别让办公环境限制了员工的创造力
说到办公室的环境日常管理，大家能想到的内容一般都是像处女座强迫症挑剔的几十甚至上百条5S、6S管理标准。但现在，这样的标准化办公环境日常管理在互联网企业不仅容易水土不服，而且推进执行也难以服众。除了年轻员工诉求的个性化工位与之相斥，还有一个更重要的原因是，对互联网企业而言，工作环境氛围对企业创造力的影响是非常重要的。通过工作环境日常管理来提升创新能力，已经成为互联网公司的共识。
那么行政人员日常可以怎么做办公环境管理?
重视空间布局
办公环境的空间布局中，不仅仅是物品摆放整齐干净就OK了，还要重点关注员工体验。比如：在日常工作中的沟通便利性、工位舒适性和会话私密性等诉求。
不规则功能区布局是未来开放办公环境趋势
许多传统写字楼格子间，虽然在一定意义上节省空间，但是整体上呆板压抑，不利于员工的创造力发挥，而不规则的功能区穿插，可以减轻办公室严肃刻板，营造轻松氛围。
马来西亚GE办公室要满足高密集化办公人员的需求，因此除了固定工位，还附设许多项目协作工作站、可座可站式工作台以及接待、会谈多个功能区。
关注工区、工位的灵活调整
重点考虑各部门人员配置及数量规划、各部门业务联系紧密程度、沟通便利性与业务保密性的平衡、公共区域安全性、预留工位空间的灵活性，做到快速响应业务需求。比如：销售性质比较强的部门，日常在工位的时间较短，就可以采用移动办公、共享工位的布局方式。
星巴克上海总部将办公室的每层中心位置都设计成mini-bar的无界协作区，多种随需要可灵活变化功能的活动家具、可以随时映射的显示屏、随手可移动的黑板及可以随意使用的软木钉板，构成了强大且便捷的沟通界面。
关注建筑物的整体环境
除了室内工位区的办公环境，具备经济条件的企业还需要关注建筑物的整体环境。建筑物内部或外部是否有足够的绿化空间，提供给员工作为散步或者小憩的场所。比如：户外茶水间、空中花园等。
细心观察的话，大家可以发现，午餐午休时间如果外出就餐，有很多员工都喜欢在办公楼附近走走休息而不是迅速返回办公室工位。
灵活布置空间
一个有利于创新的工作环境大部分都满足活泼、舒适、富有启发性的布置原则。
关注办公家具材质
在办公家具的选择上，大件家具如沙发、办公桌椅尽量做到主题色彩统一，可结合企业VI系统色系，采用原木、钢材、玻璃、布艺的材质，能够满足多种公共区使用舒适度以及便于清洁的要求。Airbnb日本办公室浅原木色家具与绿色植物搭配提升了整体质感。
Airbnb东京办公室
办公环境完善至布置细节
日常的办公环境的布置细节除了配备公用白板笔、白纸等服务到细节，还可以在企业各种会议(办公会议、讨论会、庆功会等)的环境布置上做出加分项，比如：在特定的环境里，运用音乐、照片、视频等环境元素，激发与会者的热情、想象力与归属感。
如果公司不具备基础设施条件，也可以借助外部优质场所。比如对于公司重要会议，可以放到更合适的环境中，有的公司将会议放在禅学中心、度假村等。
布置中加入企业文化元素
办公区粘贴一些体现公司价值观，或者具有启发性的文字和画框，可以活跃公司氛围，提升公司的团队精神。也可以设置企业文化墙，放置员工活动照片、重要事迹记录图像等，增加员工对公司的归属感和温暖感。
做好“无声”环境维护
现在的职场氛围相比以前，更加重视平等、沟通与开放，曾经强制执行的管理标准以及相对不合理的苛刻规则，大家已经开始做出改变，比如工位个人物品统一摆放标准、非常职业的着装等。这些改变的小细节不仅是开放式办公的一部分，也是互联网时代的痕迹。
除了告知员工日常的办公室环境规则以外，行政人员能做到的维护有哪些?
环境卫生
现在办公室环境卫生一般是企业雇用保洁人员，物业管理负责保洁工作，以及使用第三方保洁供应商来执行具体工作。
而行政人员可以做的是建立保洁管理体系，企业雇佣需要保洁标准和各岗位的作业流程。保洁外包的，需要建立对外包质量的检查标准和反馈机制，比如废弃物的清理、分类、回收标准等。
绿植美化
日常绿植美化工作，以摆放绿植养护为主，一般是通过租赁和签订绿植供应商的方式，也可以自行购买后，定期进行维护。
除了净化空气，打造办公区自然环境，绿植还能用作分隔功能区，比如工位区、会议室、活动区之间有些区域无法用隔墙进行实体分割时，可以通过摆放绿植进行必要的遮挡。
阿迪达斯德国总部一楼中庭主要是团队协作共创区、休闲区和大型吧台服务区三大功能区块，结合绿化分割功能，划分而成开放、活力的办公空间。
营造文化氛围
这里的文化氛围不只是节日氛围、活动氛围的装饰布置，更多的是一种环境长时间影响下，员工行为的自我约束。
很多企业会在办公区摆放艺术品、园区放置雕塑，选择租赁更加高级的办公楼，这些不仅是企业实力的体现，也是约束员工行为潜移默化的一种方式。
最后
活泼、舒适、富于想象力的工作环境和氛围毫无疑问可以提升工作效率和创造力，但也需要和企业定位相一致。办公环境日常管理，不是建立标准之后就可以松口气的工作，也不是把管理制度群发邮件给员工就结束了。实时改变是办公环境的主旋律，也是行政工作未来的主旋律。
原载于《现代物业·设施管理》2018年1期
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