作者: 帕拉维·什里瓦斯 | 2016-10-09 11:43

办公场所设计：平衡外向型和内向型员工

每三个人当中，就有一个是内向者。

我们每一个人的性格都处在内向型和外向型之间，而这种性格所处的“位置”不单决定着我们的个性，更在很大程度上影响着我们的行事风格——我们会选择从事何种工作、如何来对待这种工作、如何与其他人互动和交流、如何解决自身或是工作团队中出现的各种冲突和矛盾等。进一步来说，我们的性格将决定我们会成为怎样的领导人员，以及在管理工作过程中能够接受风险的程度。

在当今的社会中，我们必然要充分地理解不同人所具有的迥异性格，并推导出能够对外向型员工和内向型员工带来激励作用的主要元素——要知道，每一家公司，无论是公有制还是私有制，都希望能够充分地“压榨出”每一名员工的能力潜质和性情潜质，来为企业带来更多的价值。作为管理者和决策者，必须能够将这些对迥异性格的理解转化为实在、看得见摸得着的东西，即物理上的和行为上的办公场所设计元素。

在当代后工业化革命时期的价值体系中，我们通常会更加青睐那些社交好手和外向型员工，并例行公事一般地称赞那些乐于展示自己并有能力成为公众焦点的人，与此同时却对那些沉思者和内向者不置可否。然而，最新的科学调研证明，外向型人格与标准意义中的“成功”或更高级别的创新能力之间并不存在必然联系。

在苹果公司联合创始人史蒂夫·沃兹尼亚克(Steve Wozniak)发表其回忆录时，上述的道理得到了最贴切的验证：“艺术工作的灵感往往源于孑然。艺术创作者只需要抓住一闪而过的灵感完成自己对艺术的追求和创造即可，而并非参考其他人或者什么委员会的意见——后者所力推的设计方法往往动机不纯，包含有营销等多种商业目标。我认为，在人类的历史上，没有哪次革命性的事件是由什么委员会创造并引领的。”这段陈述告诉我们，内向型的员工更乐于单独工作，而这种所谓的“孑然”经常会成为这些员工创造性思维的“催化剂”。同时，这种“孑然”也是各行各业中领导人员所应具有的重要素质。

逆溯而行，不同流俗

与外向型员工相比较，内向型员工对外界的刺激更加敏感，所以，为了能够高效地工作，后者往往需要更加安静且私密性更高的办公空间。这些内向型人才，往往会与我们当前极力推崇的“现代化协作型办公空间思潮”背道而驰。从另一角度上来说，我们对开放型的、协作型的办公空间的要求正随着我们的想象力而过度膨胀——跨地区、跨时间办公支持，高节能型、协作办公支持——这些超出办公荷载的冗余元素使得员工的工作效率不进反退，更导致了工作质量的整体下降。与此同时，为了使商业运营更加国际化和功能化，在“团队合作便是成功的基石”概念泛滥的今天，我们大力地推行部门与部门之间、员工与员工之间的连通性，并试图通过对员工智慧进行汇总来实现企业级别的成长。但是眼下之事并非正按照我们计划的方向发展。现在，许多的协作办公模式中存在着严重的工作遗漏和资源浪费现象，频频发生的超负荷沟通、超负荷会议、超负荷电话呼叫和超负荷电子邮件收发现象已经严重地影响到我们工作的产出质量。

在对优质办公环境的理解和创造过程中，我们正在不停地犯着这样一个严重的错误——将嘈杂和注意力的涣散错当成高效的协作互助。这种涣散的状态对于员工的负面影响既是身体上的也是精神上的，而良好身体状态和精神状态是高效完成工作的必要条件。在不断地推进办公场所的现代化和开放协作化的路上，我们都忽视了这样一个非常重要的问题：优质的协作型办公应该以优质的独立工作产出为基础——只有我们通过独立地专注工作带出相应的成果，才能在协作式办公中通过讨论和取舍实现不同员工、不同部门之间的工作产出交流和互动。但知名办公家具制造商Steelcase未来办公场所调研团队负责人堂娜·菲林(Donna Flynn)指出：“即便如此，协作型办公的价值并未完全消失。我们调研结果显示，当不同的人用不同的思维方式来看待和解决一个问题时，那么该问题的解决方案往往质量更高。但是我们也需要谨记，虽然协作办公是解决问题的良好方法，但是如果每天都进行8到10个小时的协作型办公，就势必会将全部的努力和工作燃烧殆尽。正所谓物极必反，过犹不及。”

