作者: 艾德·杰林斯基 | 2016-03-28 11:59

怎样让你的游戏升级？

作为一家国际房地产设施公司(RE&F)的前任副总裁，我管理过多种多样的房地产设施类型，管理过的房地产设施面积的大小也从100万平方英尺到900万平方英尺不等(约合9.29万平方米到83.6万平方米)。我的管理团队所面对过的各种挑战也与大多数企业房地产管理者所遇到的问题极其相似——例如，如何通过降低房地产运营成本来提升企业的整体赢利能力;或者，着手安排和执行一年到三年的资本计划和预算，且该计划和预算会以季度为单位时间或按照企业整体的经济状况进行调整和改变。在企业房地产和设施管理工作中，我曾遇到过许多运营成本极高、且房地产面积租售比较为失衡的设施，并且，作为房地产运营的管理者，我还需要经常地与企业中的其他商业部门竞争有限的资本基金。

在我的企业房地产管理生涯中，为了对资本支出情况进行规划，我通常会和大多数管理人员一样，从每一位房地产和设施的直接管理人员处获取和积累信息并加以分析。但事实上，这些收集到的数据往往带有管理人员自身的主观意见，并完全因人而异，这些信息中体现出来的内容，相对“客观需求”而言，更像是“个人愿望”。在这样的情况下，我往往无法对这些数据和费用项目预算的客观性进行验证。我所能采取的最为恰当的措施是参考设施的历史运营成本数据，并依靠有限的设施现场走访来分析这些既得数据的准确性和可靠性——要知道，如果我们管理的房地产设施面积较大并运营情况复杂，则这种“数据参考式”的分析工作是十分困难的。不可避免的，我只能在企业整体运营预算削减的时候使出浑身解数——通过不断地交涉、甜言蜜语以及我所能想到的一切手段降低运营成本并尽可能低获得更多的资金支持。

我需要处理的难题之一，是各个设施的现场管理人员因具有不同的教育背景、个人性格和管理能力，导致来自不同设施的数据之间往往存在着相互矛盾的现象。基于同样的原因，同样的设施管理和运营策略在各个设施的实施情况亦有所不同。这种充满个人感情色彩的运营方式将导致设施管理资本支出(FM-CapEx)的极大浪费——换句话说，虽然我们付出了相应的成本，但是并没有将钱花在设施管理状况的提升上。设施现场走访虽然费时费力，但确是我们在管理大型设施时需要采取的必须措施，以便于确定其房地产运营预算的合理性和开销项目的准确性。所有的管理人员都与我面对着相同的问题：大型的设施运营和管理过程中，存在着成百上千的费用项目预算，我们无法逐条地对CapEx需求进行比对，同时，我们还缺少高效的分析工具来对CapEx变化导致的经济和商业影响进行建模分析——例如，如果整体运营预算需要按照企业要求降低10%，我们应该如何相应地调整CapEx支出的先后顺序。

虽然现在我已经从日复一日的“折磨”中解脱，但是我仍旧能够从国际房地产设施公司副总裁的工作经历中收获到一些独特的管理视野和对最佳管理实践、方式的更深刻的认知。在管理的最初阶段，我的建议是完善出灵活的设施资本计划。

灵活的设施资本计划的必须元素

灵活的设施资本计划究竟是什么呢?可以说，它能够促使管理人员对不断改变的设施运营和管理环境做出最为合理的反应并快速适应这种变化;它能够使管理人员作出的房地产运营决策最大程度上地接近和符合企业的整体目标;它以实时的数据为基本参考对管理人员的决策行为进行指导;而最为优秀的特点则是——灵活的设施资本计划实质上是高效的、可重复进行的、可进行测量和二次统计的设施运营状况分析流程。一个灵活的设施资本计划应具有如下必要特点：

企业商业运营和设施房地产运营的策略一致性

——由商业经营单位给予策略支持;

——与财务部门(税务、证券、财务分析)、信息技术部门和人力资源部门功能相一致;

——根据财务绩效状况进行管理和调整。

依照数据采取行动

——通过企业级别的管理工具，依照其分析结果采取相应措施;

——房地产&设施的度量指标与其他对等组指标相一致。

有效的业务处理流程

——商业案例结构应以投资回报率(ROI)或其他合理因素为原始驱动;

——确定利益相关方、合作伙伴和资源并将其考虑到设施资本计划中来;

——可重复性，可测量性和高度的可报告性。

在随后的叙述中，我们简要地解释为何这些必须元素能够促进灵活设施资本计划的有效和成功。

企业商业运营和房地产设施运营的策略一致性

或许，一个灵活的设施资本计划的最重要的目标即是建立起房地产策略和企业商业运营策略之间的一致性。这种一致性应由经营单位战略作为驱动力并由房地产设施决策提供支持。此外，设施资本计划还应能够根据企业的财务状况进行随时的调整。为了建立资本计划与企业商业运营策略彼此之间的一致性，我们还必须良好地关联资本支出和商业运营需要。藉此，一名企业房地产从业者才能够称得上是可靠并值得信赖的商业伙伴。

依照数据采取行动

一个成功的灵活设施资本计划应具有的第二个必要元素，是其应该能够严格地依照既有数据促使管理者采取合理的行动。从两个方面来说：

一、数据必须为实时、优质且所需的;

