办公环境设计和策划

从某种意义上来说,办公室其实是一个公司的组织气质和个性的外在表现。今天,协同合作——实现团队工作效率最大化无疑是每个公司的希望。无论员工、客户还是潜在客户,都会与一个他们称之为“家”的场所建立深厚的情感,甚至是潜意识上的连接。协同合作、创造性以及革命性的元素已然成为了当今办公场所的关键设计元素,并愈加成为公司、企业成功招募其所需尖端人才的核心工具。

由于当今商业环境的竞争节奏加快,办公场所如何才能成功地在提高内部员工工作效率的同时又能避免人才的流失?如何将“协同”这个抽象的概念融入办公空间设计?我们应该关注如何能激发员工创造性的空间真正被使用,并为员工创造更多的互动机会?我们可以通过应用特定的物理、环境元素来营造更佳、更能促进员工协同合作的办公场所气氛。最关键还要通过采用“不产生过大影响”的相关措施,巧妙地将“私人办公空间”转化为集群式的共享空间。过去的办公空间分配比例为“私人办公空间占80%,共享式办公空间占20%”。但随着更多的商业机构对协同办公空间的关注度持续升高,共享式办公空间的比例已经上升为60%-80%。团体、共享办公空间被称之为“创新思想的摇篮”,并能够在协同工作的过程中产生良性竞争,或提高个人表现意识和氛围。所以,营建这种高度协作化的办公环境应是商业企业的首要考虑因素。

移动交流设备的普及使员工可以在世界上的任何地点、任何时间进行工作。因此,对于企业来说,办公场所不仅仅是“办公”场所,还是公司尖端人才适时聚集并进行高效“头脑风暴”式协同工作的“协同合作”场所。许多人往往对“现代办公场所”有着这样的印象——所有的企业员工云集于此,应用视频会议、移动办公工具及其他高科技设备来完成工作。然而,这种“杰特森式”(美国19世纪60年代的动画片《杰特森一家》,描述了未来世界中杰特森一家人在“高科技设备”环境下的生活)的办公场所幻想很难满足真正的办公需求:这种充斥着虚拟元素的办公环境在某种程度上抑制了人作为群居动物的原始需求和物种优势,即人与人、面对面的交流和合作。尽管科技的进步使员工可以在任何时间、任何地点进行远程办公,但员工之间面对面的互动仍然被证实为公司内部最佳的“促进创新思维”方法。很多公司都将其办公场所定位为“员工集结进行充电并激发彼此灵感”的“母舰”。虽然一部分员工确实可以通过“在家办公”获得更高的工作效率,但长期的电子交流毫无疑问会对员工的创造性思维产生负面影响。

为实现办公场所的协同氛围,规划办公室布局的首要步骤是:充分理解商业领域内协同工作种类和所需采取的措施。我注意到:现在大部分商业公司都需要其员工能够经常进行集群式工作,并在最短的时间通过“头脑风暴”得出最新的创意。这样的办公场所应注重对可移动式办公家具摆设的应用;而诸如法律咨询和保险公司等,工作性质需要高度的精神集中,则应更倾向于使用固定的单独办公区域或传统的会议室。“埋头苦干”的办公空间曾经是物业管理企业传统的办公区域,然而,现代办公室则为员工提供了更多的办公空间设计和构思选择,室内咖啡厅可作为临时的会议室,特设的“头脑风暴”区域甚至公开区域都为新型的办公场所提供了空前的可能性。


            接待区    

                                                           

半开放式工位

你会每次吃饭都去同一家餐厅,点同一道菜吗?事实上,这就是许多公司严格要求其员工去做的事——传统、刻板的会议室就正如相同的餐厅和菜肴。在多数人的理解中,会议室中往往有着可坐6至10人的会议桌,会议桌中间摆放着电话、带轮的座椅、苍白的投影幕布、静止的白色书写板以及盆栽。这种死气沉沉的环境毫无疑问会抑制员工的创造性思维。相对于构思单一的交流空间而言,我们的企业更加需要贯穿整个办公区域的、动态的协同合作区域。确实,这样的场所意味着较高的租赁成本和装修成本。然而,这种成本确实“物超所值”。它确实为员工提供了一个大家乐于进行聚集并协同工作的空间,例如咖啡厅、休息室甚至屋顶露台等。

 
大型会议室  

 
       小型会议室

不同的宽松环境可以让有各个协同工作需求的员工自动“对号入座”,更好地体现出不同环境的不同优势。有着创造性管理策略的企业往往发现:相对传统、死板的环境,创新性的思维更容易通过咖啡厅内的“推杯换盏”发挥出来。“图形引导”是协同工作区域的关键元素,这样设置可以极大地提升“有主意了! ”的瞬间。在厨房设置可擦白板和马克笔,将电视放置在公共休息房间,在无窗户的房间设置温和的近自然光线,并使用明亮的墙体涂料——这些元素适用于不同性格的员工,是创造出协同氛围的最佳催化剂。

