非接触式访问与访客管理系统保障安全

在电影《惊魂记》（Psycho）和《闪灵》（The Shining）中，酒店承载着人类心灵深处的恐惧。而在《女巫布莱尔》（The Blair Witch Project）与《林中小屋》（The Cabin in the Woods）中，承载恐惧的是森林。在《异形》（Alien）与《地心引力》（Gravity）中，主人公在外太空应对超乎寻常的恐惧。但是现实的怪诞，远超电影，就连好莱坞也无法想象出这种场景——人们害怕返回办公场所工作，而办公环境，包含如便利贴、复印机和回形针等工具，根本算不上诡异；然而新冠病毒成功地做到了这一点——员工们已经居家办公、离群索居了几个月，如今收到公司召唤，要到自己无法控制的环境中工作，而在这种环境中，与同事的交流互动，触摸电梯按钮，甚至是去厨房，一举一动都会引发担忧，害怕感染新冠病毒。
      在这种情况下，设施经理们能为办公空间做出的最重要贡献，便是让人们获得内心的平静。为实现这一点，许多设施经理安装安全系统和组件，尤其是访问控制与访客管理系统，通过技术手段消灭不确定性，而令人重获信心。
 
      访客管理系统
      中小型企业的设施经理有时会说，只有每天访客多达数百名的大型公司才需要访客管理系统（VMS）。通常，小规模的公司认为通过纸笔方式手动记录访客信息就足够了。
      访客日志存在的问题
      在大数据时代，以及新冠疫情全球大爆发的当下，上述这种态度站不住脚。访客日志以及类似签字登记等工作流于形式，仅能获取访客的姓名、访问日期、访问时间和接待人；另外，只有访客如实填写，所记录的信息才是真实的。同时也无法追踪访客在现场的行为，在紧急情况下也无法确定其所在位置，而访客的离开也无法通过电子方式验证。
      更为糟糕的是，纸质记录要求来访者使用同一支笔登记信息。此外，在登记信息时，通过记录本可以看到访客名单，根据欧盟的《通用数据保护条例》（General Data Protection Regulation）或美国《健康保险便携性和责任法案》（Health Insurance Portability and Accountability Act）等法律法规，偷看来客名单可能侵犯隐私。2018年对美、英两国上班族的调查表明，有62％的受访者都想要看一看在他们之前登记的人员信息。另外，访客登记日志的维护、存储和销毁也牵涉这些法律。
      在合规性要求方面，电子访客管理系统与登记的访客日志是一样的，但是，不同之处在于可以对VMS数据进行加密，增加密码保护，或者提高安全级别。
      VMS的关键组件
      在访客到达现场前，就可以通过VMS进行预登记。为了开展业务，现有客户与潜在客户、承包商、求职者、服务商、合作伙伴、顾问等各方人员有时需要来到公司洽谈业务。通过预登记系统，企业可以事先审核来客，让他们预先准备材料或文件，如照片或预约函等，减少访问当天在接待区的等待时间。
      此外，信息也可以反向流动，企业可以预先告知访客有关信息，如营业时间、卫生规则（例如戴口罩、保持社交距离等）以及其他健康要求。
      企业人员还可以事先为特定访客预定到访日期和时间，如此，就可以简化重复访客的登记流程。       对讲设备
      大多数人都熟悉办公大楼基础的对讲系统，这种设备通常放置在入口大门上，可让访客与门内的接待人员、安保员或其他工作人员沟通。然后，工作人员可以决定是否允许该访客通过。
      此外，视频设备可以令访客管理体验倍增，令员工收集到更多访客信息，助其做出许可判断。因为仅凭声音无法明确访客身份，访客可能会伪装自己的声音，或故意说话模糊不清，或撒谎，以掩盖身份。相对而言，视频更便于工作人员确认身份（如对比访客本人与照片），读取访客手势或面部表情等视觉提示，确定访客的举止与穿着是否适合办公环境，同时查看该访客是否携带或试图隐藏武器。
      非接触式签到
      随着新冠病毒感染数量居高不下，除非迫不得已，访客仍然不想触摸任何东西。因而，强调尊重上班族的健康和福祉的非接触式签到系统应运而生。访客可以通过手机应用或扫描二维码登记进入，无需触摸可能不干净的屏幕。非接触式系统还消除了排队情况，令签到速度更快。随着排队进入或排队使用电梯等队列的消除，适当的社交距离就更容易遵守，来减轻疾病传播的风险。
      打印吊牌
      访客的吊牌应包括访问日期、时间段、来访人员与接待人姓名等信息，以便工作人员知道是否有陌生人来到现场，以及他们出现的时间。此外，吊牌应通过自动方式打印出来，给到访客，确保只有访客自己可以触摸使用。
 
