作者: 史蒂芬妮·方戈 | 2016-03-28 10:52

联合办公：现代全球办公场所中的协同与合作

正如字面意思所表达的，联合办公即指工作人员在同一开放式办公空间结构中共享办公环境的办公方式。然而，较之传统的“同一办公场所内的员工皆来自于同一公司”的办公模式，联合办公涉及的办公人员构成则更为灵活、有机，联合办公模式会将在家办公人员、独立承包方、咨询方、移动化办公人员甚至是处于起步阶段的小型公司有效地综合在一起。

与其他非传统办公概念相比较，联合办公究竟有何种不同呢?

联合办公模式为那些“缺乏传统办公条件、渴望群体办公但不愿在诸如咖啡厅、酒店前厅等公共场所办公”的人员提供了更多的办公地点选择。人们可以通过按日、按月地支付“办公场所使用费”以获得联合办公场所和办公区内提供的网络、共享设施和核心办公用品的使用权。事实上，联合办公模式真正的吸引力在于联合办公衍生出的办公群落将为每一名内部办公人员带来社交和情感上的收益，人们在这里可以遇到相同工作性质、甚至是志同道合的朋友和伙伴。

联合办公结构的实际收益

联合办公模式必然导致多元化办公集群的出现和壮大，而这种办公集群就像是群居昆虫，如蜜蜂或蚂蚁的“群体智能”一样，摆脱了复杂的交际、等级约束，这些群居昆虫可以完美地保持其“办公节奏”的一致性，充分利用其数量优势快速建造巢穴和搜集食物。同样，没有公认的、体制认定的领导者对办公行为进行集中管理的联合办公场所亦为人们提供了类似“共生”的内部交际关系。所有的内部办公人员地位平等，将彼此当成自己的“邻居”。由于联合办公场所中的每一名独立办公者都在试图完成各自的工作目标，所以常驻的办公人员往往能够很好地彼此理解。并且，对于联合办公场所中工作的人们，在从多元的办公构成、人员中获得多种体验的同时，完全不必担心传统办公场所中多发的“内部讨论”的困扰。

除了社交性收益，联合办公模式还可以提高内部办公者的士气。《办公桌》杂志的调查数据显示：约90%的联合办公人员(较之传统办公环境下的员工数量)表示联合办公模式极大地促进了其工作信心，联合办公场所为内部办公人员提供了恒定的支持性协同推力。从另一方面来看，这种士气的提升同样会对办公人员的身体健康产生积极的影响，根据《快速企业》杂志(Fast Company，与《财富》和《商业周刊》齐名的美国最具影响力的商业杂志之一)的统计，70%的联合办公人员认为联合办公环境比传统办公环境更益于员工健康。有这些数据的强力支持，我们不难发现联合办公模式为现代办公领域带来的巨大收益。

此外，联合办公模式产生的成本也远低于传统办公模式。《办公桌》杂志统计：在美国，联合办公人员每月的联合办公场所和从属基础设施使用费用为365美元(可每天24小时随时使用)。然而相比之下，传统办公场所的成本则高达733美元/月(每天的使用时间不足24小时)。事实上，对于独立办公员工而言，联合办公场所是更为经济的选择，如果在家办公，独立办公者将支付额外的电费、水费、制冷/取暖费、宽带费和办公用品费等。如果在咖啡厅等公共场所办公，则需要考虑食品和饮料费用，多数的咖啡厅和餐厅都要求办公人员进行“例行消费”以换取使用其空间的权利。在计算了每天几杯咖啡产生的费用之后，《办公桌》杂志发现联合办公场所依然是更为经济实惠的选择。而且，大多数的联合办公场所都为内部办公人员提供免费咖啡，这完全消除了为咖啡续杯产生的额外工作成本。公共场所虽然可以为员工提供“逃离高压办公室”的选择，但是这种工作模式会将办公人员个体从整体办公场所的协作氛围中完全剥离出来，比起公共场所，员工更倾向于选择联合办公场所，以享受其带来的不定时的和偶然的协作收益。

那么，一个典型的联合办公人员是什么样子?

《办公桌》杂志的调查数据显示：当前的联合办公人员主要年龄构成为25岁至40岁，所有的活跃联合办公人员的平均年龄约为34岁;其中三分之二为男性，三分之一为女性。联合办公人员熟悉科技办公设备，通常每人拥有多个移动设备。对这样的办公群体来说，“7天24小时随时工作”的想法是具有极大的吸引力的，联合办公人员都希望在自己方便的时候随时投入工作，而不是被传统的办公时间制约。

典型的联合办公区是一个开放式的办公结构，设有办公桌、协同工作区和会议室。这些不同用途的办公空间有的被设置在整改过的仓库中，有的则被设置在多用途建筑和设施中。联合办公最有趣的地方在于：在集群式、开放式的联合办公场所中，员工的隐私和独处需求仍旧可以得到满足，每个员工都被不认识的其他员工包围着，所以可以避免不必要的交流和闯入。此外，让我们回到“群体智能”的概念上来，联合办公人员的士气提升和健康感主要来源于“不存在竞争压力”的自由办公场所气氛，员工个体的渺小感也被彻底消除。

