作者: 伊丽莎白·杜克斯 | 2016-03-28 11:14

弹性化办公场所的变迁

设施管理从业人员正在逐渐地改变其工作和处理管理问题的主要方式。可以说，设施管理人员正身处行业的最前线——前方漫漫长路，后方压力重重。在这样的行业环境中，快节奏的商业需求、科学技术的改革创新和员工流动性等问题复杂地交织在一起。然而，就是这样的问题和困难，反而成为了促进设施管理行业本身对企业设施管理方法和办公场所设计进行全面重新评估的最强推动力。用比喻的方法来说，设施管理人员就是“办公场所中的牛仔”,在办公场所中“巡逻”，将诸如移动计算机云处理技术、互联网接入云服务技术和云用户客户端技术网罗在“辖区”之内，以全新的科技方式构建出更加优质、高效的办公环境。

在当前的办公环境中，企业的办公建筑选址、商务物业管理方式、企业设施管理方式和办公场所设计方式都会极大地影响员工的敬业度和忠诚度。因此，“通过创新式的管理以激励一般员工的创造性，并同时大幅度提高企业员工群体的整体工作效率”已然成为了设施管理人员开展工作的重要促进因素。要知道，无论员工是采取何种办公方式，移动化办公、现场办公或是混合型办公，所有的公司和企业都在不遗余力地提升企业员工效益。

办公空间自身正在经历着极富戏剧性的大转变。各行业中的企业和公司都已开始应用更为新式、更加开放和更具弹性的办公场所设计方案,弹性化办公场所设计方案着重于对灯光、空间和人员沟通连接性的促进作用，而非传统的楼层空间分割、细胞集群式办公席位、预制墙板空间切割、光线阴暗、会议室数量不足和狭窄公共区域空间的过时办公场所设计方法。

现在，除了既有的设施管理工作外，设施管理人员还需要采取适当的设施管理举措，并使用创新的方法来进行楼层空间分配方案设计，以彻底地摒弃传统办公场所设计模式，重组设施的经营和管理模式。支持这些全新措施的员工通常都对互联网和移动数字设备极其熟悉，并热衷于社交网络媒体平台。无论员工是哪一代人，都希望拥有更加灵活便利的办公时间、办公空间和办公地理位置，以满足企业员工甚至客户的不断增长的美学、办公容纳和移动化办公需求。

通过使用高度集成的、可配置的“软件即服务”(SaaS，Software-as-a-Service)方案(管理软件集成了多种模块，可以实现办公空间利用率预测、实时空间利用率获取等功能)企业和公司可以以一种标准化的、简单且透明的方式来优化企业设施管理。管理软件只需操作人员进行简单的惦记，即可以收集、显示并分析办公场所使用状况数据，以数字化的分析结果极大地简化复杂的设施经营和管理流程，极大地解放了劳动力。

正所谓，实践出真知。以下即是一些设施管理人员——办公场所中的“牛仔”们通过不断实践得出的宝贵经验：

有些时候，让人们勇于尝试的最好方法即是让他们成为新事物的领导者。

虽然全新的管理软件和“云技术”可以帮助设施管理人员来进行更为高效的空间分配方案制定以及伴随产生的变更管理，但是新兴事物构建出的弹性化办公场所总是要受“人的态度”的影响和左右。

一些设施管理人员发觉，真正高效的大规模变更管理程序需要大量的、自始至终的员工投入和员工交流。而营造舒适如家庭一般的感觉则需要设施管理人员更加体贴地满足员工的各种需求。针对渴望进行移动化、远程化办公的员工，可使其成为相应办公模式的领头人员，并通过技术性设施管理给予相应的支持，最终实现以更小的办公空间占有率完成更多的工作。无论员工就职于全球财富榜前1,000名的知名公司还是小型商业公司，都能够从弹性化的办公场所设计中受益良多。

员工的创造性、工作效率和敬业度将得到极大的提高。

在某大型信用监督机构的总部办公室设施内，成立了由专人组成、致力于提高企业员工创造性的管理运营团队。该团队提出了这样的一个问题：“如果我们不能够让企业员工在每日的工作环境中感到极大的舒适和一定的兴奋，那我们又怎么能奢望员工能够以截然不同的方式来思考问题和处理工作呢?”

