作者: 艾伦·麦克金迪 | 2018-06-19 09:03

思科工作场所策略

思科工作场所策略：内部分析与外部对标

作为一家全球性的科技公司——思科(Cisco)，其员工数在过去的五年中增长了近15%。很多人认为这是由于其房地资产数量增多的缘故，但实际上集团旗下的资产总面积缩减了近三成。在各大市场商业地产租金略有攀升的情况下，思科集团的营业费用在五年内平均每年缩减了近两亿美元。

思科关联工作场所案例——思科悉尼办公室

取得如此成就的原因并非高管们的“敏锐商业嗅觉”，而是切实的数据分析。

我们利用数据分析对房地资产服务质量进行层层把关，利用分析工具来改善内部客户服务，对标业界其他高新技术公司，同时更好地管理成本。我们跟踪各种租赁交易、资本项目管理、卫生保洁服务、大堂经理表现及可持续性等——几乎涵盖了我们所能衡量的方方面面。我们为全球各类服务设立了绩效指标，不间断地监督各公司的业绩表现。

数据分析对于与时俱进的工作场所策略以及年营业费用节约2亿美元至关重要，分析也有助于我们更好地理解房地资产如何推升思科的财务业绩，以及房地资产策略如何有助于提高员工的绩效。举例来说，我们通过分析员工的通勤时间来进行办公室选址，这样能够最大限度地减少员工的通勤压力，让员工更有积极性、提高产出。

在任何一个可以形成团队协作的地方提供办公设备

我们从三个大方面来制订衡量标准，涵盖了最基本的方面以及较有战略意义的方面。首先，我们会以每平方英尺成本来衡量房地资产的效率。该效率中包括了一系列硬指标，如人均成本耗费(或称FTE——全工时评量法)和人均占有面积数，以及一些与硬指标同等重要的软指标——如客户体验等。我们将客户情感指数数据运用到思科员工身上，来衡量他们对工作场所以及房地资产服务的满意度。不仅如此，我们还通过分析传感器采集到的数据来识别办公楼使用的高峰时段，区分使用率相对较高和较低的区域，从而合理设计和使用楼内空间。

预测性分析促进策略性决策

近年来数据分析发展较为迅速。此前的数据分析更依赖人为判断：我们通过不同的系统来收集信息，然后将这些信息输入到Excel表格当中，通过对两张表格的不断对比来识别需要衡量的关键信息，再利用这些关键信息指导决策，但这无疑是一个非常繁琐而痛苦的过程。

我们花了很长一段时间设法将上述绝大部分过程电子化了，这极大地扩展了数据分析范围，也提高了分析结果的准确性。现在，我们的分析结合了内部财务系统、人力资源管理系统、内部工作场所管理系统以及其他各类资源，包括BenchCoRE平台(一种专门用于房地资产的行业对标平台)。BenchCoRE帮助我们放眼其他公司，将我们的经营业绩与其他顶尖的行业竞争对手进行比对。我们将所有数据——财务、建筑管理、人力资源、业务单元、全球各子公司业绩等数据全部输入甲骨文公司建立的Data Mart大数据库之中，然后通过Tableau商业数据分析工具来提取我们需要的关键信息。

思科公司基本分析策略的关键在于内部客户分析，集团称之为“思科工作资料调研”(Cisco Work Profile Survey)，每两年进行一次。该调研的回复率非常高，保证了我们数据结果的可靠性。我们将公司所有员工按照不同的工作资料人格分成五大类，每类员工对工作场所类型和支持性科技的需求都不尽相同。调研结果帮助集团了解全球员工的参与度以及员工的工作变动情况。他们最喜欢工作场所的哪些方面?他们不喜欢工作场所的哪些方面?他们对工作场所抱有什么样的期望，对未来的技术有哪些要求?从数据中推演出的趋势能够帮助我们预测并分析未来劳动力可能会出现何种变化。

思科在过去八年间始终坚持进行这样的工作资料调研，在识别趋势方面已经形成了具体工作流程，所以集团总能准确获知员工的未来期望。比如我们能够了解员工通常在工作日有几天是在办公室、有几天是在外工作;他们对远程工作的期望是什么;他们是否希望能在办公室呆得更久些。虽然思科提倡弹性的工作政策，但员工所在的小组及所担任的职能差别较大，员工并不能百分百地按照自己的意愿选择地点和时间进行办公，因此管理层需要与员工就此方面达成共识，这样思科员工就能够合理分配远程办公和在办公室办公的时间。通过不断地工作资料调研，我们能够精准分析并预测员工政策应当朝着什么样的方向发展，以及更改员工政策会对全球业绩造成何种影响。