独自工作对一些内向型人士来说更有效率

一开始，我们就完全打破了私密型安静办公室的传统，并一味地追求无障碍、无遮挡式的开放型协作办公空间，试图通过充分地利用每一名员工的特长，以团队产出的形式创造更多的企业价值。但是，在这一进程中，我们还必须要准确地把握不同性格员工之间的细微差异并对这种为其所固有的性格给予必要的理解和尊重，进而在进行办公场所设计和改造时，能够将这些内向型人才作为企业的重要人力资产来加以考虑和斟酌。公式化、刻板化的办公场所并不能满足所有员工的办公需求。研究表明：在北美地区，约有占比70%的办公面积都被设计成开放式协作型办公区。在这些办公设施中，全部员工只拥有小型的隔间或开放式办公坐席，并通过一些额外设立的会议室进行团队交流和协作办公。

这种办公场所的变革趋势使企业或部门领导者的身份和作用也发生了某种变化，可以说，领导者从决策者变为了“信息汇总者”。但是，在某些行业中，内向型的领导者往往需要且必须花费大量的时间才能找到具有突破性的思考方式并了解更深层次的运营和管理方略。只有通过这种“孑然”和必要的私密空间，领导者才能将知识和思想变为实在的运营可能。

我们能否同时支持两种工作环境?

现在，让我们后退一步，并仔细思考我们是否能够在所有办公模式中推行某种策略方案来改善当前的办公氛围，并充分地平衡外向型员工和内向型员工的办公环境诉求。开放式办公场所会在一定程度上降低办公效率并对员工的记忆力造成损害。如果我们的工作性质要求一定的集中力，那么持续不断的各种噪音和来自其他人员的凝视则会将这种办公效率的损害提升到更高的程度。根据相关机构的调研，这种开放式的办公环境还会加重员工流动。要说明的是，我们并不是要完全摒弃协作型办公和团队合作，而是应该把握好办公氛围的外向性和内向性之间的阴阳平衡，进而创造出更好的办公效果。

在开放式的环境中分隔出一些局部的私密空间

所以，开放型的办公场所应与安静办公区相结合，咖啡厅式的交互型办公场所也应配备能够供给员工安静工作的私密空间。我们应该适应这种不同员工个性杂糅的办公场所共生关系，并尽可能地建立起能够为企业创造无限繁荣的共生团队。正如堂娜·菲林所指出的那样：“并没有一蹴而就的最佳办公配置。我们要做的是长久地维持‘独自专心工作’和‘协同合作办公’之间的微妙平衡。这对于任何一个希望能够实现创新并不断前进的企业或公司而言都是至关重要的。”

即便我们不断地推崇面对面的交流和拥挤、自由的协作办公环境，但与此同时我们还必须设置安静供员工独处或单独工作的私密空间。作为办公空间的设计者，也应该致力于为员工群体提供极具弹性化选择的多元型办公环境——该办公场所中应包含即兴会议室、阅读室、讨论区和协作区等区域来鼓励员工之间的即兴交流和知识资源共享。相较于简单的交换想法和讨论，这种有机的信息资源分享型办公场所能够实现更高的企业级智能“网络”。

相比传统的开放型办公场所，经过特殊设计的协同办公场所能够通过帮助我们克服“竖井式”的员工层级机制来促进员工间的交流和协作。同样，合作、私密混合型办公场所则能够为内向型员工和外向型员工提供各自所需的办公环境，将各自群体的办公效率提升至相对最高水平。

思考内向型员工的运转方式

内向型员工在进行协作办公时所面对的行为需求压力是非常值得我们进行思考的：这种迫使其做出协作行为的要求对于内向型员工而言是十分不适宜的。因为内向型员工更倾向于将时间花费在具体的工作上，例如思考问题或制订具体的战略方案，而不是没完没了地开会或接电话，抑或接受没完没了的检查和审批——这些都可以称之为“瓶颈元素”。而在项目的运营管理过程中，我们遇到的瓶颈越少，效率就越高。从另一个角度来说，内向型员工比外向型员工更加负责，因为外向型员工喜欢对失利进行辩解，而内向型员工则会立即进行分析，力争下次做得更好。

办公场所人体工程学理论家、办公场所研究员提姆·斯普林格(Tim Springer)强调：“办公场所，尤其是商用办公室，在解决办公场所员工的身体健康需求和人体工程学需求方面已经做得非常好。现在，我们以同样的决心和眼光来关注办公场所中的认知工效学。这就是说，我们要充分地了解一项工作的多种完成方式。如果我们身处办公场所却无法有效地创造价值，那么对于我们而言，这种空间便不值一文。”是时候让内向型人才在这个“喋喋不休”的世界中大放异彩了。

(本文由全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)特别供稿，翻译/南天)

帕拉维·什里瓦斯塔瓦(Pallavi Shrivastava)，建筑设计师、LEED认证专家。就职于孟买空间矩阵设计咨询公司(Space Matrix Design Consultants)，负责国际客户战略运营方案。在其著作中，多涉及建筑学、空间设计、城市规划和建筑环境与文化之间的关系等主题。

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第9期)