      非接触式访问控制
      理想情况下，VMS可兼容企业的访问控制系统，而企业越来越多地寻求非接触式访问系统，来确保健康卫生、实现善意。
      数十年来，塑料门禁卡主导着访问控制领域，它们令企业可以根据员工角色、职级、工作时间以及其他因素来分配访问权限。设施管理团队或安全人员可审核门禁的使用情况，确定空间使用水平，辨别行人流量以及实施调查。
      卫生
      随着非接触式访问系统的飞速发展，塑料门禁卡的统治地位可能已日暮西山。如非接触式指纹扫描仪、面部识别、手机凭证等生物识别系统可提供更卫生的访问体验。
      成本与便利
      除了上述优势外，这些系统还具备额外的吸引力，因为它们消除了物理门禁卡因丢失、遗忘或被盗而产生的费用、浪费的时间以及打印与运输新卡等不便和麻烦。在云端访问控制系统上，其数据库并不存放在办公室的服务器上，而是在云服务提供商管理的数据中心，因而接待人员、设施管理人员、安保人员或其他人都可以远程即时授予、修改或撤销访问权限。当云端系统同时用于物理访问与网络访问时，访问权限的远程即时可撤销功能，可防止被终止权限的访客盗窃信息、破坏数据或实施其他破坏行为。
      对于更为敏感的安全应用，许多系统提供多因素组合的身份验证，例如员工只有通过面部识别系统的识别与匹配，同时持有手机通过读取器的读取，才能访问服务器机房。
 
      访客管理和访问控制的集成
      将VMS与访问控制相结合，可以创建功能强大的应用，用设施的安全维护、使用情况监控、接触者追踪以及空间规划。
      安全
      企业可以通过如地理围栏等工具，来划定访客活动区域以及警报触发区域。一些系统通过追踪场内所有人员的活动，识别访客何时尾随具有合法访问权限的人进入设施，也可以确定设施使用者是否违反社交距离的规定。
      此外，安保人员可以使用访问数据来制订禁入或危险分子的监视列表。配有暴力倾向人员、脾气暴躁顾客或任性承包商的照片与描述，工作人员就有了好帮手，有助于预防事故的发生、禁止特定访客进入，或者迅速调动资源应对紧急情况。
      使用情况监控
      访客管理与访问控制系统相结合，可提供全方位的人员计数与位置识别，在发生袭击事件、炸弹威胁、火灾警报、自然灾害或其他紧急事件的情况下，企业可以知道何人在何处，积极处置。
      接触者跟踪
      上述功能还可用于追踪接触者。如果设施内某个人的新冠病毒检测呈阳性，那么可通过系统审查该患者的活动轨迹，识别出需要隔离或检测的所有接触者，而如视频监控、对讲设备等组件可有效优化这一过程。
      空间管理
      企业可以利用其访客管理和访问控制系统来处理关键数据，如高人流量的时间段和区域，确认经常到访的来宾，特定区域的人流数量以及滞留时间等。据此，企业不仅可以相应地调整其资源，如定点安排安保人员，还可以提供礼宾服务来优化访客体验。
 
      构建更好的设施
      建筑设施的安全始于正门，因而入口应配备最新技术，确保提供最佳防御。新冠疫情令当前保持建筑设施尽可能安全的努力迅速过时，为业主与设施经理提供了构建更好设施的好机会。展望未来，任何建筑设施的正门所扮演的角色，都不仅是欢迎访客的门面，而将是抵御任何安全或健康威胁的第一道防线。设施经理，如果优先考虑建立更好设施的现代解决方案，就能构建具备韧性的物业设施，且能够承受不可预见灾难的考验。
      《黑衣人》（Men in Black）、《木乃伊》（The Mummy）和《普罗米修斯》（Prometheus）等作品，透过电影视角展示了触碰不该触碰事物后导致的可怕后果，那便是进入混乱状态，世界末日的丧钟被敲响，前途未卜，未来灰暗。因新冠疫情，员工被迫在家里待上数月，欣赏电影和电视节目，如今他们逐步返回办公空间，可能会把工作看作是自己参演的恐怖电影，而办公室就是传染疾病的巢穴。但是好的政策，恰当的流程，有效的沟通与工程设计，兼容智能访问控制和访客管理系统，可以大大缓解这些恐惧，迎接高效工作、而心情舒畅的员工。
 
 
      关于作者：
      迈克尔·吉普斯（MICHAEL GIPS），是全球专业安全咨询有限责任公司（Global Insights in Professional Security, LLC）的负责人，帮助安全提供商在竞争激烈的市场中开发前沿内容、保持思想领导以及提高品牌知名度。
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