数据是物业及设施管理战略决策的关键
随着众多商业集团和组织开始通过“信息数据录入”实现商业提升，“大数据”的物业和设施管理概念越来越深入人心。在任何一种工作中，我们都需要根据各方面的信息数据作出最为明智的判断，设施管理工作亦是如此，需要我们依靠客观的“数字、数据型硬数据”来作出最佳的管理决策。
在这种数据信息的应用过程中，定位恰当的、所需的数据，并使其清晰化、具现化是最大的挑战和障碍。每一天，我们都似乎处于大量数据信息的“夹击”之中，甚至被各种各样的信息淹没。然而，面对如此巨量的数据，我们却仅仅利用了其中的一小部分而已。只有极少数的商业集团或组织可以有效地捕捉日常运营和管理中的微小细节，并以之为依据，作出能够提升运营质量和促进长期成本控制的最佳决策。
上述仅仅是迈特集团(音译，英文名“MITIE Group PLC”，外包管理服务供应商)根据全英国高端物业、设施运营现状作出的调查结果之一。其调研结果则直接促成了迈特集团的服务核心理念——以更具有深度的行业认识，优化能源和数据信息，以极具灵活性的工作方式提供更为优质的设施、物业管理服务。
迈特集团的行业调研中最关键的一项结论是：作为管理人员，我们可以捕捉建筑使用周期内的所有数据信息，这不仅仅限于租赁数据、业务等级数据和实际成本数据，而是通过大量客观事件反映出的建筑、空间使用状况数据。这些数据可以帮助管理人员更好地掌握建筑设施整体的实时运营效率。
随着行业的发展，物业设施管理所涵盖的专业面也变得越来越宽广。数量持续增长、复杂度越来越高的数据信息在为设施管理行业带来巨大挑战的同时，亦带来了前所未有的发展机遇。对数据的捕捉并通过恰当的处理方式将其整理为可供实施的具体措施是高效设施管理的必然要素，而具有坚实数据基础的决策则更有可能帮助管理人员通过诸如“更为高效的利用既有空间”、“运营网点的重新选址”或“资产合并”等方式降低运营和管理成本。
当前，几乎没有商业公司或组织在下辖资产的运营和管理活动中使用计算机辅助设施管理软件(CAFM)，因而更加无法捕捉和分析建筑运营的关键数据信息。针对这一现状，迈特集团开发了简易的客户终端，通过完善并使用“迈世界”(MiWorld，一款基于网络的运营和管理数据捕捉分析程序)，管理人员可以对既有的巨量数据信息进行深度挖掘，并通过对收集到的信息进行甑核和分析，得到“以设施物业运营成本”为核心的商业数据模型。
从某种意义上来说，管理人员面对海量的设施管理数据时，就像是“人类面对大海一样”渺小，作为设施管理人员，我们有着获得和管理关键数据信息的巨大特权。并且，我们有着专业的技巧和知识来“破译”这些数据，将其转化为具有极高价值的战略性管理决策。设施管理团队收集到的动态、实时的设施使用率信息、建筑空间分布信息以及能源消耗信息等都可以帮助实现优化物业和设施的管理运营。
我们可以整理、提供出更为生动客观的整体设施居住使用成本状况，而不是诸如“租金”、“空间”、“租赁期”和“违约”等非动态信息。从某种意义上来说，这些琐碎的“小数据”也可以帮助实现更为人性化、智能化的管理决策。
许多企业和组织的设施管理部门已经开始将这一元素融入其核心工作中——将原始数据分析和转换为可供使用的、直观的信息，以促进领导层作出更为明智的管理运营决策。
近期，笔者拜访了一处由迈特集团全权负责设施管理服务的客户设施，该设施的设施管理总监十分兴奋地向我展示了其正在使用的电子设施管理控制面板——通过触屏式操作，实现了对设施内多个部分的实时监控和管理，其中包括：消耗品使用状况、访客数量、建筑内空间占用度、能源管理信息和餐饮配置等细节。
我们甚至可以监测建筑内部的不同区域各自的使用方式以及其消耗的能源。进而将所收集到的全部数据以每天、每月或每年为基准进行平行比较。最令人振奋的是，以上的全部步骤都实现了实时操作，管理人员可以实际掌握每分每秒的设施运营状况和其发展趋势，从而作出最为明智的判断，采取最为合理的措施。
设施管理和物业团队之间的关系通常是垂直式的，由于设施管理工作范围通常被划定在特定的设施空间之内，设施管理更像是物业管理部门的一个“职能”工作单位。现阶段的设施管理办法多数都并非是为实现长期商业收益而作出的明智决策，而仅仅是基于短期运营情况作出的“事倍功半”的不良决策。然而，高效地收集和使用建筑设施的关键数据信息恰恰是能为整体商业模式带来戏剧性收益的关键。
作为设施管理人员，如果能够高效地使用手中的设施运营数据信息，我们就能够在整个集团或组织中提升自身价值——我们并非只是通过清扫、保洁来创造良好设施环境的“低端劳工”，而是可以通过科学的管理手段，大幅降低建筑设施运营成本，从而为集团带来巨大经济收益的优秀管理人员。
(由英国《物业与设施管理》杂志http://www.pfmonthenet.net/特别供稿。作者系迈特集团总经理。翻译/南天)
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