作者: 大卫•斯特莱顿 | 2016-01-18 16:14

缤特力（Plantronics）公司的工作场所

通信运营商缤特力公司（Plantronics）已经开始将其自主研发的“简易智能办公”设计模式应用到办公场所的整改中。简而言之，即是极其贴合“缤特力特色的科技、建造、逻辑和声学原理”的独特设计理念。

缤特力公司的“简易智能办公”设计模式可以说是通过特殊设计方式营造出的一种全新工作环境，旨在将商业建筑的整体运营效率最大化，从设计方法到实际功能，都是为了“从既有工作环境中获得最大工作产出”。

“我的高级经理曾经问过这样一个问题，我们为何不将这一自主开发的优势应用于我们的建筑设施中呢？”，缤特力公司欧洲及非洲设施管理总监乔治·柯芬（George Coffin）说，“所以，我们已经开始针对三个核心运营部门开展了转型设计计划：人力资源管理、设施管理以及信息技术管理。这种整改在为公司带来极大发展进步的同时，亦象征着巨大的挑战”。

当然，这种商业办公建筑内部整改的首要动机是为了降低运营成本，而与此同时，整改计划还必须符合缤特力公司的“交流统一化”目标，并实现与国际信息技术公司如亚美亚（Avaya），思科（Cisco），微软（Microsoft）的信息交流技术融合。

“我们的整改转型计划将围绕‘3B’策略开展——砖（Bricks），比特（Bytes信息存储单元）以及行为（Behaviour），分别由设施管理部门、信息技术部门和人力资源部门负责实施”，柯芬表示：“我们使用里斯曼索引对咨询程序进行优化，这将帮助我们更好地将员工带入到整改计划中来、了解其对于工作环境的客观需求”。

柯芬先生还将“3B”策略引申为办公场所设计中的“4C”策略：沟通（Communicate），合作（Collaborate），集中（Concentrate）和沉思及放松（Contemplate）。“例如，针对‘沟通’部分，我们将设计、建造出可供特定办公团队（如营销团队）进行电话营销的密闭空间，以便该团队在工作的时候不会与其他员工互相干扰。此外，我们还有多达18个配备有‘合作讨论区’的会议室供员工使用。过去，会议室的使用存在着极大的问题，即使是在许多会议室几近‘空置’的情况下，员工们也很难预约到，这是因为大多数的会议室都被以错误的方式使用着：10人、14人甚至18人用的会议室被用于一对一的讨论，这即是空间的极大浪费。所以，我们将可预约的会议室数量降低至5间，以确保会议室的正常预约和使用。通过与人力资源部门和信息技术部门的合作，我们将实现‘不允许以循环会议为目的，占用会议室达10星期以上’的会议区域管理模式，一旦会议室空置，将自动从楼宇空间管理系统中删除以供其他员工预约使用”。

另外，经过转型整改的办公空间中还将设置有非正式的“协作工作区”，供员工进行“一对一”式的讨论、小型会议以及简单的工作情况评估使用。这些非正式的工作区将从公共区域剥离出来，进而更为安静和舒适。“‘集中工作区’将仅供管理人员使用，因为其需要较多的时间来进行单独的统筹和统计管理工作。在大多数人来看，作为设施管理人员，如果我坐在办公室单独处理一项工作时，就像是‘公牛面前的红布’，所有人都会知道我在这里并不断的打扰、中断我的工作，而事实上，当设施管理人员在进行项目收尾时，是极其需要安静的工作环境的。所以，对我来说，最好的办公方式即是在家办公。然而，在正常的工作时间，我显然不能因为需要一个小时的集中工作时间而开车回家。集中工作区的设置则完美地解决了这一问题，通过制订严格的办公室礼仪、管理规程，所有的员工都将清楚——不要去打扰在集中区工作的同事们。”

“4C”中的最后一个是“沉思&放松”。“考虑到员工的健康和安全因素，办公人员每隔1小时50分钟应起身进行一些伸展和放松的活动。为保证员工的身体健康和更高的工作效率，我们需要在办公空间内部设置特定的休息区。在一层的办公区域内有24名工程师，有的时候我们可以看到他们在工作时间打台球，那是因为他们需要暂时地脱离工作环境进行适当的、必须的休息”。