随着该团队着手营造更为开放、可促进员工创新精神的办公环境，该信用监督机构不得不对其既有的设施进行重新评估——在既有的办公场所设计中，包含了令人感到极其压抑的64英寸(约合1.63米)高，暗色的吸音、吸光木质隔板。并且，每名员工的办公区域为面积仅有48平方英尺(约合4.46平方米)的灰色“盒状”隔间。周边的办公室则被紧密的房门彼此隔开。

该信用监督机构开始收集既有办公席位的位置和利用率数据信息，并将收集到的数据录入其空间管理系统、安保系统和人力资源管理系统中。此外，该机构还从对既有办公设施问题一直抱有不满的员工群体中收集各类意见，主动地建制员工投入机制。结果许多员工自然而然地参与到办公场所整改项目中，从而克服了其自身对环境改变的抵触心理。而新加入到整改项目中的员工们则更是在参观时对经过全新设计的办公场所和温馨环境赞不绝口。

在有了上述的分析理论之后，该机构对整个办公设施内部进行了彻头彻尾的整改,拆除固定的吸光围墙并增加更加明亮的白色日光灯，铺设明亮的浅色地毯。位于建筑外围的办公室则以玻璃结构的滑动门为主，使得自然光线可以通过外围办公室直达建筑内部区域。并且，该机构还在办公场所内部增设了许多临时座椅，鼓励员工随时坐下来进行互动和交流。

从整体空间分布上，该机构额外增设了两倍于原有数量的办公室和会议室，并在每一层都设置了不可预约的“拥挤房”(供多个员工进行紧凑式的协同办公、交流使用)和“旅馆式”办公室。此外，该机构还通过扬声器在整个办公场所中播放“白色噪音”(不会对员工产生负面影响的自然声音)，借此消除某些员工长时间的大声交谈。整个全新的办公场所可以极大地促进即兴式的员工交流、团队合作，并提升员工的创造性和工作效率。

通过积极地将企业工作人员带入办公场所的设计中，并听取其对于办公场所转型的各种意见和建议，该机构通过办公场所整改获得了更高的办公空间使用效率、更高的员工工作效率和令人振奋的办公环境，进而极大地促进了员工的创造性思考。

为了团体利益，员工的自我服务状态越来越高。

位于美国德克萨斯州的两家专业医疗保健研究机构合并之后，许多员工不得不在使用既有有限办公空间的同时保持原有的工作效率和合作状态,这需要专业人员进行更为科学的办公空间使用协调。

设施管理团队起而直面这个挑战，并通过创造出整个机构都认可的最新型总部办公场所成功地使得原来的两家机构有机融合。旅馆式的办公方式和办公场所设计理念使得空间利用率得到了极大的提升。同时，极富现代感的办公场所设计方法极大地吸引着整个机构范围内的全部员工。

在这一事件中，成功的关键在于员工能够使用全新的空间管理系统来促进办公场所转型。某位带头参与办公场所转型的设施管理人员表示：“我当然知道我的团队成员都对新生事物感到担忧和恐惧，但是这却不妨碍我们使用全新的管理系统发起服务请求”。人们往往具有超乎自身想象的责任感和适应性，能够在相对较短的时间内使用新型工具来请求额外的服务(如通过办公空间管理系统预定会议室等)并适应这种改变。到现在为止，该设施管理团队每个月要处理300至600个服务请求，其中的服务内容主要包括预定会议室、改变办公位置和办公空间硬软件个性配置等等。

员工们已经学会了利用最新的科学技术来更好地服务自身的工作灵感和帮助自己的团队在整个办公区域内与“来来走走”的远程办公人员和移动办公人员进行更好的团队合作。

员工在全新的办公场所中形成了小型多元社群。

某家从事旅游行业的公司的设施管理人员行使的是全面战略伙伴的职能，而非传统设施管理人员的“幕后支持”式职能。由他们规划、执行的弹性化办公场所计划是其公司商业战略的主要组成部分和核心驱动力。该公司在设施管理人员的帮助下，正不断地拓展其业务发展，取得了越来越大的市场份额。

该公司的设施管理人员除了日常的正常“设施管理”工作外，还需要负责寻求、制订更加高效的企业设施运营方案，并对其进行绩效评估，其中包含“旅馆式办公”(经常被流动性工作人员较多的公司所使用)和“可变化型办公空间”(经常被处于快速增长期的、重视员工合作的公司所使用)。此外，该公司还与极其具有相应经验的外部公司结成合作伙伴关系,公司额外设置了一名变更管理专业人员，将复杂的办公场所管理流程编制成极富进取性、推动性的时间表。CEO的领导作用、多层面沟通和管理者至普通员工的参与是办公场所成功过渡的关键。公司极好地实现了“已经发生积极作用的措施”和“必须针对公司员工进行个性化定制的措施”之间的平衡关系。

为使得弹性化办公场所更富于多样化，该公司针对不同的员工社群配设了不同的办公区域，进而将“弹性化”一次推向全新的高度,当员工进入办公区域即将开始工作之前，可以根据当天所需要执行的工作、需要进行协同合作的部门随意改变其文件柜和笔记本电脑的位置。通过这种方式，弹性化的办公场所即实现了员工之间的“多元化”连接性，使员工可以更好地响应公司的当日需求和更充分地接受挑战。

