作者: 达斯汀·萨诺斯基 | 2016-07-15 14:28

道富集团对“未来办公场所”的定义

对于不同的行业来说，“未来办公场所”概念的意义和这种概念给办公场所带来的具体变化亦不尽相同。

2011年，道富集团(State Street Corporation)开始对其办公场所进行重新定位和设计。当时恰逢公司位于波士顿市(Boston)面积高达130万平方英尺(约合120,774平方米)的A等办公设施租期届满，道富集团把握机会，通过恰当的办公空间削减和重新设计，建造出了特殊定制的、同时具备私密办公区和开放式协作型办公区的、高效多功能的办公场所“渠道中心”(Channel Center)。办公空间的高效率需要以“均等主义”作为理论支持，以促进办公建筑内部便利设施和运营管理系统在整个建筑内部人员当中的认知和普及。道富集团的“未来办公场所”模型已经在全美范围内的分支机构进行推广和实施。

金融行业巨头道富集团

在2014年道富集团全面进驻Channel Center时，该建筑是一座拥有11层楼、面积达501,000平方英尺(约合46,544平方米)的综合办公建筑，其内部更是配备有3,500个办工坐席。所谓的“生产”楼层都有着相同的设计风格——包含有380个办工坐席、18个大小不同的会议室、4个打印室和4个咖啡厅。在中心一楼，还设置有大型的员工培训设施、健康中心和中央控制管理中心;中心二楼则设置了餐厅、多用途展示厅和额外的会议室。令人吃惊的是，该建筑中还通过特殊的设计，设置了多个内置发电机组，足以在可能发生的长时间断电事件中维持建筑运营和提供正常办公所需的电力。

道富集团之所以通过设计和整修建立起全新的“未来办公场所”模型，其核心动机是希望能够更加高效地开展企业房地资产运营工作。在原有的办公场所设计模型中，道富集团办公场所的标准配置为“每个办公坐席175平方英尺(约合16.2平方米)，坐席使用率则为70%。随后道富集团的管理层意识到，通过更合理的设计规划和优化企业房地资产的管理方式，便可以在降低办公坐席密度(将标准配置降低为每个办公坐席120平方英尺，约合11平方米)的同时，将坐席使用率提高至90%。

办公坐席密度和办公坐席的使用率这两个要素之间存在着十分强烈的复激作用，而这种相互作用也会极大地影响办公空间的综合使用率。过去，面积为100,000平方英尺(约合9,290平方米)的办公楼层通常可以容纳400名员工，但是，通过应用“未来办公场所”设计和管理模型，同样面积的办公楼层现在可以容纳近750名员工。也正因如此，道富集团决策者才决议通过制订符合自身企业发展状况的企业房地资产运营和管理模型，在压缩房地产面积的同时，提高办公场所的整体绩效。

通过压缩房地产面积，道富集团还将原本的房地资产租赁资金投资到办公场所设计和装修成本中。办公空间的高效利用还使道富集团用于租赁权益改良工作(指家具、固定装置和设备等固定资产的优化)的资金预算提升为过去的两倍——这意味着在办公空间中，公司将为员工提供更为优质的办公家具、网络和其他包含前沿科技的办公设备。即便以每个办公坐席为单位进行设备设施优化(将花费在每一个办公坐席上的成本翻倍)，企业整体范围内的房地资产运营成本也能比以往降低近40%。合理地提高办公坐席密度，最大程度上提高办公坐席使用率，必然能够在降低房地资产成本的同时，为企业员工提供更有吸引力的高效办公场所。

当然，“未来办公场所”模型最吸引人的地方莫过于其“每个办公坐席平均面积为115平方英尺(约合10.7平方米)”(办公区域)和“建筑综合坐席平均面积为135平方英尺(约合12.5平方米)”(包含便利设施、餐厅等的建筑设施全部区域)的空间分配模式。这种空间分配模型可以通过若干种方法实现，其中最为关键的是缩小办公室和办公坐席的标准面积。其次，我们还可以人为地降低办公场所中的办公室(offices)和办公坐席(workstations)之间的比例。例如，在道富集团过去的办公场所中，办公室占总面积25%，办公坐席占总面积75%，而通过应用“未来办公场所”设计规划模型，这两个比例现在已经变成了5%和95%。

极具未来感的开放式办公空间，大幅提高坐席比例

另外，为数不多的办公室被设置在建筑内部远离窗户的核心区域，办公室面积也被标准化为7.5英尺×10英尺(约2.3米×3米)，办公室在建筑内部的具体位置不再取决于办公室使用者的身份和职务，而是根据使用者的运营管理需求和保密性需求状况来具体确定。

道富集团波士顿分部的一个狭小的独立办公室

将办公室设置在建筑内部区域，同时减少固定办公室的数量，这种设计方式可以将更多“更受欢迎”的外围空间空余出来，用以设置办公坐席。尽管办公坐席的单位面积也被降低至6英尺×5.5英尺(1.82米×1.67米)，但是，通过去除建筑外围的遮光结构和控制办公家具高度(将办公坐席的最大高度设定为42英寸，约合1.07米)，可以最大程度上确保舒适的自然光线并提供开阔的自然视野，这都使小型办公坐席成为更受欢迎的办公选择。

