作者: 约翰·里默 | 2017-01-11 10:35

为设施从建造到运营的成功转换做好规划

设想一下：一座建筑在完成设计和建造之后，便会由建造方转交给管理团队进行管理和运营，然而在交付过程中却往往缺少足够的建筑系统测试和必要的工程人员培训。这让建筑的初始运营状态仅维持在最低指标;更糟糕的是，在面对由多种相互依存的不同系统构成的复杂运营结构时，我们缺少开展运营和维护工作的最为直接的参考资料。而就是在这种“糟糕且缺少必要资源”的条件下，设施管理部门被“空降”到了应对设施使用人诸多抱怨、处理多种建筑系统故障的最前线。我们是否遗漏了某些重要的环节呢?

建筑系统的调试和试运行不可忽略

难道我们不应该在建筑的运营和维护工作中投入相当的精力吗?——正如我们在设计和建造工作中投入了大量的人力和时间一样。思考一下我们是如何进行建筑设计的：我们经历了确定业主的设计要求、设立多种布局并进行检查、计划和项目的堆叠、制成建筑效果图、设置技术参数和最终施工文件这些步骤和阶段。这仅是设计过程——这种设计的目的并不是要尽可能地降低建筑师和工程人员的工作量。然而，设计的目标应当是要在建筑的初始阶段将全部相关方都带入到项目中来，并促使他们在面对未来可能发生的运营和维护工作时持相近的态度。须知运营过程将持续几十年，而并非几个月那么简单。

然而事实上，在建筑由建造向运营转换时，设施管理团队参与的起始时间节点往往比我们想象的要迟上很多，这使我们无法有效地衔接建造和运营两个阶段，造成较为严重的知识和参数空缺。在大多数情况下，刚刚竣工的设施就好像“被建造方从墙外突然丢进来”一般地交予设施管理运营部门接手，并且，由于工期时间极度紧张，设施内部的办公家具和设备也必须在短时间内完成部署，随后便是建筑使用者和租户的井喷式涌入。在这种情况下，建筑的运营和维护指导文件往往难以及时得到完善，导致建筑的运营绩效难以达到设计的平均标准。

在这一时期内，设施管理团队将不得不从零开始逐渐探索建筑的最佳运营和管理方法，并同时面对来自设施使用者的诸多投诉和抱怨。在这个异常忙碌的阶段，设施管理和运营人员往往无法及时地将建筑内部的各种设备信息加载到建筑的维护管理系统中，也无法合理地制订预防性维护计划——所有的建筑运营和设施维护方法都无法形成书面文件，设施内部本应一切就绪的各种外包服务也将处于“真空”状态。全新的建筑将因为运营管理工作布局工作的滞后而处于低效率运行状态。

值得高兴的是，设施管理从业人员正在为参与到建筑项目决策阶段而做出巨大的努力。尽管在当前的许多建筑项目中，建造方已经开始要求设施运营管理部门进行前期介入，但是为了确保设施在未来的运营阶段中能够保持良好的维护状况，我们需要做出的改变和完善还有许多。在本文中，将对一些能够帮助我们良好桥接设施建造阶段和运营阶段的方法进行较深层次的探讨。

加入到“谈判桌”上

第一步即是在建筑的初始设计和规划过程中赢得话语权，并与项目其他相关方建立良好的联系。或许你会认为，作为建筑后期运营管理的重要执行者，设施管理人员本不需要刻意地去争取话语权和决策权，但现实就是，在开展设施管理工作并创造实际价值之前，我们必须首先进行自身的营销，将我们的专业技能所能够创造出来的巨大价值告知全部管理层。作为设施的运营和管理专家，我们当然能够为设施的设计和规划提出极具意义的宝贵意见。而对于现在的我们来说，只是需要一个能够“畅所欲言”的机会。既然我们在“谈判桌”上获得了一席之地，那么接下来的目标就是利用自己的专业知识，成为真正意义上的专家和值得信赖的顾问。我们的核心任务并不是通过援引过去的失败项目来警醒建筑和工程部门规避各类项目问题，而是真正地架设起从建造到运营这两个重要阶段之间的桥梁。