二、必须有便于使用、能够将数据转换为可参考数据的企业级分析工具。

从数据方面来说，设施状况数据是必须的，且可以使用其他数据进行补充，例如能源使用情况数据、功能完善性数据和维护记录等。

但是，如果我们不能使用企业级的数据分析工具进行快速、前瞻性的数据处理，即使是最优质的数据也将变得一文不值。我们经常使用的度量分析工具是设施状态指标(FCI)。而FCI的计算方法是：用“完成已经推迟的建筑维护项目所需总成本”除以“预计的替换成本”。简单的说，FCI数值越低，则该设施对设施维护和更换所需求的资金支持就越低。例如，某建筑设施的FCI数值为0.1，则表示该建筑的整体缺陷率为10%，这说明该建筑的设施状态良好;若FCI数值达到0.7，则建筑整体缺陷率为70%，这意味着该建筑亟待大范围的设施维修或更换。

FCI和其他指标使企业房地产管理人员可以横向比较其下辖的类似建筑和设施，并帮助其为多种资产类型建立具有独特目标的设施装填评级系统。特殊类型的建筑，例如数据中心或者生产工厂等设施，其运营状况往往会关乎企业目标的实现与否，则需要企业决策者尽可能地给予资金支持以提升其FCI数值。此外，我们还可以根据设施内不同费用需求在得以满足后带来的FCI数值，同时结合设施的合规情况、维护临界值、商业目标和可持续性达成情况，来为维护工作进行排序，确定设施维护和更换的最佳有限顺序。最后，FCI指标还可以应用于各种“假设”场景，帮助管理人员确定当前资本支持分布给设施运营状况带来的客观影响。

有效的业务处理流程

为了制订出真正灵活的设施资本计划，第三个最佳实践即应用有效且高效的业务处理流程。首先，我们应当根据设施的后续消耗成本需求和可以预期的未来成本需求建立起一个可以追踪的、动态的预算费用统计。使用设施的历史数据并藉此预估出其在未来一段时间内的预算需求情况，可以帮助我们创造出更加引人注目的商业案例，同时使下辖房地产设施能够向公众展示出持续的、长期的可靠性。

我们可以通过静态的数据，例如所有下辖设施的使用寿命等来定位设施资本支出需求模型，随后再将企业资产的剥离活动、收益活动和压缩活动等因素添加进模型之中。需要再次强调的是，一定要将设施资本计划与企业的商业运营策略相连接，并通过分析对这二者之间的联系加以强调。使用高质量的设施运营和管理数据，并通过企业级分析工具的处理，向公众以及设施内部全体人员显示出我们的设施资本计划对企业目标的极大的支持。

作为业务流程的关键部分，我们还需要定位企业范围内的其他利益相关方，并将其带入到设施资本计划中来。与企业采购部门、财务部门、税务部门、信息技术部门和人力资源部门建立较强的相互关系——这可以帮助企业房地产管理人员更好地掌握企业各部门和企业整体的运营成本和资本支出情况，精准地规划出未来预算情况，进而在向公众展示出企业可靠度的同时，获得来自于企业高级管理层的关注。

应用资本支出(CapEx)计划来降低运营支出(OpEx)

从某种意义上来说，企业的房地产和设施可以为决策者提供压缩和管理运营支出的机会，而灵活的设施资本计划就是这个过程中发挥重要作用的催化剂。许多企业都在利用灵活的资本支出计划来驱动运营成本的控制和压缩，并通过使用更为高效的设施工具或更高级的设备使用率来节省开支。例如，企业房地产管理人员会建议企业决策者将冷却设备或制暖设备更换为具有更高能效的设备来降低设施范围内的能源使用成本;或用最新的屋顶布局(具有更高的隔热性、反射性、环保型或灵活性)来代替传统建筑屋顶结构，以便于降低维护和设施费用。一旦我们实现了成本的压缩，便可以与企业财务部门合作，一同确认并统计出具体的节约资本数额，并将其传达给企业高级管理层。

收获的经验以及教训

在我的企业房地产管理生涯中，我遇到并处理过持续变动的企业资本预算;承受过控制、降低企业房地产运营成本的压力;体会过反应式的资本规划。我深知，灵活的设施资本计划中的最佳管理实践能够帮助管理人员更好地在当今持续变化的“不稳定”办公环境中发挥良好的管理作用。并且，在优质数据和数据分析工具的帮助之下，我们能够完善出更加准确的多年资本计划，进而定位出降低企业运营支出的潜在机遇，最大程度地使企业房地产计划向企业商业运营策略靠拢。通过持续不断的努力和理性规划，企业房地产管理人员和领导者一定能够收获巨大的价值，并成为更加可靠、高效的商业伙伴。

(本文由CoreNet Global全球企业房地资产与设施管理协会特别供稿，翻译/南天)

艾德·杰林斯基(Ed Zielinski)/美国建筑师协会成员。曾任国际房地产设施公司珀金埃尔默公司(Perkin Elmer)资产管理副总裁，也曾任纽昂斯通讯公司(Nuance Communications)和波士顿科学公司(Boston Scientific)的房地产设施管理负责人。