作者: 陆华生 | 2016-02-22 15:08

怎样对国际会展中心进行有效管理？

中国的全球化经济战略和城市化进程，催生国际会议展览中心和会展经济的崛起。国际会议展览中心这一新型城市现代物业建筑群，与会展经济和城市文化紧紧结合、息息相关。人们进入高素质的国际会议展览中心，就像进入一所庄重、典雅的学校，可以触发思考的火花，探求丰富的知识，激发创造的精神，展开想象的翅膀，足以令人细细品味、流连忘返。中国的直辖市、省会城市和中等城市都把建设国际会展中心视为品牌工程和形象标志，具备国际特色和旅游资源的城市，像海南博鳌、广东阳江也积极建设博鳌论坛、古船水晶宫那样的主题展馆。可以说，在中国有什么样的产业，就有什么样的会展中心和会展。至今，中国城市建成使用具备现代规模的国际会展中心超过400座，年度举办国际会展达到8,000届。2010年上海世界博览会创造7,000多万参观人次的世界纪录，是中国最成功的国际会展。1957年创办、每年春秋季举行、至今第115届的中国进出口商品交易会，是广州最成功的国际会展。

国际会议展览中心的现代物业功能

国际会议展览中心恢宏、壮观，承载人的抱负，使用高端建筑材料，布置现代科技设施，集合先进传媒手段，浓缩产业经济规模，传导最新科学信息，表现人性化、现代化、专业化。国际会议展览中心由硬件素质和软件素质构成。硬件素质指建筑物的规划、设计、建造和设施设备的安装使用，软件素质指建筑物的流派、理念、主题、风格、管理、服务、氛围，以及与人的关系和留给人的印象。作为现代物业管理人，我们也许不能全程参加硬件素质的建设，但是，硬件素质的发挥和软件素质的塑造，其责任则落在我们身上。我们要以满腔热情和职业信心，真正读懂自己管理的会展建筑的内涵意义，发挥其独特专有的现代物业功能，用我们细心、专业、规范的管理和服务，把国际会议展览中心表达的语言传递给每一位宾客和使用者。

国际会议展览中心的外部功能特点是非常明显的。首先表现在占地宽阔、规模宏大，注重以周边的广场、区域、环境烘托经典主体建筑的形象。新落成的国际会展中心四面清空，仿如中国画艺术的留白，活像一张白纸上矗立起来的艺术精品。我管理过的中山火炬国际会议中心建筑面积7.19万平方米、佛山国际会议中心8万平方米，其物业平面面积都超过20万平方米，给人气势恢宏、包容量大的感受，这种经过专门设计的效果，要求在管理上切忌让杂乱的房屋、构筑物、设施、护栏、器物占据广场和周圈。建筑物外围广场上安排什么，全部经过深思熟虑和严格把关。作为整体建筑物，会展中心建筑群充分显示阳光气派，外观设计大气、明亮。广交会琶洲展馆形同珠江边上北低南高几朵白云，广州白云国际会议中心以聚宝箱造型传导新颖大气的国学元素(图1)。周边的山体、海湾、水体、路区、建筑物环境是国际会议展览中心整体状貌切面的一部分，纳入国际会展中心一体化环境，与会展中心外部形象相辅相成，就像人民大会堂、国家博物馆的周边是天安门广场，从天安门城楼看，整体上就是一个巨大的会展区域。在规划设计上，建筑物和绿化物的合适布置十分讲究，知名建筑物前面不是绿化覆盖率越大越好。主体建筑物本身就是展示、博览、观赏的对象，不应该让绿树或绿化设施构筑物遮挡。我在中山市曾向市政府领导建言：中山博览中心正门区在北面，让绿树屏蔽会影响建筑物外部形象观赏，如果换成鲜花和低层灌木，整个建筑群格局就豁然开朗(图2)。

