作者: 克里斯•胡德 | 2016-01-18 15:50

办公体验：办公场所又出新招

办公场所变革者（Workplace Evolutionaries，简称WE）是全球办公场所设计、管理行业中的新型团体，其目标在于通过不懈的努力为未来办公场所的发展和置身其中的办公人员带来更为积极的影响。WE的团队成员由充满工作热情的各种专业人员组成，有办公场所策略人员、变更管理人员（Change Manager）、设施管理人员、建筑师、设计师、办公家具专家、信息技术（IT）人员、人力资源管理人员和理论学者等。可以说，WE团体是隶属于国际设施管理协会（IFMA）的内部实验小组。

将这些各方面专业人才统一称为WE团体的是共同的核心哲学和价值观念：强调办公场所与员工体验之间的互动和联系。以下则是来自于WE的五位成员对该主题的看法。

在创造和保持良好员工体验的过程中，办公场所扮演着怎样的角色？

——克里斯·胡德

在我的工作和管理生涯中，发现了这样一个现象——大多数企业管理人员在面对下属员工离职的时候，都没有自觉地将物理办公场所带来的客观负面影响考虑在内。在这样的企业管理和投资氛围中，管理者往往过分地忽视了对固定、技术型办公基础设施的合理投资。这种可怕的“企业文化”为员工群体带来了极为负面的企业感知——“我们的公司一味地追求赢利，却并不关心员工的健康、办公效率和工作态度。”一般情况下，企业员工薪资和管理成本占企业整体成本结构的80％，忽视了占比如此之大的员工群体，对管理者和企业高层决策者而言，即相当于100％放弃了商业运营的成功。

此外，我们还注意到，在员工参与度与办公积极性的行业标准调查问卷中，从没有包含过关于企业固定基础设施的相关问题。

时代在改变！相对于寻求供职机会而言，今时今日的员工和未入职的潜在员工更为关注办公体验。不难发现，越来越多的潜在人才在看到了企业办公场所内宛若农场一般的“格子状办公隔断”和陈旧的技术平台后“逃之夭夭”。

先进的办公场所，和能够表现出其先进管理方法的运营策略，在当前职场中的意义是十分重大的。

对于任何的企业和下属员工来说，取得商业成功和个人价值的实现都应该遵循“正确的人处在正确的岗位上，以正确的方式努力地工作”这一原则。而根据近来行业中提倡“开放式办公”环境群体和提倡“私密式办公”环境群体之间的激烈讨论，恰当的办公环境刚好可以正确地引导企业员工的工作方式，从而尽可能地促进企业商业运营的成功。

在任何形式的讨论中，我们都应该将情感因素排除在外。我们需要接受的是：每一名员工都具有独特的个性，适合你的办公场所环境未必同样适合其他人，正所谓“我之蜜糖，彼之砒霜”。这意味着我们必须作出恰当的选择，并且确保我们作出的选择能够符合员工群体的喜好和特点：员工年龄、所处文化、偏好的办公体验和员工个性等。

当前的最佳办公场所应该能够通过为员工群体提供多种多样的办公空间、技术和支持性服务选择，并藉此提升员工和人才团队的办公体验。

关于关注员工办公体验的重要性，相应的调查和研究能告诉我们什么？

——凯特·利斯特

可以说，关于这个问题，我们已经得到了最终的答案。所有的企业员工，无论其处于哪个年龄阶段，都希望能够自主地选择其工作的方式、时间和地点。同时，员工们也需要被信任，需要在完成工作之后有强烈的“自身是整体不可或缺的一部分”的归属感。相关调查显示，当员工的这些需求得到满足时，他们会有更深的幸福感，并进而提高自身的工作效率、企业忠诚度和参与度，而且更加健康。这些都意味着更高的企业价值和股东利益。

相关的调研还证明：“饼干模子”式的统一解决方案只适合厨房——在办公场所中，员工彼此不尽相同，他们会有不同的思考方式、不同的工作方式和不同的休息方式。作为管理者，我们怎么能够强迫这些不同的人去“享受”那种“均码”式的生活呢？当然不能。

