作者: 尼尔·杜弗 | 2016-03-28 10:35

怎样营造高效率的办公环境？

最大化提升员工的工作效率，营造开心、健康、高效的办公环境——这一切或许不难实现。作为设施管理人员，可以通过建造协作式的办公环境，营造更为有益于员工健康的设施环境以及鼓励员工定时小憩等多种方法，创造工作效率继续提升的空间。

我们都知道，在办公区域中有着许多令人分心，使人无法专注于工作的元素：正在进行的体育赛事、社交媒体、网站、好天气，以及过多的会议等。尽管在办公区域内存在着多种多样的干扰，一项来自斯达普斯优势(Staples Advantage，斯达普斯公司下属的商业数据调研机构)的调查报告显示——超过70%的一般员工和管理人员都认为当前的员工工作效率较之五年前已提高了很多。

即使如此，当前的“已得到极大提升的工作效率”仍旧存在着极大的继续提升的空间。设施管理人员则在这种“继续提升”的工作中起到至关重要的作用。通过对斯达普斯调查报告进行数据分析，我们可以发现许多的“员工所需”和“公司实际供给”之间的不对等现象。作为设施管理人员，我们可以通过多种方法来最大化员工的工作效率——例如建造协作式的办公环境，营造更为有益于员工健康的设施环境以及鼓励员工定时小憩。

建造协作式办公环境

使办公场所具备促进良性协作的潜力，是当前办公场所的主流设计趋势。调查报告显示，42%的受访者表示协同工作是提高员工工作效率的关键。通过对办公场所进行“多用途”设计，同时采用开放式格局和混合型家具、硬件产品，我们可以极大地促进员工间的有机互动。

有益于团队中员工互动的办公环境设计方法：

打破围墙：为促进协作式工作，许多设计方采用低矮的分隔设施(或直接取消分隔设施)来取代老式的围墙——低矮的分隔设施可以使员工之间的交流更加轻松自如。另外，这种设计方式还可以增加办公场所的自然采光率，有助于设施、建筑获得LEED资质认证。设施管理人员可以通过增加设施的自然采光来降低能源消耗。更有利的是，这种“将自然元素带入室内”的做法还会为设施、建筑使用者带来更加积极的情绪。

办公灵活性：轻便、便于移动的办公设施和家具的应用，可以使整体办公空间根据不同办公需要进行轻松的调节和改变。例如，当两个甚至三个不同团队决定来一场“头脑风暴”式会议时，拥有一个带滑轮的可移动白板(或可做书写使用的滑动墙)将是十分方便的。或者，设施管理人员可以在储存用矮柜上设置舒适的软垫，用以员工协作、讨论时作为椅子使用。问题的关键在于——使得家具及其他办公设施便于移动、利于节能和促进团队合作。而不是将员工紧紧束缚住。

促进员工健康

影响办公效率的另一个重要因素是员工的健康。有10%的受访者相信生病将使办公场所整体的工作效率极大降低。所以，为使员工高效工作，保持其处于良好的健康状况是十分重要的。

提升办公区域内整体员工健康状况的方法：

合理调节办公建筑气温：约有40%的员工表示建筑内部过低或过高的温度严重降低了其工作效率。不适宜的室内温度，不仅仅会使员工产生不舒服的感觉，还可能为员工健康带来更加巨大的影响。作为设施管理人员，为保证企业内员工的长期良好出勤率，可针对办公环境温度进行员工问卷调查，并根据调查数据对建筑内温度进行合理的调节。

建立清洁标准：干净、整洁的办公环境将有益于员工健康。为确保办公环境清洁确实有效，设施管理人员应该根据下辖设施、建筑特点建立适宜的清洁标准——确定出清洁程序的优先级，保证办公设施的干净、整洁和无菌。敦促保洁人员特别关注诸如门把手，厕所冲水把手，电梯按钮和扶手等“细菌热点”。这些易感接触点的清洁无菌将为办公场所的整体健康带来积极影响。清洁标准必须藉以必要的交流进行普及，并得到高效的应用。专门培训和标准质量、能效的客观测量亦可增强清洁标准的执行力度。鉴于员工使用的办公电脑很容易成为细菌滋生的温床，简易型办公清洁包(包含手持型消毒剂)被证实可以有效地降低员工疾病发生率和缺席率。