图1 广州白云国际会议中心展示出聚宝箱的外观形象

图2 广东中山博览中心正门区的绿树影响了建筑物的观赏

国际会议展览中心适用产业文化和城市文化的交流，物业本体对文化沉淀、积累产生的作用是决定性的。因而，内部功能设计别出心裁。进入国际会展中心迎面就是前堂大厅，厅堂和地面宽敞、高雅、华丽。1978年我在人民大会堂参加会议，对前堂大厅的云南大理石地面留下深刻印象。2013年出席现代物业发展论坛前夕我再进人民大会堂，惊讶地发现上世纪五十年代铺设使用近60年的云南大理石保养非常完好，色彩愈发明亮，完全可以和欧洲著名建筑物大理石媲美，其设计和保养都很成功(图3)。而当我在广州白云国际会议中心考察时，看到前堂大厅地板做了本应做在边沿廊道的荧光逃生板，整个厅堂的高端氛围被降低，感到非常可惜(图4)。国际会展中心会议厅注重优美的音响效果，其内立面从地面到高位用木材和隔音材料装饰，呈细密的条形和孔型，以适应高新音响、灯光设施和先进多媒体发挥功能，因而禁尘、味、水、火、烟。使用人往往喜欢在举行喜庆仪式时放彩色烟花筒(礼炮)，其实并不适宜。展馆内部的基本状貌是平坦、不留浅槛，过道不出现台阶梯级，使用效果满足安全性、适用性、观赏性。作为国家文化象征的一道绝笔，选用优质精致建筑材料和集结工艺美术能工巧匠，构造建筑物的门、窗、架、檐、顶、座等工艺精华(图5)，这也是欧洲国家委任顶级艺术大师担任建筑物总指挥的原因。

图3 人民大会堂前堂大厅历经近60年精心设计、使用和保养的云南大理石地面

图4 广州白云国际会议中心前堂大厅地板上的荧光逃生板

图5 日内瓦联合国以精致铜材和能工巧匠构造门架工艺

国际会议展览中心是产业展示和文化传播的综合体，追求艺术化组合功能。正门广场设计喷泉和雕塑，是表现生命力活跃的经典之作，成为人们徘徊、拍照的首选部位。宾客接待氛围讲究热情、宽松，集中在与会来宾接待厅，适合接见、登记和佩送花式、资料、留念品使用。按照国际管理惯例，接待厅不设饮水、纸巾，但摆设物精心布置。会议厅是主题表现区，包括不同豪华级别、不同功能的大、中、小会议厅，适合会议、演讲、颁奖、联欢使用，对内编号、对外冠名。展馆是复合型物业，体现开放型公众大堂和工业厂房车间相结合的模式特点，功能表现的重点在安全布展。广交会琶洲展馆单体建筑面积39.5万平方米，钢梁架跨度126.6米是世界之最，在这样的展馆成功布展不亚于指挥一场集团军作战。荷兰阿姆斯特丹还有每年在老船厂区举行为期一周的家庭工艺品会展，别具特色的车间、机房、台架充当布展区，把展示内容连接起来(图6)。休闲商饮区配合会展必不可少，设置足够的步道、座椅和独特的环境。园林区包括场外花园、中庭花园、过道庭园，布置最高水平的园林花卉，不搞一般化。器械专用通道门区显示特殊功能，满足台架、机器、设施、设备、货件、车辆进入展馆，配置专用吊装搬运器械和地面保护器材。车辆区泊放的是使用人、参观人的车辆，以及汽车、机械博览会的展品车辆，出于安全和环保，前者应远离展馆区。

图6 荷兰阿姆斯特丹在废旧老船厂车间举行的家庭工艺品会

国际会展中心以惯常化保养延续现代物业功能

国际会议展览中心不同于民居、写字楼和商业物业，其融合展示性、实用性、装饰性、公众性的使用特点，对物业管理提出特殊的要求，即形成惯常化保养延续现代物业功能。

经验表明，国际会展建筑物的外墙立面、立柱、天面、飘台是特别要注重检查、维护的部位，日常要非常细心地关注和处理微裂、渗漏、脱落、撞坏的现象，防止出现2013年12月19日伦敦西区阿波罗剧院演出期间吊顶坍塌那样的事故。楼体架构检查监测是常规项目，按年度由物业管理人会同设计、建设单位对建筑物楼体架构进行全面体检、定点监测、会诊分析、记录备存。在我的管理记录中，通过这一做法，相继在2005年、2010年上半年暴雨季节后，发现和处理佛山国际会展中心顶部、中山火炬国际会展中心西北角飘台的渗漏现象，确保物业功能安全发挥(图7)。

图7 国际会展中心发现这种飘台渗漏，必须在空置期维修解决

内立面最容易给人直接印象，清洁维护必须惯常化。由于会议厅内立面装饰性雕花线孔较多，展馆布展尘埃很大，标示物设置和画幅挂贴会形成积尘位，影响内立面观感，都需以电能吹喷设备和高位除尘设施进行清洁，形成固定规程。特别是对于用精致材料构造的高位部分，像屋檐雕花板、顶部天花板、壁面雕花板，应配置合适的高位操作梯架具，根据厅堂高度按规程进行维护保养，精细化清洁效果持恒如一。内外通透的玻璃塔楼立面保护有一定难度，从佛山国际会议中心南北两个鹅蛋型玻璃塔楼管理经验看，其由560块不规则、不同长宽弧度的大规格玻璃块件组成，我们采取对号保护，进行观察、记录、设档和专项保洁，因飞鸟撞击或地层沉淀造成的玻璃块件碎裂，要做炸点分析，对号预约定制，现场吊装更换(图8)。会议厅和展馆内部空间是长年严格清空的，不能像Shopping Center那样挂满旗子、广告和条幅。