为成功做出预算

除了在设施设计决策中提供指导意见之外，作为设施管理和运营专家，我们还应该做出科学的运营成本预算(包括运营、员工配置计划和启动成本等)并提交管理层进行审批。其中，运营预算应包含人力成本、外包服务成本、保管成本、园林景观成本、公用事业成本、培训成本和意外开支等全方位的预算。一般来说，建筑项目都会包含一个能够覆盖未知成本发生的意外开支预算，设施运营的第一年也应该这样做。

员工的配置计划和雇佣时间轴同样十分重要。在建造到运营阶段的过渡期，我们可以通过“调试和试运转”的方式来寻找和雇佣所需人员，尤其是那些具有较高技能等级的高端人才。启动成本预算应能够覆盖初始的员工培训成本、计算机化维护管理系统(CMMS)的应用成本和其他关键组件的备品成本等。

试运转

试运转甚至能够决定一座建筑的后续运营状况。优秀的试运转调试机构能够为设施管理团队提供更多关于项目的深层次意见，帮助后者在后续运营过程中掌握更大的主动权。可以说，设施的试运转也为员工提供了了解设施运营流程和可能存在的意外状况的宝贵机会。另外，我们不仅可以在设施的试运转阶段进行人才的筛选，还可以通过再次的试运转来计算出设施建筑的持续性运营绩效。

我们要选择优秀且具备相应资格认证的试运转和调试机构。良好的试运转将有助于设施的长期稳定性并降低生命周期内的整体成本。试运转和调试并非昂贵到无法承担，我们可以通过预算来进行科学的控制和调整。而如果跳过试运转，那么后期我们将承受更大的代价，那才是不可承受之重。

信息管理

全新的设施必然会附有大量的图纸、运营维护手册、调试报告、运营日程表和技术参数等信息，这些信息将是日后开展设施运营和维护工作的重要参照。在设施的生命周期内，这个时间点将是书面数据最为准确的一刻，所以我们一定要抓住这个机会迈出最为正确的第一步。要避免和大多数还在用过时的数据和信息的人一样，全部的设计和建造文件都应建立起电子档案并存储在建筑的维护管理系统中。

最新的虚拟技术已经可以将许多后期遇到的问题在图纸阶段就得到解决

此外，我们还需要建立起完善的文件和信息管理准则来确保相关信息能够根据设施的变化得到及时的更新(例如设施的翻新、扩建、内部设备的更换和电力配置的改变等)。设备信息和技术参数说明应该能够从电子档案中随时导出并无缝导入到设施的维护管理系统中，这样就可以避免相关数据在人工输入过程中可能产生的各种误差甚至错误。在设施的设计和建造阶段，我们可以在设计、建造合同中提出对电子文件的需求，来保证我们在特定的时间点获取最新最全的第一手资料。

缜密的思考

在设定建筑系统和配置设备的过程中，我们还应该确定出商业的关键区域、核心部门和各自应该具有的重要职能，并针对这些关键的问题与管理层和其他部门的领导者进行深层次的商议，来确定他们对设施运营时间节点、可靠性和维护等方面的主要需求。针对设施内部的不同空间和不同设备，我们可以通过计算来设定一个需求的临界值，并参考该需求临界值进行维护策略的调整(例如对维护请求的先后进行排序)，进一步优化设施运营维护流程。

准备就绪

位置信息和设备信息应被输入CMMS(计算机维护管理)系统中，包含设备生产商、设备型号、设备尺寸和功耗以及临界值等信息。此外，担保信息(保修期限、承包商服务合同和保修文件的电子副本等)也应被全部导入CMMS系统中。为了便于后续的管理，我们还应该采用统一、简明的命名法来确定各类信息的标准术语(用简明的术语来描述设备位置、系统参数和设备种类等，并给全部设备设定惟一的标识代码)。在最理想的情况下，我们应该在设施的设计和建造阶段即开始使用统一的命名法，并在设施建筑的整个生命周期内都加以使用，真正地实现各个阶段之间的无缝化连接。