选择符合人体工程学、亲近自然的办公家具：在现代的办公场所中，约有三分之一的员工会在电脑屏幕前坐立8个小时以上。为降低长时间坐立可能带来的健康风险，使用符合人体工程学的办公设施是非常重要的。新式办公家具可将办公场所引导至更加健康、高效的良性方向。一把优质的椅子可为使用者提供更加适宜的物理支撑，而劣质座椅在带来不舒适体验的同时，还可能在长时间内导致严重的员工健康问题。

要知道，并非所有的座椅都有一样的结构。特殊的工作方式决定了其对座椅设计、结构的特殊需求。另外，座椅对多种体型使用者的适用性亦十分关键。座深、靠背高度、把手高度、座椅高度以及倾斜张力等元素都应可以进行个性化设置。

另外一点需要留心的是办公家具、设施的材质是否满足绿色加工要求。例如，木制品制造商倾向于以降低原料浪费、有害物质使用的方式实现产品的可持续性。这种材质的最大优势是会大幅降低有害气体(可挥发性有机化合物VOC)的排放。例如甲醛，如果挥发到空气中，将容易引起化学过敏反应。办公家具的使用寿命同样十分关键，廉价的座椅在满足员工舒适需求、使用寿命方面往往不尽如人意。

定时休息或小睡

对于员工来说，保持精力即等于保持高效的工作效率。46%的受访者表示“精疲力竭”是导致工作效率低下的重要原因之一。设施管理人员可以帮助员工对抗这种疲惫状态并通过鼓励员工远离办公位置进行定时休息实现其更高的工作集中力。另外，储备充分的小型厨房——咖啡、零食以及干净的餐具都可以在某种程度上提高员工的工作效率。约69%的员工希望所在公司为其提供零食，然而，只有43%的公司满足了这种要求。事实上，为员工提供零食不仅仅可以使其保持良好的心情和工作效率，更可以极大地降低员工饥饿离开办公室的可能性(这种缺席将毫无疑问地造成整体生产力的下降)。斯达普斯优势曾经发起的另一项调查结果显示，超过8,500万人为了“喝咖啡”而离开办公场所。受访者预计的平均离开时间为20至40分钟，这相当于每天浪费超过20亿分钟——由此损失的生产力是非常巨大的。

作为设施管理人员，如果你正在考虑、或已经开始为员工提供零食，则可参考如下方法，营造一个快乐、健康的小型厨房环境：

提供多种饮料选择：考虑在饮料清单中加入咖啡、茶、苏打水以及热可可等选择。

提供多种食物选择：比起饼干以及花生等食物，今天的人们更青睐于健康的饮食。事实上，绝大多数(超过85%)的受访者希望所在公司能在清单中加入更为健康的食品，例如燕麦条等有益健康、低热的食物。

提供正确的“工具”：员工们大都希望有多种餐具可供选择，包括咖啡杯、刀叉和汤匙、盘子和纸制品等。

提供急救设备：意外永远都可能发生。为处理可能发生的员工割伤、烫伤意外，办公室急救箱中必须包含所有可能用到的急救工具，并放置在办公中心区域，便于所有员工及时使用。

保持干净、健康：提供清洁设备的分类表，便于员工对厨房设备进行分类，保持办公场所的整洁和无菌。

似乎调查中最有意思的部分是员工对“能量盹”的需求。超过56%的受访者表示其需要在工作中打一个20分钟左右的“能量盹”，但是却有高达96%的公司和企业拒绝为其员工提供这种“机会”。虽然这种需求尚未形成气候，但是未来的办公室必定需要设置休息室。随着这种想法的流行，设施管理人员必定面对“如何在既有的办公区域内分配出休息室空间”以及“休息室是否实用并得到了有效的利用”等难题。

虽然许多影响员工工作效率的“干扰因素”都是不受设施管理人员左右、自然而然发生的，但是作为设施管理人员，通过对斯塔普斯优势发起的办公场所工作效率调查报告进行分析，即可在认识到自身重要作用的同时，实现设施内部员工“开心工作、健康工作、高效工作”的管理收益。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/南天)

尼尔·杜弗(Neal Duffy)是斯塔普斯公司(Staples, Inc)设施解决方案技术培训部高级经理。有30年的勤务、清洁维保行业管理和服务经验。其背景还包括多年的设施管理开发培训、高效清洁技术、可持续性清洁时间以及高效清洁概念等行业的咨询工作。