作者: 金·鲁比 | 2016-11-15 14:20

铁山公司灵活办公冲击办公模式

我们的办公场所正处在变革之中，我们的工作方式和时间也随之改变。移动技术进步、通勤距离增加，让我们倾向于在家办公，而员工团队年龄的多样化，也让办公空间设计有了新的考虑。在技术、人力资源和地产需求的刺激下，企业正在用不同的方式适应办公场所的变化。

2012年，铁山公司(Iron Mountain，铁山信息管理咨询有限公司是档案信息管理服务商，成立于1951年，总部位于美国波士顿，为五大洲超过39个国家140,000家企业，存储、保护和管理它们的信息。)看到了这些变化。当时的铁山公司租约即将到期，工作环境落后，也亟需缩减办公场所的规模。20年来铁山的总部一直位于波士顿大西洋大道745号，但公司的工作方式和20年前相比已发生了翻天覆地的变化。意识到办公场所已落后于员工队伍后，铁山将灵活性与流动性作为办公场所战略的根本要求，并用总部迁址来驱动员工队伍和企业文化的变革。但在这之前，铁山需要实施变革管理，做出一系列地产与设计上的决定。

挑战与机遇

除租约到期外，铁山面临的工作场所挑战还包括吸引并留住人才的问题、员工住所的分散、非正式员工的流动性，有时经理还会按需允许员工远程工作。从设计的角度看，铁山当时的办公室不利于促进协作，也无法向商业伙伴、客户或是潜在的员工表现出公司的国际实力和专业水准。

实心墙体和实心门隔出的办公室围住楼层的四周，和6英尺高的灰色工作台一起，阻断了同事之间的视线，也隔断了自然光，构成一个封闭、压抑的迷宫。由于缺少促进非正式协作的空间，因而对会议室的需求奇高，导致预订爆满，出现囤积式预订，但实际利用率不高。而且办公场所分布在9个楼层中，各楼层在外观、感觉、陈设或品牌形象上毫无一致性。

铁山负责全球地产的高级副总裁莎拉·艾布拉姆斯(Sarah Abrams)和她的企业地产团队面临的问题，是选择翻新现有空间、调整规模，还是重新选址、从零开始?但这两种选项都将大幅调整工作场所的硬件设计，体现出公司内协作的日益增强，以及对私人办公室需求的减少。

借这次大变革的机会，铁山的人力资源领导团队制订了正式的流动办公计划，来更好地适应员工的实际工作方式。研究显示在最理想的时间和地点办公，可以让工作场所更为灵活和敏捷;降低与员工相关的成本;降低地产成本;帮助吸引并留住顶尖人才。这无疑让铁山对自己的计划更有信心。

铁山决定将总部迁至波士顿联邦大街一号大厦，并开始以灵活办公为目标的文化转型。认识到改革管理的需要，铁山邀请施特格迈尔咨询公司(SCG)制订灵活办公计划——“流动登山者”计划(铁山的员工被称为“登山者”)。

开发了灵活办公的安排指引和参与标准后，对灵活办公感兴趣的员工完成了适宜度评估，合格的参与者被挑出，经理们也做好了全新领导方式的准备。同时，铁山还选中马格尔斯·佩鲁齐建筑事务所(MPA)设计协作式、可持续、品牌化的办公环境，以支持流动员工团队，处理之前的办公空间产生的低效问题，并支持公司对员工的身心健康的关注。

今天的许多公司都可以证明灵活办公的商业价值。远程工作研究网络(Telework Research Network)表示，允许员工自选工作时间和地点的雇主，对员工的满意度比一般雇主高12个百分点。远程工作的员工平均每周工作时间比在办公室工作的员工多4个小时，灵活办公对员工整体健康的效益也是最大的。如今，美国有三千万人每周至少有一天在家工作，今后数年里这一数字还将急剧上升。而在线远程员工招募平台oDesk声称，到2020年，每三个人里就有一个会在自己选择的任何地方在线办公。

流动登山者

流动登山者计划的成功，需要铁山进行大量调研、交流和培训，还要和公司地产、人力资源和信息技术部门协作。为了实现员工的灵活办公和在地产上节约开支，地产、人力和技术部门开始争取全公司上下的支持，召开沟通会议，分享计划进展，在员工中营造兴奋感。在人力部门支持下，施特格迈尔成立了多个焦点小组和经理圆桌会议，以了解哪些举措是对远程办公的员工有益的，哪些是还需要改进的。

人力资源部门召开流动登山者沟通会，解答关于计划的问题，并找出有兴趣参与的员工。紧接着，施特格迈尔对所有的流动登山者候选人进行评估，根据工作职责、个人的适宜度和社交需求，确定最适合远程工作的员工。在分析评估结果时，施特格迈尔向人力部门提供了推荐名单，将候选人按适宜度从高到低排序，对每一位候选人每周远程工作的最多天数提出建议，还列出了候选人在计划中各自可能遇到的障碍。然后人力部门和候选人的直接上司一同告知候选人入选的消息、或是未能入选的理由及需要改善的地方，这样就避免了用人唯亲。

为支持与新办公室设计相关的工作流程，施特格迈尔继续和铁山的人力部门协作，指导经理有效地管理灵活办公计划中的员工，同时向员工提供远程工作最佳实践的培训。

除灵活办公计划外，铁山还决定将总监级别的员工从独立办公室搬至工作台，营造更加开放的工作空间，同时增加会议室的数量和面积。施特格迈尔协助人力部门推行这样的文化转型，强调变革带来的效率，并向员工展示这些措施能够换来的便利。

