作者: 杰里米 | 2016-03-14 17:04

怎样降低关键设施运营管理风险？

对于设施管理人员来说，缩短设施的“停工期”以及降低具有特殊关键功能设施的运营风险一直是重中之重。事实上，我们可以应用行业中常见的一些最佳运营惯例来确保设施的稳定和高效运行。而如果能够将这些最佳运营方法综合在一起并合理运营，设施管理人员就能真正地实现防患于未然，将设施停工的主要诱因消灭在萌芽状态。

预先投资

降低关键设施中运营管理风险的最重要的办法即是进行人才以及设备投资：一方面招募或培养具有较高技术素质的员工，另一方面建立起恰当的设施监控系统。而后者则尤为重要，预先地对相关设备以及设施管理系统进行相对小额的投资，将能够最大程度地降低设施“停工期”的出现几率。无论下辖设施中出现了哪种形式的风险——温度的急剧变化、湿度过高、液体泄漏、空气流通受阻、失火、烟尘等——设施监控系统都能够使设施管理人员在“小威胁”变成“大问题”之前将其消除。

通过预先的小额投资，设施管理人员能够直接避免：

——关键设施管理数据的损毁;

——企业、公司正常运营和生产的停顿;

——更换设备以及其他硬件资产的高额成本。

除此之外，我们还必须对无形的成本和代价给予充分的考虑。例如持续时间较长的设施“停工期”将极大地降低员工的士气和工作积极度、挫伤客户忠诚度并对企业的公众声誉带来几乎不可逆的负面影响。

当对关键设施的监控管理系统进行投资时，除了需要对设施内部的各种风险进行考虑之外，还应对其他能够对设施带来直接毁灭性损失的外在因素考虑在内，例如自然灾害(飓风、龙卷风等)。尽管自然灾害的发生可能性较低，作为设施管理人员，仍旧需要对设施在极短外在条件下的防护工作作出合理的安排。

很多时候，微小的“顽固性”问题会因其不易被其管理人员注意并且持续时间较长而造成最为巨大的成本损失：

——漏水;

——化学物质的泄漏;

——过热;

——电压浪涌;

——空气质量改变(包括气压、空气构成等);

——湿度过大;

——寄生虫。

这些因素自然而然地向设施管理人员提示出另一个降低设施管理运营风险工作中的关键点：迟到总比不做好，应及时地对下辖设施进行整改。

永远不会太迟

在关键设施中建立监控系统——开展这一工作的最佳时机即是建筑设施的建造阶段，这能够实现建筑本身和系统之间的有机融合，最为充分地发挥监控系统的运营管理作用。但是对于既有建筑设施来说，进行相应整改以建立起监控系统同样可行，而在对既有建筑进行整改时，我们必须明确一些关键性的问题：我们需要用监控系统加以保护的是哪种类型的设施?在设施停工期最可能发生的意外状况是什么?这种宽泛的提问经常能够带给人们十分重要的答案。例如，在飓风天气多发区域，漏水现象的监控系统毫无疑问是最为重要的;而在数据中心型建筑中，温度监控系统和气流量管理系统则是最重要的。所以，设施管理人员应该在对既有设施进行整改之前，从大局角度仔细思考出最有可能引发现有设施停工期的原因，并根据设施所处的地理位置和布局情况进行设施整改设计。

针对于各式各样的风险，一座设施或建筑是否对于所有风险都具有极高的敏感度呢?很可惜，对于关键设施和建筑来说，具有较大破坏性的风险种类名单似乎是无穷无尽的：

——液体渗漏;

——极其脆弱的服务器室室内环境;

——无法与建筑管理系统(BMS)和网络管理系统(NMS)进行连接、交互的设备;

——设施清洁过程中使用的腐蚀性化学物质;

——大型设施经常遭遇多种多样的外在环境风险;

——失火和烟尘损害;

——湿度过高(或过低);

——气温骤变。

而让人值得高兴的是，现在市面上有多种多样的监控技术可以帮助设施管理人员在着手发现、消除这些风险的过程中事半功倍——以更小的成本和最短的时间内解决问题。可以说，建立监控系统的关键目标在于：快速发现那些最有可能发生的设施风险并立即处理，同时精确地定位那些尚可等待、不必立即处理的次等威胁。

那么，如果设施内部出现意外状况，会造成多少成本损失呢?在设施管理人员进行“是否应该在下辖设施中新建或升级监控系统”的可行性研究是，可以让数字来“说话”。根据统计，各行业设施“停工期”的平均损失成本为7,900美元/每分钟，平均停工时长则为86分钟——结论是，在一般性的设施停工意外事件中，商业成本损失将高于675,000美元。