维护即生命

为了保证设施的最佳运营绩效和尽可能延长其使用寿命，我们必须应用最为适宜的维护策略。设备的预设临界值、更换成本和使用状况可以帮助我们确定不同设备、不同区域的最佳维护方法：一直使用到出现故障然后更换、预防性维护、前瞻性维护、基于运行状况适时维护或者是多种维护模式的混合式维护。一旦我们设定了维护策略，就应将其导入CMMS系统中，并立即开始实施。作为设施管理人员，我们还必须在接手建筑的运营之前，确保相关服务方已经完成了必要的前期维护和调试工作，以避免因缺少前期维护导致的保修失效(某些设备必须进行前期的调试和恰当的维护才可以满足保修要求)和长期的设施运营绩效负面影响。

另外，我们还必须对维护工作的实际执行方进行必要的审核，以确定其具备必需的资质、开展了必要的维修人员培训、配备有合理的维护工具等。对于一些较为特殊的维护工作，我们要以评估的方式来确定维护执行方——由内部维护抑或外包专业人士。如果选择外包，那么设施管理部门应该在全面接管建筑运营管理工作之前就完成外包商的选择和服务条款的磋商。

运营预演

试运转文件、设备生产商手册和服务承包商的培训数据可以用来制订设施的标准作业规程(SOP)、维护运营规程(MOP)和突发事件处理规程(EOP)。这些设施的运转规程各具特色：典型的SOP更偏向于设施行政方面的管理;而MOP则根据建筑维护系统的不同而千变万化;EOP的执行则更具有线性特质——在突发事件发生时(例如电力中断或系统故障等)就需要按照EOP一步接一步地执行补救措施或等待问题解决。上述的设施运营规程都应形成书面文件，并在试运转阶段完成测试和调整。

对于现有员工和测试期员工来说，上述规程本身就是绝佳的培训工具——设施试运转阶段和全部信息的归档阶段将帮助员工以极快的速度成长。值得注意的是，我们应该每年对上述规程进行检查和调整，来保证其准确性和可应用性。

为将来做好准备

正如一直所说的那样，作为设施管理人员，我们应该为未来可能存在的设备更换(设备正常达到其使用寿命)建立资金计划。设备的安装时期、安装成本和预期使用寿命等信息则应该输入CMMS或其他数据库系统中。为未来的设备更换进行储备的最佳时机就是设备刚刚完成安装的时候，我们会有充足的时间建立起必要的档案并提前做好准备，避免未来可能出现的维护黑洞——设施内部的某些原始设备由于同时临近预期使用寿命而在短时间内大量损坏。

结论

事实上，我要说的窍门就是：上文所说的全部工作都应该在设施管理和运营人员全面接手设施、系统管理工作之前完成。这或许听起来有些不切实际，但是作为新时代设施运营和管理专家，我们必须尽可能地走在队伍的最前端，而不是被甩出车窗，然后再竭尽全力地追赶。

而达成这一目的的关键就在于制订出包含上述全部细节的规划方案，并将其在建筑设计和建造的初始阶段传达给决策者和各利益相关方。我们必须让管理层和项目团队知晓，作为项目后期运营关键执行者，我们需要哪些运营布局和管理工具，并尽可能地在建筑实质上竣工、设施使用人涌入之前完成必要的准备工作，真正意义上实现设计阶段和后续运营阶段之间的良好桥接。

约翰·里默(John Rimer)，注册设施管理师，FM360咨询公司董事长，有着18年的多个行业的设施管理经验。

(本文由国际设施管理协会(IFMA)授权发表，翻译/南天)

(原载于《现代物业·设施管理》2016年第12期)