另外，我们在某一行业、文化、地区、部门或团体企业中采取的措施或许取得了一些成功，但是我们不能“照搬照抄”，期望同样的工作能在完全不同的环境中再次取得成功。我们也无法保证之前一直保持良好实施状态的举措完全静态化。所以说，变革是不可避免的，变革本身也蕴藏着巨大的机遇。

无论在不久的将来还是遥远的未来，我们都需要作出完全不同的努力。而对于企业房地产和设施管理人员来说，最为重要的是以更加灵活的方式开展工作——我们需要在设计办公场所环境和办公流程的过程中将未来可能发生的变更考虑在内，使下辖办公区域可以支撑近期发生的改变，并能够在远期巨大变革发生时便于改良和继续完善。

是时候对员工群体给予关注了。

在过去的五年中，企业办公场所发展的原始驱动力天平已经失衡——明显地从“以人为本”恶化为“利润优先”。其结果就是许多的企业商业运营案例造成了员工群体的极大排斥，他们拒绝使用极其低效的办公室，有些甚至登上了媒体成为头条新闻。看起来，企业似乎是从这种消极举措中节省了大笔的运营成本，但是如果我们将这种举措带给员工群体巨大的负面影响考虑进来的话，就不难发现这种暂时性的“蝇头小利”仅仅是失败经济政策的开始。

过去，由于社会整体的失业率较高，员工们或许能够忍受在自己讨厌的办公环境中求生。但是现在，那种日子早已远去。

员工才是企业价值的重要驱动力，企业亦因此而存在。以人为本，才能真正地推动各类工作、职业甚至行业在未来的健康发展。

我们如何来衡量员工办公体验带来的影响？

——阿诺德·莱文

衡量员工办公体验的重要的原因之一是为了理解其对企业整体绩效带来的影响。员工的体验状况衡量工作可以作为办公场所策略性设计的尾声，且应从员工面向和企业面向这两个角度来实施。

员工满意度调查现在仍经常被各种企业使用，这种方式的缺点是，它仅仅关注该影响其中一个元素——个体满意度，却忽视掉能够提升满意度的其他多种因素。更无法理解一名员工的满意度能够为企业的整体绩效带来何种潜在的影响。

员工面向和企业面向的办公体验衡量工作是相互依存的。而对二者同时进行测量的额外收益是我们能够同时验证二者的一致性和统一性。对于企业的整体绩效来说，这非常重要。此外，我们还能够在这个过程中发现传统的“员工满意度调查”所不能发现的问题，全方面地考察当前执行的办公场所运营管理策略是否成功。

为了达到该目的，我们可以使用企业一致性模型作为基本的员工办公体验测量框架。该框架的基础理论由已故的企业管理专家杰伊·加尔布雷斯（Jay Galbraith）提出。理论指出，在每一个企业的结构中，都存在着五个基础部分：策略、结构、流程、人和奖励。对于任何企业来说，想获得商业成功，这五个部分必须能够彼此一致或发展方向一致，否则，企业的整体绩效将受到极大的负面影响，甚至崩溃。

这种理论为我们提供了非常独到的衡量企业员工办公体验的方式——通过这种衡量方式，我们能够准确地掌握员工群体最为在意的因素是什么（奖励，以及其对企业雇佣新人才、保留既有人才策略的影响）。同时，我们还能够通过这种方法，更加具体和客观地把握到员工的办公体验究竟为企业带来了何种影响，以及这种影响是如何促进企业的商业成功的。

在创造良好的员工体验的过程中，变更管理起到了怎样的作用？

——盖瑞·米修纳斯

在创造良好的员工体验的过程中，变更管理起到的作用是双重的：在建造场所和营造氛围的过程中，确保良好的员工体验；在办公环境定型后，确保员工体验依旧良好。

作为管理者，与员工之间的互动应该以沟通和带入的方式进行，一定要避免通知和说教的沟通形式。变更管理工作应该按照“准备就绪——乐于进行——得心应手”的顺序开展和实施，而不是以“准备就绪——瞄准——开火”的模式进行。准备好迎接改变，愿意进行改变直到能够进行改变是一个平稳发展的“个人旅程”，作为变更管理人员，我们必须要作出各种各样的选择和取舍。我们不可能像“计算机程序按照程序表单严格执行”一样强迫员工群体接受任何变化。

