用心地完成每项工作。

(原载于《现代物业·新业主》2016年第5期/总第356期)