作者: 大卫·莫梅里 | 2016-03-28 11:10

未来办公室：让办公场所发挥真正作用

从某种意义上来说，办公场所是推动企业和公司成功的强大战略性工具，而不仅仅是公司提供商业服务，员工通过工作赚取薪水的“临时住所”。在当前的商业经济形式下，最优秀的办公场所往往能够微妙地把心理暗示元素融合到办公场所设计中并加以利用，最终实现极大的商业收益。

无论是在加工行业还是服务行业、批发行业或是零售行业，办公场所都绝非“场所”那么简单。而为了满足预期群体的不同需求，办公场所设计首先应具备一定的吸引力和完整的办公功能以满足不同办公单元的不同需要，例如人力资源部门(利用办公场所设计优势保留既有人才，同时吸引新人才);市场企划部门(利用办公场所及设施形象进行品牌营销);损益平衡部门和保本销售部门(通过向核心客户展示下一代技术的“创新体验中心”的形式，获得投资，以实现收益)。

在服务行业中，这种形势尤为明显，高素质的人才是企业和公司获得商业成功的最主要的因素。所以，面对激烈的“人才争抢”现状，雇佣方必须最大化其感染力和吸引力，以在保留既有人才的同时，吸引新人才的加入。

博思软件公司(BMC Software)作为一家企业软件开发、主机服务器管理公司，该公司认为：“我们认识到办公场所在不同的企业和员工需求下，会发挥出本质不同、但效果相同的巨大作用。经过了很长一段时间的精心设计和规划，我们的办公场所布局已经领先。此外，固有的设计开发体系使完工的办公场所可以不断‘进化’，以适应同样发展的文化和地方要求”。

2010年，博思软件公司启动“未来办公室”(Office of The Future，简称OOTF)项目。OOTF项目旨在通过理解各种商业模式的功能需求、并结合职场主要工作人员对于未来的期望统计，对办公场所进行科学的、有针对性的设计和规划，以最终实现吸引、保留人才，以独特的标识形成办公场所独特品牌;适应当地文化氛围等目的。

职场主要工作力的构成改变使得职场对未来办公场所的期望和愿景不断变化。正在大规模进入职场的一代人——千禧一代(指出生于1984-1995年之间的一代人)，有着与前几代人截然不同的工作习惯和方式。这一代员工更趋向于进行团队与团队、员工与员工之间的协同合作，并十分钟情于更具有弹性的“不设有专门办公位置”的办公场所。OOTF办公场所设计项目的主要目的即是创造出符合当前的适应多年代(婴儿潮一代，X一代，Y一代和千禧一代)及混合型人才的理想办公空间。

起初，博思软件公司决定选择那些可在短期内投资回收率(ROI)较大的办公地点作为改革试点。在这个过程中，刻意地挑选了那些可以进行办公场所地点迁移或可以终止既有办公场所租约的下辖办公设施。第一个试点是位于罗马的办公室，公司仅仅对其做出了最为基本的整改，调整后的办公场所有着开放式的空间并引入了大量的自然光，并配备有少部分具有特殊作用的封闭式办公室，于此同时，开始着手进行OOTF项目的设计和规划，自此，OOTF项目将贯穿全部的办公场所优化活动。现在，公司已经完成了其下辖的，位于特拉维夫、都柏林、利雅得和马德里的办公场所的重新设计工作。并于2013年9月完成了最近的位于英国西伦敦沃金汉办公设施的整体转型。

事实上，在人力成本持续增加，设施运营成本不断提升的环境中，之前的英国伦敦办公室已然完全过时，因为在相隔甚远的两个地点，分散着三个隶属博思软件的办公建筑，布局的不合理导致了工作方式难以改变。不适宜的空间配置使得员工们被分开，难以通过日常协作方式共同完成工作任务。大比重的私人办公室和极少的聚集空间更无法确保员工之间的工作透明度，极大地降低了员工协作效率。

战略任务

可以说，OOTF项目的核心战略任务即是要结合各种实际情况和不同需求，创造出能够在长时间内持续对员工产生激励作用，刺激员工之间协作，提高生产、工作效率的全新办公设施场所。应该支持以移动化办公科技进行远程、弹性办公。

同时，我们还考虑到统一设计元素，使其色彩和外观更为贴合品牌形象，最后将这些设计元素用于办公场所内部和家具设备设计中。这种品牌的表现不仅仅可以时刻提醒员工他们的身份和所代表的荣誉，更可以将博思的最基本的价值观潜移默化地传达给访客和客户。随着时间推移，这种品牌形象和品牌价值将深入人心。

项目战略任务的最终一项即是合理科学地控制成本。在英国，成本的控制往往涉及不动产的变化，例如以签署新租约和放弃既有不合理租约的方式，通过谈判和交涉来优化全新办公场所的成本付出。

选择最佳建筑

在很长一段时间内，由于区域经济形式变化导致的资产收购和不动产兼并，博思软件的英国办公室被分割到位于相聚15英里(约合24,000米)的两个镇的三座办公建筑之中。我们的办公场所评估指出，上述三处办公室应综合、合并为一处，在实现地产资源优化的同时，还能极大地降低英国分部的碳排放量，进而降低运营管理成本，实现未来的经济增长。