图8 会展中心内外通透玻璃塔楼的大规格玻璃块件需按不同长宽弧度定制更换

地面、地板、地毯、地件的维护是一项敏感业务。要求地面地板不能有被胶箱拖花缺损的痕印，会议厅门轴门槛部位的不锈钢板铮亮(图9)，会议中心和展馆正门区严格禁止货件进出。即使从指定门区进入会展中心的送餐胶箱，也必经检查底部，只准搬动不准拖行，防止拖花地面和轿厢。从石面、砖面、木地板、地毯上行走的小推车，每天检查和清洁车轮子，防止刮花和弄脏，像人民大会堂地毯的软浮感和洁净度给人留下的印象特别深。迎宾会客厅白色沙发套前下方是目视重点部位，不能留鞋迹。会议厅为什么要贯彻会后清洁比会前清洁重要的原则，为什么要设立位检规程，就是要第一时间查找和清理水迹、粘液、纸屑和口香糖，及时恢复标准原状，随时提供新的使用。产自土耳其乳香树、古希腊首先采用出现在1893年芝加哥世博会的口香糖，帮助人体颚骨结实，造就口香糖清洁工低廉就业，这本来是一项进步，但落地口香糖在地面化解、成焦的两种破坏形态足以威胁地毯和木地板，国际会展中心视之为天敌予以禁用，新加坡更是全国全面禁用。

图9 会议厅门轴门槛部位的不锈钢板铮亮

设施设备全部视之为精品，要确保万无一失。特别是具有心脏意义的制冷系统，试想成千上万与会者挤在场馆里，如果没有空调会多么狼狈。1992年小平同志南巡伫立在深圳国贸大厦顶层，远望香港、深情寄语，大厦由此知名。2007年大厦姚成新总经理约我在机房同看6台使用20年如新的约克机，让人禁不住兴奋地要和这“小帅哥”合影留念，而当时我在佛山国际会议中心管理的只是4台6年新的约克机，关键是地板漆把机房尘度降到最低，忠实执行设备年度保养计划。音响、灯光、屏幕、通译、监控设施实行精细管理。规程是固定话筒统一安装在桌面，活动话筒管理员工按次在讲话前以开启状态递交讲话人和在讲话后从讲话人手上收回关闭，讲话人对话筒不拍打试音，话筒使用后清抹干净，专盒专柜放置。外单位带进场馆使用的电器，必须经过进入前测试。消防统计表明，广州地区火灾祸患记录65%出于电路、35%出于明火，日常对电路沿线检测、器件老化及时更换成为铁定内容。会展中心火警特点是大面积玻璃用材使防火墙减少、加剧燃烧度，因此，消防重点是设施完善和疏散演练。紧急疏散通道设置中英文标识，定点设置经培训的疏散引导员。会展中心装卸平台是特别设施，按布撤展时间、展位位置进行调度式管理，沿进出场馆路线安排保护地台的材料和设施。

国际会议展览中心是百年物业，按照超越100年的法定使用年限设计、建设、管理和使用，必须贯彻年度四分之一空置期原则。国际会展中心渴望空置期，就像人类需要休养生息。空置期是物权人和管理者从容安排维护保养、更新改造的重要时间。日常所见许多会展中心满负荷运行安排，其实不应搞穷竭式使用。在中山火炬国际会展中心，一年使用者达300批12万人次，但整体上仍有3个月的空置期，房屋设施维修事项、外墙表面酥化剥落、设备停机保养试运行，以及整体年度运行检测等，都需要通过空置期解决。空置，正是为了更长久的使用。

国际会议展览中心符合国际要求的管理做法

国际会议展览中心的会议和会展与其他场所的会议和会展有质的区别，遵循的是符合国际要求的管理做法，读懂和实现这一点，才叫现代物业管理。

最基本的要求是要准备多语种使用资料，包括《会展中心使用登记表》、《会展中心使用承诺书》、《会展中心使用须知》、《会展中心服务指南》、《展位分布位置图》、《展会参展商名单》等，资料需填写、签署、派发，收集外语传译要求，制订内部实施工作方案，确定与使用单位的衔接方法。