运用数据分析空间实际占有率

传感器数据是思科进行数据分析的重要基础，而建筑的真实占有率是企业房地资产数十年来竞相追求的“圣杯”。现在我们已经能够通过传感器数据衡量全天内建筑的空间占有率，并掌握翔实的数据资料来推动更深层次的分析，而不是仅依赖于猜测或者所谓的“例行检查”。思科能够获知一片空间每小时、每天的占有率情况，得出大楼的平均占有率。我们清楚地知晓哪些工作日的占有率高于其他工作日，然后根据这些数据来进行规划、安排会议室或者设计其他工作流程。

收集并利用数据使我们能够制订“个性化”的房地资产策略。思科每六个月就会跟踪一次占有率和使用率数据，通过分析便能得知办公室的会议室面积是否合理。公司希望整个办公空间能够在得到有效利用的同时最大限度地节约成本，也明白一个占用率合理的办公空间能够创造更多的工作热情。不仅如此，公司还希望了解办公场所需要多大面积的安静空间、私人空间或者合作空间，以及会议室的占用情况。我们采用的是“邻里”的工作空间概念——它由一片片个性化的区域组成，而非整体一致的空间，在这个空间内每个小组都得以正常工作。如果没有数据的支持，公司在规划新办公空间时很容易出现众口难调的“大乱斗”局面，结果很可能吃力不讨好，既导致空间浪费又造成不合理的成本支出。思科个人办公室与合作空间的面积比率相较5年前的7:3下降了很多，这种决策很大程度上是基于数据分析。

餐饮休闲区也是重要的社交空间

我们还通过分析占用率和相关数据来调整“思科关联工作场所”(Cisco Connected Workplace)解决方案平台的内容。我们对每一个房地资产项目都进行绩效评估与反馈报告，以期对后来的项目进行不断改进。实际上，我们的新项目绩效都要好于旧项目，这说明数据分析确实提升了思科房地资产组合的整体绩效。

思科悉尼办公室会议室直面自然美景

行业对标

我们还使用数据分析工具来进行外部衡量。利用BenchCoRE的行业对标报告，思科能够将人均成本、平均面积成本、营业费用等行业指标以占思科年收入百分比的形式表示出来并进行对比分析。当这些成本指标高于业内平均水平时，我们可以通过BenchCoRE报告以及内部分析找出原因。BenchCoRE报告的好处在于它能够揭示各类指标之间的内在联系，如人均占有面积与房地资产组合之间的联系等，这样我们就能分析出思科的房地资产组合在行业竞争对手中处于何种位置。

BenchCoRE报告的另一个优势在于我们可以对数据进行合理的切分。例如，我们有一项内部费用种类名为基本成本(primary cost)，我们可以将其与行业中其他科技公司进行比对。不仅如此，水电、设施管理成本、保险费用、税费等因素也可以进行比对，我们甚至还能够建立一个相关成本费用的组合方便比较。同时，还能剔除一些我们不必衡量而行业对手可能衡量的不相关数据类型。例如，有些公司可能会考察将机动车辆总数或者安全因素，而思科则不将这些因素纳入考察范围，因此会将其剔除。思科参考历史业绩，衡量自身在科技行业中所处的位置，然后根据自身情况与未来趋势制订目标与合理的改进方面。

BenchCoRE报告还能帮助思科识别并剔除行业中业绩异常的情况，这样我们便能制订出公司业绩的合理范围，考察公司目前处于该范围的上端还是下端。思科在不同的指标上各有优劣势。对于公司明显处于劣势的指标，我们会针对每一个对标对象智能化地设定近期目标，如此一来我们便能掌握该指标在行业对手间是否具有竞争力。思科旗下的房地资产组合包含了办公楼、实验室以及数据中心等，但办公楼约占80%。虽然思科没有任何制造型设施，但我们在进行行业对标的时候也一样会考虑那些有制造型设施的企业。

思科的行业对标非常细致，因为我们的每一种服务项目都是全球性的，如设施管理、水电基础设施等。我们针对每一项关键服务，无论是资本项目管理、租赁服务、工作场所解决方案抑或员工服务，都设立有全球服务经理。每一季度思科还会制订“数据流程-控制图”来跟踪全球服务的业绩状况，并衡量这些服务是否朝着公司的既定方向发展。无论数据来源于内部收集还是BenchCoRE，我们都希望利用它们最大限度地挖掘行业机会。

如果从全球角度来进行数据分析，控制成本最立竿见影的方法就是减少资产的无效产出。换句话说，就是增强现有房地资产组合的经营业绩。虽然公司可以通过跟踪单个项目的成本来有针对性地进行优化控制，但诸如减少人均成本、增强工作场所效能等整体性的成本控制才是关键所在。公司可以综合利用内部分析、外部对标、趋势预测来合理有效地制订适合自身的房地资产策略。

关于作者：

艾伦·麦克金迪(Alan McGinty)，注册设施管理师(CFM)，现任思科全球工作场所创新集团资深总裁。该集团旗下拥有多达479处、总占地面积2,300万平方英尺(214万平方米)的设施组合，其员工遍布全球94个国家，总人数约8.1万人。

原载于《现代物业·设施管理》2018年5期