柯芬表示，公司办公空间的整改更得益于员工的客观需求，而绝非设计、营建人员的一己之见。“在应用里斯曼索引法完成员工咨询之后，我们讨论了人们更加青睐的工作方式。我们询问了关于办公场所的每个问题，甚至包括室内商店应该出售何种商品等细节问题。随后，我们对室内细节、物品的包装进行风格上、形状上和色彩上的调整，确保其在符合缤特力公司形象的同时，满足特定人员的具体需求”。

在办公场所重新设计的过程中，乔治·柯芬遇到的最大挑战即是“声学元素”部分。“按照整改计划，我们需要将全部的不同区域设置在同一个开放式的办公空间内，这就为声学设计部分带来了极大的难题，不同的区域如何才能具有不同的声学特性和不同的隔音效果？我们就特定空间的噪音、声音、分贝数等问题咨询了声学设计专家，却只得到合理的参数，而没有进一步的设计方法”。

柯芬表示，在缤特力公司的办公建筑内，四种具备不同使用方法的办公空间对声学特性提出了不同的要求，但是，每种空间又全部要求精准的声学设计和管理方法。“通过与芬兰职业健康研究协会进行合作，我们在声学对工作的影响研究上获得了重要的参数。例如，我们将贯穿整个建筑内部的空调嗡鸣声定义为‘粉色等级噪音’，并选取诸如‘流水声’、‘鸟鸣声’等自然声进行测试，以分析其是否会对员工的工作情绪带来正面影响”。

我们可以这样理解声学机制：人的交谈声可以传播三米左右，但是当声音的音波与墙体撞击之后，声波即回弹并向不同方向散射出去，持续地渐弱传播。“在开放式办公室中设置有许多交流区域将不可避免地成为噪音源头，我们应用‘ABC声学管理办法，吸收（Absorb），阻挡（Block）和覆盖（Cover）’来解决这一问题，实现噪音的最小化”。

为更好地实现“ABC声学管理办法”，缤特力公司雇佣了一家名为易可风（Ecofon）的公司。“一般的天花板面砖可以吸收约25%的办公室噪音，而易可风公司的面砖噪音吸收率则高达90%至95%。由于其外观和一般面砖几乎一致，所以也不存在美学上的不协调性。我们还使用‘软墙’结构来吸收回声，至于声音的阻挡，带有遮挡物的‘小室’型讨论区则完美地解决了噪音的传播问题。如果墙壁质地坚硬，则仅仅可以阻挡声音的传播，却无法吸收噪音。如果呼叫中心采取这样的设计方式，则客服人员与致电者都会受到极为严重的噪音和回声干扰。若同时阻挡和吸收噪音，则致电者甚至听不出我在一个极其开放的办公场所内。此外，我还在建筑内部的所有天花板上方设置了大量的扩音器，这些扩音器隐藏在天花板中，在不影响美观的同时向室内的各个区域输送一定量的声音（如上所说的“粉色级别噪音”），而设置的目的即是我所说的‘营造喧嚣感’，作为办公人员，即使是在最为僻静的角落，也能感受到一定程度的声音，以使得我们感知到周围的工作人员，消除人在极度安静的环境中产生的孤独感。并且，这些无法分辨出的声音绝不会对工作人员带来干扰。这种‘喧嚣制造’的遮蔽音可以保证所有员工在正常、积极的心态下维持长时间的正常工作”。

柯芬说他曾经两次在未发出提前通知的情况下关闭“遮蔽音”以获取实验数据，最多只需32秒，柯芬就能收到来自于员工的投诉，大家都适应了遮蔽音的存在。

至于能源效率方面，在其开展办公场所的转型整改项目之前即分析了建筑的空调和冷却系统，并决定将该核心系统作为主要的“再设计”整改对象。“我们将设计出全新的热回收系统，使其具有更高的燃油效率并产生更少的二氧化碳。我们并没有使用散热器，所以我们只需使用少量的燃料来运行设备。另外，我们还通过使用太阳能系统进一步降低能耗”。