我们另一个思考就是实现办公场所的“多任务同时进行”。 带有可擦外表面的文件柜、可以移动的围墙使员工可以随时改变办公空间的规模和配置,以实现在“不对既有空间进行大规模整改”的前提下,最大限度地利用空间。充满意外的空间配置会极大地促进自然创新。

瞬时协作是创新办公场所设计的关键组成元素。新奇的想法往往白驹过隙,必须立即记下或采取其协同方式予以公布。所以,协同工作必须能够立即开展。对会议室预订系统速度的过度信任和其他拖沓流程的依赖将无情地“斩断”创新思路——必须消除团队工作中的“壁垒”,确保员工之间的顺畅互动。员工间的近物理距离和移动灵活性是实现“瞬间协作”的关键。协作区必须处于,并进一步融入整个办公场所,且临近私人办公区域。可移动的摆设和家具可使员工在极短时间内将协作区域配置成所需状态,而静态和固定的布置(例如固定白板)则将成为快速协作的巨大障碍。为营造出最佳的协同合作区域,可以通过实验多种家具和协作工具来找到最佳配置和应用方案。

多功能协作区适用于各种会议,并可有效地通过“使员工乐于使用”发挥其最大价值。在许多办公场所中,往往设置了装饰考究的“交流专用房间”,然而,这些房间的位置和气氛往往和员工的工作流程不符甚至相悖,进而无法得到充分的使用。而在办公场所设计中,避开单一的房间配置,将更多的空间均匀、自然地散布在整个办公场所中并能够收到巨大的成效。


小型聚会区域

值得注意的是,在我们的办公场所中,都设置有中心区域——用于员工休息、聚餐、听取管理人员发布重要公告等。公共空间的核心作用是为整个公司、企业建立积极、创造性的协同工作和交流环境。这种城镇广场般的区域为整个公司设定了良性的工作节奏,是公司和企业的心脏、创造性思维的“震中”。公共的茶歇点心、小吃和良好的视野具有极大自然吸引力的同时,也促进了员工的发散式思考。


半开放的多功能社交区域    


小型聚会区域

“意外发现”式协同工作似乎听起来有点矛盾,协同工作带来的往往是“定向发现”而非“意外”。然而,我们在办公场所蓝图设计阶段即开始对这一要素进行评估。创新思维的主要源泉——智慧且有才能的员工每天都会出现在办公室中,但企业却只能从这泓清泉中取出有限的一点。管理人员必须能够打破这种壁垒,采取一切措施促进员工间的互动——即使是偶然性的互动。苹果公司前CEO史蒂夫·乔布斯(Steve Jobs )亲自设计了位于加州库比蒂诺(Cupertino)的苹果公司总部——贯穿整栋大厦的阶梯“迫使”来自于不同部门的员工“擦肩而过”进而产生互动交流。这一段小小的阶梯极大地促进了部门间交流、意见分享和灵感的获得——人与人之间的互动促进了创新思维,进而增强了这种“非常规”协作区域的功能。也就是说,配备有即可擦记录白板和其他种类灵感记录工具的公共打印室和楼梯都可以极大地提升这种协同工作的功能。“群众外包”和“意外发现”式协同有着一定程度的重叠部分,但是却对设施管理策略提出了不同的需求。这一概念旨在为不同部门甚至个人提供在公共区域提出挑战和问题的可能性。正如“乔布斯模式”(Jobs Model)—样,这种策略使员工群体可以通过彼此获得大量的技术知识、观点,并运用这些信息处理一些困扰团队已久的疑难问题。


室外足球场

在办公室的每日工作生活中,娱乐也是很关键的环节。没有人希望仅仅成为“墙上的一块砖”,员工进入办公室坐下,安静地工作完毕后离开。办公场所应是充满生机的人与人互动的“天堂”。桌上足球游戏、Xbox游戏终端甚至棋牌游戏都可以帮助员工驱散疲倦,带来更持久、高效的协作关系。

在对办公场所注入创新性元素之后,行政管理人员最大的失职即是无法普及协作区域的使用。作为行政管理人员,可以通过带领工作人员进行快速设施展示(快速、高效介绍协作性办公场所设备及工具),使其在最短的时间内熟悉全新办公环境并实现有效利用。不习惯协作办公设备和布局的员工可能会感到不知所措,所以,消除员工疑惑以实现办公场所投资最优化是十分重要的。人力资源部门也应参与到新办公空间、新办公设备的展示过程中——为办公场所设定必要的使用规则,确保所有员工都可以有相同机会使用协同办公空间。尽管科技已经取得了巨大的进步,但员工间面对面的协同合作将一直是竞争差别化的主要诱因。高度协作性的办公环境在吸引新人才的同时,也成功维持了公司既有领导和管理人员的企业忠诚度。采取协同性办公场所设计方案对既有办公场所进行强化虽说给行政管理人员带来了极大的挑战,却必定会带来更加巨大的管理和商业运营收益。

说了这么多,我诚挚地邀请您莅临深圳市罗湖区布吉路1028号中设广场B座6F参观指导,这是一家坚守工匠精神的物业管理企业——之平管理。

原载于《现代物业·设施管理》2018年1期

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