在为英国分部选择最佳办公用地的过程中，我们“瞄准”了刚刚完成建筑整体翻新的E2大楼，它位于伦敦以西的M4走廊地带的沃金汉三角开发区，该大楼为两层建筑，使用面积为37,500平方英尺(约合3,483平方米)，足以满足英国分部未来的发展需要。同时，这里交通极其便利，适合员工通勤。周边基础设施完善，因此具备极大的吸引力。

可持续性运营承诺

在BREEAM(Building Research Establishment Environmental Assessment Method，建筑研究环境评估办法，相当于英国的LEED评估)中获得“优秀级”的E2大楼是由一座竣工于20世纪80年代的二层建筑翻修而成，并在翻修过程中在其周边增添了两座景观式庭院，绿色庭院设计无论对于企业理应注重的环保理念，还是对于注重环境道德的企业客户而言，都是非常重要的。事实上，重新选址中的可持续性管理和运营方略是经过精心计划的：在确保拆除所有老旧家具和设备的同时，确保通过地方福利机构和其他回收途径对拆除的旧物进行分流，避免产生过度的垃圾。

员工参与度和关联度

当然，对办公场所结构甚至公司结构的改变是十分困难的。员工通过长期的工作适应了既有的工作方式和通勤方式，同时亦担忧办公场所的重新选址为其带来额外的工作量和工作压力。为应对这种问题，我们雇佣了外部专业顾问来定位和监督办公场所可能发生的各种变化，一方面接触员工解决员工问题，另一方面管理信息技术工作。

同时，我们还应用以往的工作方式，使员工直接介入办公场所改革项目中，并对核心员工进行充分的项目参与授权。通过特定的选拔机制，我们从公司内部挑选出16名“办公室星级员工”来代表员工意见，鼓励他们对我们的计划提出疑问和挑战，这并不是仅仅“动动嘴”的工作，所有的意见和想法必须结构清晰，这样的内部安排具有极高的创新改革收益。例如，在特拉维夫分部的办公场所再选址过程中，我们的一名员工表现出极高的逆反情绪。然而通过员工之间的交流，这名员工最终介入到项目中，并成为了改革项目的忠实支持者。

我们的“使员工介入到项目中”的方案并没有停滞于此。我们细心听取来自员工代表的反馈，挑选出适宜的部分加入到项目计划中。在品牌设计战略中，来自于员工群体的建议确实使我们受益良多，极大地提升员工参与度，加深了员工对公司的归属感。

调整办公场所规格

办公场所的装修工作在E2大楼一层实现了更为完善的培训及会客两用会议室，和位于大楼二层的高效办公台配置。在敞开式办公区，70%的员工拥有固定工作台，其余则配有可供随即使用的“两人用协作办公台”。此外，私人办公室所占空间比例也从17%降低至7%。为最大化自然采光，办公区采取围绕庭院式的配置方式，并装有大面积玻璃结构以提高透明度，更好地利用自然光源。

风格的实质：战略性装修、装饰规划

建筑内部接待区具备线条明朗的商业风格，而装修、装饰材料和前沿家具摆设的选择则可以为略显刻板的商业风格注入灵魂。从视觉和感觉两方面来说，接待台上刻意凸显出的企业品牌标识极其准确地突出了“博思软件办公之家”的商业理念。

E2大楼一层的其余部分，则是由构思、设计方法巧妙的，极富现代艺术风格的会议室组成。通过应用活动幕墙设备，我们可根据具体需要对会议室大小、个数进行调节，极大地改善了旧时会议室有限的使用者体验。在实现空间优化的同时，通过应用简单的电脑预定系统，我们还进一步实现了时间优化。

在内部墙体粉刷过程中，我们使用柔和的颜色搭配设计生动的“调色板式”图像，并应用“照片墙”和企业标识加强品牌感染力。

推动员工合作

为加强办公场所内部的色彩协调，我们在一层使用了暖色调配置，在二层则尽可能多地设置开放空间以进行最大自然采光。此外，二层的开阔区域被我们称之为“连接通道”，开放型聚集区、餐饮区和休闲区的设置极大地促进了员工之间的交流、合作和彼此之间的信任。并在一定程度上提高了员工在高级管理人员眼中的可信赖程度。

积极反馈

OOTF项目是否达到了预期的效果?现在定义还为时尚早，但是事实上OOTF带来的暂时性成果是极富积极意义的。员工们表示：虽然通勤时间可能有所增加，但是全新的办公场所确实带来了“超出所有预期的五星级体验”。到访的高级管理人员也十分满意新型办公室带来的积极效果，现在高级管理人员可以自然地融入到一般员工群体中进行轻松的交流。一位来自于公司其他办公场所改革项目的人力资源经理在访问时表示“这个办公室以及建筑结构让我感觉十分熟悉和舒适，就和我们自己的项目一样”，这亦证明了品牌统一和办公设施统一进程已经获得了初步的成功。

未来的不动产组合投资

总体说来，这个项目本身是一个巨大的成功，我们成功地通过特殊的办公场所设计实现了典型办公文化的生成，所有分部试点都已实现收益，位于苏黎世和巴黎的办公室整改也即将完成，印度分部正在规划办公场所整改项目，我们的“未来办公室”将在不久的将来成为办公场所设计的风向标。

(全球企业不动产协会特别供稿，翻译/南天)

大卫·莫梅里(David Mirmelli)是BMC博思软件公司国企企业服务部主管，负责欧洲、中东和非洲的BMC软件服务，有着20多年的国际不动产投资、设施管理、科技技术项目管理经验。