如果我们能够使员工体验在变更发生过程中持续地保持良好，则办公场所的相关变更就更容易被员工群体接受，进而取得变更工作的圆满成功。以“沟通和带入”为主要方式和以“通知和说教”为主要方式这两种变更管理办法之间形成了鲜明的对比。前一种变更管理办法重在强调管理者与员工之间的共同创造；而后一种则“强买强卖”，一般要求员工群体接受既成结果，容易受到来自员工群体的极大抵制和抗拒。

通过与员工群体沟通并将其带入到变更管理工作中来，变更管理便能够起到“启发员工对全新的工作方式进行理性思考，鼓励员工坦然地面对变化带来的焦虑和恐惧并在达成最终的应对策略之前拓展出各种可能性，确保员工做好了应对变更以及其带来的多种影响的准备”的重要作用。随后，当变更管理的具体方案落定，便能够使参与到变更管理工作中的员工群体更加了解办公场所变更的必要性、理想中的变更结果以及为达成变更目的所需要承担的个人责任。

任何业务流程都需要一个开始点和一个结束点。变更管理的工作流程开始于“使工作得以开展的每一次交流”。每一次互动中包含的提问、倾听和回答（而绝不是通知、劝说和最终说服）都可能意味着变更工作的开始。

抗拒“命令式”的通知和说教是人类的天性。而真正具有吸引力的未来也一定是人人向往的。真正有效的变更管理绝不是“专政式统治”，而是尽可能地在智慧和情感之间找到一个平衡点，在工作时保持客观认真，在感觉时保持主观态度。

摩托罗拉公司提升员工体验的具体方法和事例

——斯蒂芬·摩纳哥

我们成功地将企业位于佛瑞德·福林斯通的二层总部建筑营造成了超出“常规办公场所”意义的办公场所，这是值得我们为之欣喜和庆祝的。我们正在尽力地将乔治·杰特森斯贝斯利太空飞轮公司（George Jetson’s Spacely’s Space Sprockets，虚拟的公司名称，设施科技高度发达。取材于美国动画片Centurions，讲述了未来世界科学技术高度发达的地球社会面临各种地外威胁的故事）的梦幻故事变为现实。

利用办公场所创造更为良好的员工体验，光靠来自动画片的灵感是远远不够的。当前的办公场所设计必须在能够满足员工具体办公需求的同时，符合企业的发展状况和战略规划。在历经数年的商业挑战和不断的努力后，摩托罗拉公司的办公场所实现了成功的转变。

我们曾对办公面积为20万平方英尺（约合18,580平方米）的办公区进行“过时办公设备大清理”。在这个过程中，我们邀请当地的大学和高中学生，和我们的志愿员工一起将收集起来的电子废物“变废为宝”，创造出一件件艺术展示品。这些由学生、员工甚至员工的孩子们一起拼凑、组装出来的艺术品被装饰在墙上，时时刻刻地提醒着我们曾经、现在以及未来一直会拥有的团队合作、彼此之间的包容和愉快的办公氛围。

事实上，我们需要了解每个人的心声，并用我们的双手打击出与之相应的“鼓声”，共同努力并创造出符合员工群体期望的办公环境，进一步地提升员工体验。当谷歌收购摩托罗拉移动之后，我们立即就通过一系列的资源共享了解到了谷歌的异想天开和别出心裁的创意构思，但是在谷歌的办公场所中却很少见到如同摩托罗拉一般优秀的员工体验。

我们位于芝加哥商品市场的全新工程旗舰店采用了开放式的设计方案，并加入了完全免费的快餐厨房、高度可以自由调节的座椅和分享式的办公席位，但是真正有效地提高体验的还是员工群体自身，例如和周边的学校联合举办编程马拉松竞赛。现在，作为联想（Lenovo）下属公司，我们还会遇到许多提升员工体验的全新机遇，持续不断地进行固定场所和思维方式的进化和转型。