伴随着更高的弹性化、开放化的办公场所设计，员工将以“分享”的方式使用办公空间。

美国最大的私营石油天然气勘探和生产公司以非常快的速度扩大了其员工数量，却没有扩建其办公场所。该公司的员工人数在五年之内翻了一番，却通过科学的工作分配方式降低了“专人专用”办公空间的面积。

既有办公场所的一些特点极大地提高了员工的工作效率。该公司一名员工表示：“就在昨天的一天之内，我看到一名技术开发人员在办公场所中三个不同的位置办公。第一次我看到他坐在沙发上操作电脑，随后他又在电话室中办公。等我再注意到他时，他就坐在与我相邻的办公桌边工作。我想，这正是我们竭力要去创造的办公场所中的弹性化。”

基于这种情形，该公司决定保留既有办公场所中的“闪光点”，并同时发掘新的潜能。随后，该公司在设施内部走廊增设了单个长度为2英尺(约合0.6米)的天窗，以营造宽敞、舒适感。此外，整个办公设施经过重新设计，还包含有专用于团队工作的“合作室”，工程人员和地质专家可根据项目所处地域不同进行分组式合作。“合作室”十分宽敞，配备有足够的外围座椅，并且，相当的技术硬件设备也能够为公司自身带来额外的价值。办公场所经过翻新之后，员工的敬业度、工作效率和创造性达到了空间的高点，这也使得公司在商业发展的过程中能够达到、甚至超越既定目标，实现更多商业盈余。

企业CEO(首席执行官)和CFO(首席财务官)对于办公场所整改的信心——来自于企业顶端的支持和自下向上的员工参与同等重要。

在许多公司和企业中，CEO，CFO和其他企业高层管理人员都十分重视更高的员工敬业度、员工群体的创造力和工作效率、办公场所的弹性化设置、员工满意度和来源于办公场所弹性化管理而产生的更加紧密的人际间互动交流。同样的，企业高管也非常重视商业盈余的全面提升。

通常，地产成本是所有企业、公司的成本结构中，紧随人力资源成本之后、排名第二大的成本开支。所以，每当一个企业、公司试图进行成本压缩时，地产成本都会“首当其冲”，成为被控制的第一对象。为了提升员工和固定资产的双重绩效，设施管理人员通常会做出非常重要的增量调整。

萨布尔控股(Sabre Holding，全球知名的创新性技术公司)却并没有以“增量调整”的方式进行设施运营政策变更，而是通过特定项目将其地产成本削减至原来的50%,萨布尔控股通过“远程办公、分享办公坐席、旅馆式办公和重新设计办公场所相结合”的方法，将其原本的5处办公建筑、共计面积104万平方英尺(约合96,619平方米)的办公场所空间压缩至2处办公建筑、共计面积47万平方英尺(43,664平方米)。通过办公场所的弹性化设置和管理，萨布尔控股节省了超过25%的国际地产成本，同时将办公空间利用率从先前的0.81人/隔间提升至1.35人/隔间。

萨布尔控股公司的弹性化办公场所项目并非是单独执行的创新性举措，而是与其他企业投资一同进行，相互促进的，这包括：

萨布尔控股公司总部是全美第一家因弹性化办公场所设计、开放式建筑风格和促进新技术应用等原因获得LEED资质认证的。

网络电话技术通话、沟通系统。

移动笔记本的使用，促进对固定台式机的淘汰。

企业CFO应该尽早、尽可能频繁地作出决策以应用企业的弹性化办公场所工具,这些新技术工具十分重要，能够计划、追踪、测量并实时传输办公场所使用过程中的变更数据，包括办公场所使用对企业成本和盈余带来的各种影响。所以，设施管理人员应该能够以CFO的角度来理解成本要素，以更精准、更快地筛选出更为重要的可测量数据。通过提供菜单式的运营成本等级和相应的成本控制方案，设施管理人员便能够成功地吸引企业高层管理人员的兴趣，并借此获得来自于企业高级管理层的直接支持，更好地开展办公场所弹性化设计和管理工作。

在所有的上述案例中，弹性化的办公场所为企业员工和企业创造了一定的收益。正如前文所说，设施管理人员正如“牛仔”一般，正使用着“弹性化办公场所”的套锁网罗收益，同时，也在努力地为那些奋战在办公场所“疆场”辛勤员工们营造“家一般的感觉”。

(本文由IFMA国际设施管理协会授权发表，翻译/南天)

伊丽莎白·杜克斯(Elizabeth Dukes)，Ioffice公司(设施管理人员供应商、咨询公司)的联合创建人，执行副总裁，首席营销官。亦与他人合著有《无垠的工作空间》(Wide Open Workspace)一书。