对于那些曾经在昏暗隔间(20世纪90年代时的标准办公环境，基本不存在自然采光，办公坐席的隔板高度通常为5.5英尺，约合1.67米)中“挣扎”过的企业员工来说，这种全新的办公坐席设计方式无异于“生命之光”，并能够极大地促进协同式的工作模式。尽管总体的办公面积下降了，员工的办公环境质量却得到了极大的提升。

协同性、联通性和机动性

虽然数据标准是衡量“未来办公场所”设计模型成功与否的关键，但是事实证明：即便抛开客观的具体收益数据，“未来办公场所”也确实将当今的办公场所向积极的方向推进。

首先，“未来办公场所”模型需要前沿科技和相关设备来支持员工之间的联通和交互，进而促进员工与员工之间、部门与部门之间乃至公司和公司之间的协同合作，同时也要为远程办公人员和机动型办公人员提供技术和设备支持。随着企业员工密度的不断增加，这种全新的办公场所模型必须能够为员工群体提供具有更高协同性和联通性的办公环境。在道富集团的办公场所中，每一个会议室都配备有大屏幕、接入网络的触屏电脑和视频会议设备。此外，具有不同面积和桌椅布局的会议室(其中包括超大型会议室、可容纳12人左右的标准会议室、4人半环形讨论室和配备电脑的网络联系室等合作区域布局)被统一安置在同一楼层，为具有不同协同工作需求的员工群体提供不同的、最舒适的合作环境，最大程度上促进员工之间的经常性工作交流。

另外，本着“均等原则”，办公建筑内部的所有支持功能型设施和便利康乐设施都被集中化，由超过3,000名员工共享。通过利用和调整办公便利服务的规模，而非单一地扩大设施面积，道富集团进一步优化了办公支持服务质量。

诸如文件储存归档、邮件收发等服务都被集中在办公建筑内部一楼的支持服务区域。同样，打印、复印服务被集中在每个楼层的打印室区域，并且所有的打印机都能够通过建筑内网彼此相连，便于不同位置的员工实现无缝打印和资料传递。全部的会议室都随时对任何员工开放，并能够通过在线预约平台进行会议室预约。这种优质的支持性办公服务，使所有员工都能够享受到贴心的办公服务和康乐休闲服务，进而避免了重复性服务和会议室反复占用导致的效率低下。

为了使办公建筑内部的会议室使用状况能够符合办公场所本身的高效设计使用方式，并同时便于员工使用，道富集团还为会议室预约搭载了信息技术电子平台。会议室外面的触摸屏将能够直观地显示出当前会议室的使用情况和使用人，并同时提示后续预约者该会议室的后续控制时间。员工可以通过在线预约系统或直接通过会议室外的触摸屏完成特定会议室的预约。

这种电子预约平台的应用，不但能够促进会议室的高效使用，还能够帮助设施运营者和管理者实现会议室使用状况数据的追踪和评估。通过对特定时间段的设施使用率数据进行分析，能够找出“最受欢迎的会议室”和“最受欢迎的办公坐席”。数据的积累能够帮助企业决策者把握员工的办公需求和办公偏好，进而定位出今后“未来办公场所”模型的设计趋势。

在娱乐休闲楼层，“渠道中心”则严格遵循着“所有的空间不能只有一种服务功能”的设计和规划原则。在传统的办公建筑中，非用餐时间时，餐厅往往处于闲置状态。在“渠道中心”中，餐厅则被设计为多用途空间，并对员工全天候开放。餐厅作为开放式的空间，通常还集成有多功能媒体设备，并能够容纳50人至350人。

然而，最为独特的还是位于餐厅中的多用途会议区和休息型协作区。这些传统的“休息区域”配备有完整的办公设备和网络支持——与办公楼层的配置几乎完全一样——并逐渐成为整个建筑中使用率最高的“办公”区域。餐厅作为气氛活跃、充满动力感的公共区域，创造出了不同于传统会议室的动态感，同时也创造出了员工群体眼中的“明星级办公区”。

最后，其他诸如接入网络的显示屏等设备也被安装在餐厅的各个位置，以应对随时可能开始的临时性协同型办公。不难想象，餐厅将全天候保持特别于他处的活力和办公氛围，在行使传统办公空间职能的同时，以其独特的氛围特点而“青出于蓝”。

全新的道富集团标准

可以说，道富集团抓住了机遇，并通过大型的定制建造项目创造出了属于自己的“未来办公场所”模型。随着这种设计概念的有效性被其实际收益不断地证实，道富集团进一步扩展了该模型的应用范围——将其推广到整个北美甚至欧洲。这种设计概念不但适用于城市办公建筑，还适用于近郊办公建筑和跨文化区域的办公建筑，同时不受办公建筑类型(无论是单一租户型办公建筑还是多租户型办公建筑)影响。如果有人拜访过任何一处道富集团的办公场所，无论是美国马萨诸塞州的昆西市分部、纽约分部、堪萨斯分部、萨克拉门托分部还是芬兰的格但斯克分部，那么他就一定会注意到，这种充满人情味的高效办公场所，就是道富集团的“未来办公场所”。

（本文由全球企业房地资产与设施管理协会(CoreNet Global)特别供稿。翻译/南天）

达斯汀·萨诺斯基，房地资产交易、分析和技术总监，就职于道富集团(State Street Corporation)。

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第5期)