整个项目期间，一个叫做商业倡议者小组(BAT)的员工参与小组定期会面，倾听设计团队的想法，并向员工传达向开放办公文化的转型。BAT由来自公司各个部门的15名员工组成，发挥焦点小组的功能，提供员工对办公场所变革和新办公室设计的反馈。施特格迈尔还和BAT一同开发了办公室礼仪制度，详细列出预订会议室的规章，其中特别注意到了开放式坐席安排的概念，避免使用共享空间的过度随意。

基于工作职能和员工评估，铁山在波士顿的600名员工中有150名参与了流动登山者计划，他们共享100个工作台，员工数与工作台比为1.5:1。大约40名流动登山者找到了隔天“分享”工作台的伙伴，双方都拥有既专属又共享的空间，使这些员工的人头座位比达到了2:1。而非流动员工都拥有属于自己的工作台。公司给每位流动登山者发放了1,000美元的一次性补助来购置家中办公室所需，让远程工作更高效。事实证明，流动登山者计划大获成功，铁山公司也得以缩小总部所需的空间。

为员工的灵活性而设计

MPA在设计铁山全球总部中遇到的挑战，是要打造高性能的办公空间，不超出预算，并且：

支持流动登山者计划，同时削减公司的地产需求;

营造大幅改善的协作空间，促进员工间的沟通;

在新办公室的设计中彰显铁山业务在全球的影响，包括其品牌价值观中的安全、信任、积极、价值、可持续发展和对社区的关注。

铁山的新全球总部占地两层，每层面积足有5万6千平方英尺。这个高性能办公空间的布局开放、灵活、高效，包括多个独立办公空间，技术先进的会议室和协作室，办公室也比之前少了100间。大幅减少独立办公室数量，以及将办公室置于空间内部以露出楼层窗体的决定，为整个设计提供了施展的空间。所有办公室和会议室的正面都用玻璃墙体，以提高可视度，而且全都位于楼层内部——CEO办公室和董事会议室除外——并与窗体垂直，以获取尽可能多的自然光和整个办公空间的视野。工作台之间的隔板高度低，排列组成一个个“社区”。这样的设计是为了鼓励协作，同时消除拥挤感。专供流动员工使用的预留工作台分散在各个社区中，还有开放式的临时工作台为来访的员工提供邻近某个社区的工作空间。

新总部的会议空间几乎是从前的两倍。另外一个重要决定，是将会议室都集中到椭圆形的品牌宣传“节点”周边，构成小型非正式集散空间，而且会议室都独立于办公区域;从前的会议空间紧邻办公区，人流常常将办公隔间淹没。此外还有四人的“抱团室”和两人的“角落”，为不需要大型会议室的小型、非正式协作或私下沟通提供便利。紧邻接待区域有一个高管汇报套间，包括一间宽敞的董事会议室，附带厨房和独立的等候区域。为促进不同部门员工的“偶遇”、真正“联通”所有员工，MPA设计了大型开放式楼梯，连接主接待区域与正下方的咖啡厅(“穹窿”)和培训中心。

整个项目有三个主要的用途：品牌化、可持续性和健康。为了使整个空间反映铁山的品牌价值观，并且让人清楚地认识到这是公司的全球总部，MPA打造了品牌计划，运用铁山的品牌颜色和图案来表现品牌特质。前台的一张背光世界地图，标出了铁山业务涵盖的36个国家中的548个市场。在铁山关注健康的整体方案中，可持续性是关键的组成部分，本项目也已申请领先能源与环境设计(LEED)黄金认证。铁山还重新设计了公司的咖啡厅，从前狭小、简易的咖啡厅变成了如今明亮、绚丽、服务全面的餐厅，可实现多种坐席安排，提供全新的饮食方式。

提高技术含量

铁山在新空间的各处都很重视对科技的运用，以此提高效率和生产力，有的地方还有专为员工身心健康考虑的设计。科技融入了空间设计的每一处，包括前台、穹窿和电梯门厅的液晶显示屏，培训室和会议室的视频会议和展示技术。所有的会议室和一半的抱团室都有投映设备;6间会议室安装了视频会议系统，可以与铁山在全球各地的员工联通。

当流动登山者来到办公室工作时，他们的预留工作台已经安装了人体工程学键盘和固定在活动悬臂上的显示器，将他们从小小的笔记本电脑屏幕前解放出来，降低眼睛和关节疲劳。人体工程学悬臂上的显示器，可以任意调整方向和角度。

公司给每位员工发放了无线耳机，方便他们自由走动，在办公桌前接到电话后，可以直接走进较为私密的抱团室，无需让另一方等待。

2014年2月，铁山搬进了新的总部。总部占地面积从大西洋大道745号时的12.8万平方英尺缩减到了如今联邦大街一号大厦的11.2万平房英尺，同时会议室从14个增加到了31个，还添置了大量的便利设施。

新的办公空间让员工兴奋不已，他们也不吝于表达自己的喜悦。人力部门领导和公司地产团队常常遇见兴奋的员工，向他们表示来上班是多么愉快，他们是多么钟爱新的空间和设施。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/郭敬)

金·鲁比(Kim Looby)/铁山负责人力资源业务合作的副总裁。珍妮·莫拉、马修·施特格迈尔对本文亦有贡献。