同样，由于设施外界环境突变而导致的设施意外停工几率高达20%，并且，这种由于外部条件导致的设施风险将造成更加高昂的成本费用。要知道，这种意外并非能否发生，而只是时间早晚的问题。

将所有事件记录归档

经验丰富的设施管理人员明白，那些不能够从过去中吸取经验的人注定还会重蹈覆辙。所有关键设施的运营都会累积出相当大量的事件和数据文件记录。但是，设施在长期管理中能否高效运营则更取决于正确的数据记录和归档方式。

不幸的是，本应起到重要“例行参照职能”作用的详细归档流程却因没有得到足够的重视，而在关键设施的管理和运营过程中流失掉了。强力且稳定的设施监控系统则能够按照管理人员的要求，实时报告下辖设施的运营状态。此外，书面指令亦十分重要——员工们可以通过书面指令指示了解设施日常运营和自然灾害发生时的操作和工作流程。书面指令应包括：

——行政流程;

——标准运营、操作流程;

——急情况下的运营、操作流程;

——意外时间报告;

——故障分析;

——经验、教训总结。

这种流程机制使得设施管理人员可以不断地提升管理技能，分析并更正错误以避免“在一块石头上绊倒两次”。大多数设施管理人员都已经拥有现成的归档机制和报告系统，但是还需要对既有的机制和系统进行评估，以确定其是否能提供最够的设施运营信息，便于设施管理人员做出更加明智的未来规划。根据评估，设施可能会需要更加昂贵和高效的系统，现代化的数据记录系统价格根据系统复杂程度的不同而有着极大差距)。设施数据归档系统的自动化程度必须在通过相应的设施整改之后能够满足未来的设施管理和运营需要。

优秀的设施记录系统、机制应该满足：

——实地走访程序;

——细致的设施运营和维护流程;

——设施工作规范;

——报告模板;

——改变管理流程和程序;

——既有设施概况和安排。

培训

无论关键设施中的监控系统多么全面，数据记录流程多么流畅，只有合格的监控人员和维护人员才能使得完善的设备和机制发挥最大的作用。决策者应该通过持续性的职业培训和设施管理人员继续教育投资来最大程度上地降低关键设施风险。培训应该包括对设施管理人员的紧急事件处理能力进行系统化的培养、定期的培养练习、突击检查以及针对设施可能面临的最严重风险进行演习。最后，还应对这些培训措施进行评估，并建立针对存在不足的管理模式的不断改善机制。

管理部门的负责人员还应进行年度评估，以分析出下属设施管理人员应该具备的最低专业管理技能标准和其实际管理技能之间的差距。采取资质鉴定和认证措施，通过书面考试和实际技能示范考核等方式对设施管理人员进行测评，以此为当前的培训工作提供宝贵的效果反馈数据。

对于某些设施，由于其整体环境情况的特殊性，建立其全面的培训程序是相对困难的。过量的时间投资以及资金投资可能会形成过大的压力，使得设施管理人员无法进一步完善技能培训和评估计划。持续增加的员工培训和评估带来的成本可能会暂时性地超过其附加收益(如维护成本的降低、员工流失率降低等)，这将促使目光短浅的决策者不顾一切地抛弃员工培训计划。

即使设施的数据归档机制和培训计划已经在短时间内成功的建立和实施、受训员工已经达到了预先设定的工作和管理标准，也不应立即终止培训工作。而应在长时间范围内对其进行加强型的持续培训(包括直接的设施管理和运营体验等)。通过这种实地交互收集到的新信息可以立即应用到培训课程中，并作为未来再认证、再考核过程中的重要基准。

最佳实践

将设施中的潜在风险最小化是一个持续开展和进化的过程。自然灾害、安全隐患和无形的问题总是作为设施永续运营的最大障碍不断出现。然而，通过确定并推广一些最佳运营管理惯例，设施管理人员就能够成功地在小问题变成大问题之前将其彻底消灭，使得设施整体保持最高的运营效率。

——充分地认识小风险的危害并在设施真正“停工”之前完成对设施监控系统的投资和建立。

——对设施的当前功能进行评估，通过整改，用全新的技术来填补既有状况和目标状况之间的差距。

——全面地记录和归档所有设施系统流程数据，以便于在类似问题发生的时候有据可考，更为迅速地解决问题。

——采取培训措施，督促设施管理人员接触最为前沿的行业消息。