现在，许多大型企业都开始在其既有的办公、行政建筑和设施中建立联合办公场所，以有效地凝聚其下属员工，同时培育可在未来独立分离开来的地域分公司。2012年3月，谷歌公司(Google)在其位于伦敦的园区设立了一个新的技术部门。该技术部门位于一个被称为“科技城”(Tech City)的区域——这里还同时存在着多家处于起步阶段的科技公司。该科技区的营建初衷是在“寸土寸金”的伦敦为处于起步阶段的公司提供更为经济的地产服务。整个科技园以一座7层办公建筑为主，内设有咖啡厅、屋顶阳台和为加强社交性和满足培训需要特别设置的协同工作区。整体建筑可容纳超过100家起步公司，并在一定程度上为谷歌下属员工创造了与企业家交流的机会。

联合办公概念正在业内持续升温。办公家具生产商代表赫尔曼·米勒(Herman Miller)说：“在未来的5年时间内，全美的联合办公场所数量将增至22,000处。而现在美国全国也仅有11,000家星巴克咖啡厅”。以这种数据进行推断，我们不难想象联合办公概念及其相关业务将在未来的十几年内以几何级数增长。

除了谷歌公司，另一家在下属办公建筑和设施推行联合办公概念的公司是美捷步公司(Zappos，由华人谢家华创立的网络B2C购鞋公司，后被亚马逊Amazon收购)。美捷步公司新建的园区旨在创建一个迷你城市社区，鼓励公司员工在同一个区域生活、工作和娱乐。美捷步公司的CEO托尼·谢(谢家华)现正准备斥资1亿美元为美捷步公司新总部购置土地和办公建筑设施，新总部将选址美国内华达州拉斯维加斯商业街。此外，谢先生还将额外斥资1亿美元用以完善新建总部周边的居住区、5,000万美元用以吸收技术性起步公司加入园区、5,000万美元吸引小型商业组织(如面包房，瑜伽馆，书店等)进驻园区和5,000万美元开发、完善园区周边的教育系统和基础设施。当所有实体和基础设施竣工并投入使用后，谢先生将鼓励企业下属员工到总部建筑附近的任何场所和设施中进行“移动和远程办公”。他相信，不同的工作地点和丰富的场景将促使公司员工以不同的角度和方式思考问题，进而以创造性的思维方式解决遇到的工作难题。整个项目还具备更加巨大的意义，美捷步公司的全新商业发展模型将帮助整个城市更加充分地使用市区地产资源，而不是一味地进行城市扩张，美捷步公司的案例告诉我们，联合办公概念无论是在微观还是宏观上，都有着极高的应用意义。

存在的挑战

联合办公模式面临的挑战是不言而喻的，同一部门的员工分散开来，必然减少了“灵光一闪”式的信息共享和合作机会。面对面互动的减少可能会导致误解和歧义的产生，进而对整个工作项目和工作任务造成一定程度的负面影响。虽然员工可以通过电话、简讯或其他电子交流方式进行互动，但是，这些手段都不能传递肢体语言和主要情绪，不免会使员工之间的互动作用和效果大打折扣。根据美国《福布斯》(Forbes)杂志的统计：约84%的移动、远程管理人员表示其无法高效地管理合作性项目和工作任务。而其他“并发症”还包括：在家办公的工作人员完全不知道办公室里发生的事情;人际关系脱节;无法参加即兴的同事聚餐、聚会;在某些时候无法通过电话、简讯等远程方式联系上某人等等。不得不说的是，联合办公模式非常适合处于起步阶段的公司和企业，但是对于那些有着巨大员工基数的大型企业，联合办公概念的应用将“弊大于利”。

另外，那些性格内向的员工或许并不享受开放式的联合办公模式——开放式的办公环境极易在“员工需要高度集中处理问题”时分散其注意力。而且，联合办公模式的最大优势和作用在于分享和激发彼此的想法和知识，所以，如果某工作个体对这种“与陌生人进行合作和互动”的工作模式产生排斥情绪，那效果是截然相反的。在联合办公场所中，所有的设施和资源，例如卫生间、冰箱、休息室、会议室等都是完全共享的。如果员工对空间分配的要求极其苛刻，那么联合办公模式绝不是一个好的选择。

联合办公模式的实施

作为设施管理人员，必须清晰地认识到联合办公模式的应用可能带来的收益和各种挑战，更应对新型办公模式可能引发的办公场所设计改变有着良好的把握。企业的传统办公室经过一定的整改即可“升级”为类似的联合办公场所，在这个基础上，辅以适当的“福利”，例如免费午餐和休息时间的小型娱乐项目都会极大地吸引在家办公人员和远程移动办公人员。工作时间应根据具体的需要进行弹性设置，员工可以选择“办公室一半，家里一半”的工作时间安排，摆脱“朝九晚五”的时间约束。

设施管理人员还需要具备敏锐的“嗅觉”，在充分了解联合办公模式的收益的同时，应时刻把握住辖内办公场所的使用和利用情况，联合办公场所可能会应对巨大的使用人员载荷，同时亦有可能只有少量的员工处于其中，对整体办公区域使用状况的掌握可帮助设施管理人员在确保联合办公区域安全、整洁的同时，真正地获得相应收益。

在日常的设施管理和可能发生的建筑、设施整改中，设施管理人员应首要考虑协同工作区域的规划及其合理性，同时避免旧有的单人办公台和私人办公室设置，确保企业员工在集群式工作中真正意义上实现“群体智能”。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/南天)

史蒂芬妮·方戈(Stephanie Fanger)就职于古德曼斯内部建造公司(Goodmans Interior Structures位于美国亚利桑那州凤凰城)，任办公场所策略规划师，专注于通过完善办公场所内部环境来提高客户的体验感知。