国际会议展览中心符合国际要求的主要管理做法：

1、会议会展场景布置

会议和会展的场景布置，需要严格执行布置规程，专人指引、配合和督导，关注厅馆空间、环境保护、安装方式、场地清理。使用单位或布置单位都要对布置现场的完好性负责，不能允许挂完条幅满地碎条的低级错误。周边道路、公共设施、装卸平台、场馆器材需作全面的安全性、完好性检查。外墙宣传标识物悬挂钩的设置，其部位和方式按统一规范严格确定。妥善布置彩飘、气球、插旗，不出现飞线和绑接绿化物，严禁无警戒的现场彩飘、气球充气。前堂大厅设置标识海报合适定位定高，留足公众活动的空间。贵宾室、主席台、化妆间、观众席、廊通道、洗手间等场地、设施、器材齐全、完好、洁亮，贯彻用后清洁、用前检点的规程。国际会展中心全程全面禁烟，只在最外围设置公共烟灰缸，引导定点吸烟。

2、场地秩序管理

入场秩序和方式需要配合服务，重要会议协助验证。以条形码纸质票入场的方式具有原始环保意义，欧洲许多城市的会展仍以检验纸质票入场，可以留念、回收。我在意大利博洛尼亚博览中心、荷兰阿姆斯特丹运河百年老屋会展和绿船少年宫都是纸质票入场(图10)。会间秩序的控制主要是协助程序进展，防避突发事件、排除器材故障、引导必要情况下的紧急疏散。场地秩序管理的一项重要考验是会展每日清场确认，按规程执行每天闭馆清场，对展场摊位逐一检查，确认无安全隐患和摊位完好。

图10 阿姆斯特丹运河边480年历史的大屋，会展仍以纸质票入场。

3、工作服务方式

会议和会展考验工作人员形象。国际会展中心全体物业管理工作人员需接受涉外礼仪必修培训。物业管理工作人员必须满勤到位，按满勤原则安排工作落实。员工使用专设的工用电梯和工用洗手间。工作人员服饰需合适设计，忌讳咖啡色服装。面向客人用的是掌面指引法，而不是指指点点。工作人员不在主席台的座位、讲台前面行走。不出现在会议厅内，不在客人面前使用手机。特别值得遵循的是会议厅听众席、主席台上来宾席不安排提供饮水、纸巾盒，只在会议厅外间或廊区设置公共饮用区，我在日内瓦联合国、维也纳联合国和香港国际会议中心考察，都是这种情景(图11)。国际会展中心不仅仅是对物的管理，还有物的使用方式和人的服务方式的展示，它的灵魂是引导人们改变认识和做法，不懂得这一真谛，就无法创造活的物业管理。

图11 日内瓦联合国会议厅桌面不设饮水和纸巾

4、布展撤展日程化

会展的重点在于安全布展和撤展。首先是布展、撤展要有明确的时间规定。要求时间充裕、从容布展，不能“赶鸭子”。布展撤展规定的起始、结束时间公布执行、广播提醒。会展前15天进入全面落实期。要求工程部完成对会展中心周围道路、公共设施、场馆设施、天台光棚的安全性、完好性做最后检查，搭建和开放使用场外加工操作间和相应设施。机电部完成测试会展中心供水、供电、照明、制冷、排风、广播、投影、电子屏、电梯、喷泉等机电设备，按事前收集的布展单位用电要求配合落实、检查、布置消防设施，确保会展期间全部设备正常运作，设施效果达到标准状态(图12)。会展前3天进入逼近落实期。根据布展进度安排每天布展时间适当延长。机电部开机抽排场内气尘，提供合适强度照明，电瓶车按会展需要定位停放，所有机电设备必须运转正常，电子屏、广播室、多语广播稿准备就绪。保洁部完成对贵宾室、大小会议厅、电梯、卫生间、场馆、落地玻璃、正门区等清洁，不允许设施存在正在维修的状态。工程部安排落实开幕式会场布置事项。会展前1天进入定型落实期。召开工作碰头会议全面检查岗位责任。安防部严格维护场馆门卫和前台秩序，视材料入场关闭装卸平台。保洁部完成广场景观清洁。工程部完成开幕式会场布置工作。机电部配合机械展参展单位进行试机。展览公司监督铺设地毯，达到完好、牢靠。

图12 国际会展中心设施应保证良好正常的开放状态

5、特装展位场外加工操作间

会展的特装展位特别管理。参展单位需报备方案、预先制作、入场拼装，减少现场制作的噪声、粉尘、污染、废弃物。器械材件出入口限定在装卸平台和指定货物专门通道门区，专人调度管理，严格实行人和物出入分流，严禁正门停车卸货(图13)。布展需要裁切木料、砖料、瓦片，造成噪音和粉尘，为加强事前配合性，工程部搭建临时场外加工操作间，接通水电、布置消防，提供布展使用，避免场馆内砌砖、锯木、截铁，用坚决措施保护地面、墙面、柱面。

图13 意大利博洛尼亚博览中心展品货件专门通道