在使用太阳能系统之前，缤特力公司办公建筑的能耗情况评分（EOC）为65分，几乎等同于与同等规模的新建建筑。“我重新外包了能源管理业务，虽然还没有获得相关的反馈数据，但是我希望至少为评分提高3分，甚至赶超全新建筑的能耗标准”，柯芬表示。

除了上述的节能措施，柯芬还要求其安保服务提供方在夜间和非工作时间进行巡逻并关闭处于“非必要”使用位置的监控设备。“对这些细节的注重将带来极大的改善”，柯芬说：“缤特力办公建筑在两年前获得了‘低碳建筑认证’，所以我所面对的能效问题压力并不算巨大。尽管如此，一定还有一些其他我没有注意的细节可以帮助公司建筑运营获得更大的进步”。

在缤特力办公场所的照明方面，柯芬使用了红外动态感应器来确保室内照明设备在区域空置18分钟之后自动关闭。“我们的热回收系统将自动控制并调节整个建筑的热量状况，并且可以根据设置进行相应的调整。建筑内部的不同区域感应、控制装置都可以根据太阳的具体位置、甚至区域内窗户的多少进行最为智能的管理和热量调整。我们接下来要进行尝试的是，将办公室内部的温度检测设备拆除，安装在办公室外部，以检验可能发生的改变，虽然我们也并不清楚究竟会发生什么，但是我们总是会通过实验不同的方案得到最佳的管理方案。”

柯芬还表示说，现在缤特力公司正在考虑集成其欧洲市场中的管理软件。“我们将把建筑信息建模程序集成到计算机辅助设施管理系统中，事实上，我想创造出一种集合了所有管理程序的建筑管理系统，并支持多人操作，以便于欧洲市场中的所有管理人员使用。有人说我这样是过于贪心，但是所有的事情都是有可能的”。

在柯芬接手缤特力公司的设施管理整改项目之后，他做出的一个举动即是将餐饮服务和保洁服务分开，“我并不看好那些‘一体适用’的服务方，所以我将保洁服务外包给主线合约服务公司（Mainline Contract Services）。这家公司从2004年起即是我们的合作伙伴，为公司的英国分部提供了非常优质的服务。并在长期服务中体现了极其优秀的紧急事件应对能力，是非常可靠的商业伙伴。另一方面，在公司内部的餐饮业务外包中，我更倾向于雇佣那些小型的公司，尽管小型公司在管理上存在着一定程度的瑕疵，但是极高的学习渴望和对工作的极度热忱可以使其在极短的时间内完成大型工作的准备工作，这是大型公司所无法比拟的”。

在柯芬看来，统一通讯（Unified Communications）是设施管理行业的必然发展趋势。“从物理距离上来讲，我从未如此‘孤单’地工作过，但是从统一通讯的意义上来说，我又从未‘这样顺畅而频繁’地与其他人共同工作过。”

关于乔治·柯芬（George Coffin）

16岁参军，42岁退伍，主管部队的信号通讯——乔治·柯芬的性格和工作态度与军队有着很深的渊源。

对于设施管理，柯芬表示：“我非常喜欢这种多元化的工作。在缤特力公司，我负责商务旅行、餐饮管理、安保管理、办公场所设计和声音&噪音管理等工作，这实在是非常有趣。现在的人们仍然对设施管理行业抱有偏见，面对他人的冷眼相看，我并没有沮丧，而是更加专注地投身设施管理工作——要知道，设施管理总是能带给人惊喜。现在，我已经51岁，而设施管理就是我除做人之外的第二职业。有些人会问我，为何我如此擅长设施管理工作？我想，是因为25年的军旅生活教会我以不同的方式思考问题，正如设施管理工作一样——我们时而需要主动性前瞻性地思考并采取措施，时而需要被动地进行工作——这便是我在军队学到的东西，以及我对设施管理的一点点个人认知”。