保持现金的流动——管理系统透视
经济衰退时期经常会出现变化。许多人发现自己没有了工作，或者工作的时间与收入相继减少。人们力图使收支相抵以避免入不敷出，他们正竭尽全力以小博大。
共管式公寓
个人的经济观念渗透进了董事会办公室，无论是大公司还是小公司的董事会都开始调整他们的操作方式以适应新的经济形势和各自的市场期望值。共管公寓的物业经理人从公寓业主董事会那里领命，必须明确有效地应对经济衰退。有人尝试并且也实践了一些赢利性市场上的策略，但它们迄今为止在共管公寓这样的非赢利市场上还没有产生什么效果。让我们看看物业经理们从业主董事会那里听到的普遍存在的一些要求。
供应商期限
典型的以利润为导向的公司的意图，是想方设法让供应商在提供任何商品时都能够接受更长的付款期。如此一来即可使订货一方保持良好的现金流动，并减少生产终端产品时的借贷成本。因此，一个大型的公司会开出谈判条件，以保证在供应商得到付款之前，他们就能够让产品在零售市场上畅销无阻。这可能将产品的物流成本减至零，使得销售产品的利润最大化。
这对于像沃尔玛一样的巨型跨国公司来说无疑是个好的策略，但这对于为“个人”使用而采购物资的共管公寓而言却是无济于事的。实际上，延长给予供应商的付款周期，共管公寓所接受的供应价格将不可避免地因为供应商负担额外的商品物流成本而增加。大多数运作良好的管理系统会考虑在最合适的价格上让发票以最快的速度存档，让及时结清款项成为一种工作制度。
合约商破产
利润导向市场里，许多公司与其他公司“合作”生产，或者提供零部件和对终端产品的关键性的供应。这样的合作会在一个关键的“合作伙伴”突然间关张并宣布破产的时候带来无法预料的后果。因此，许多赢利性的公司研究了防止此种情况发生的对策，他们要求查看财务公报和采取其他保护措施，以避免在不合时宜的破产面前显得不堪一击。
在共管公寓里，一个良好的管理系统将要保证任何的合同预付款不会落空。一个共管公寓应该，几乎可以说毫无例外地，永远不能在合同完成之前将所有款项结清。一些标的额较大的合同会被要求分阶段付款，但总会有一个延迟，即确保付款的金额不要高于已经完成的工作量。这将为共管公寓建立起一种可以抵御合约商破产的“保护限度”。
只要工程还在继续，在合约商宣布破产之前，公寓支付的(阶段性)价钱一定要低于已经完成工程的实际价值。这里不应有任何物质损失，尽管可能对共管公寓的业主会造成生活不便。如果不行，业主董事会和管理公司将抢着结束旧合同，并宣布由另外的投标者来完成工程。
履约保证金是另外一个内置性保护方法。履约保证金由中标的公司来宣布，是为按照标的额履行合同而作的必要保证。尽管保证金的成本会加在工程的成本上，它仍然是共管公寓的一项非常好的保护措施，并且应当被大多数工程师和项目管理公司当作标准的做法。
再次重申，共管公寓的运行要遵循好的管理实践，不要因为经济的情况而采取任何特殊的举措。
价格优惠
在利润导向市场里，众所周知，价格决定于需求而不是产品的必要成本。举一例，设计一套春装在二月、三月和四月里可以卖到500元;到了五月的时候就降价为300元;到了七月的时候竟然会以75元的价格清仓!在不景气时期零售商会知道，依然以500元出售将导致成交量大幅下降，所以他们会以400元的起价开卖，并逐渐减低售价直到七月时触底至75元。我们已经见证过在“甩卖”价格下零售商成交量的惊人增长。
幸运的是，共管公寓对他们的服务有稳定的需求。即使在经济不景气的时候，共管公寓公共区域的清洁也要照常做，草坪并不会因为经济不好就停止生长，屋顶也照常老化。共管公寓持续地提供它如同往常一样的服务，频率和程度都不会减少;当然服务也必要地保持相同的价格。许多共管公寓便会向供应商们索取“优惠价”，有时候他们也会获得基于当前发票额的几种不同的折扣类型。
如果共管公寓遵循了好的管理实践，那将会有大量的供应商来为这个单竞争。绝大多数管理公司都有一套管理系统，用来确保至少有三家相互竞争的供应商为共管公寓的需求竞标。当经济形势发生改变的时候，竞争的形势也会随之改变，这通常讲的就是市场价格。在比较艰难的时期价格会“自动”地被供应商削低——供应商需要通过竞争来保持他们的销量。这是一个良好的管理系统所带来的必然结果。
如果供应商们相信，你将会在他们报价之后回过头来要求他们降低价格，他们就会在报价上加入一定的缓冲量来使他们能够和你讨价还价，最后达到那个“合适”的价钱。通过拒绝二次投标这种手段，可以迫使供应商们在每一次投标时都开出最好的价钱去争取这桩生意。所以，找供应商砍价可以在一张发票上省钱，但从长远来看将花费更多。
停下来的工程
在利润导向市场里，某些时候让工程停下来等待时局好转是一个相当棒的主意。艰难时期里扩展型项目常常被放在次要的地位。回报期限更长的资本项目也总是被搁置起来等待正确的时机。
但是对共管公寓要想的更多，不仅限于简单地考虑项目的开支。根据法规规定，共管公寓依法对共有部位实施保养和维护。他们没有奢侈到可以决定不去修理正在漏水的屋顶，或者不依据地方法规进行建设。只有在对长期和短期的效益都有利的情况下才能将停止项目的决定付诸实施。大多数可以被搁置或推延的项目是大宗替换和维修的储备型开支。
比如有一个项目，2010年打算更换屋顶，但是，检查之后，有充分的理由可以估计屋顶在小修小补下还能再用三年。这样的决策是老生常谈，并不因为经济情况而有何不同。再次强调，好的管理实践应该让共管公寓的储备基金物尽其用。
加快的工程
与考虑将工程停下来相对的是加快工程的进度。在赢利市场里，加快为将来已经计划好的一项工程是个不错的策略，这可以在经济衰退时期里把成本减低到一个企业可以承受的范围内。许多赢利性公司的董事会将会作出决策，认为他们公司有资金和实力投入萧条时期的市场，从而可以在“后萧条时期”中占据一个最佳的位置。
对共管公寓来说，这种思维过程经常会在业主董事会里产生，并且有它的价值。比如，如果共管公寓原先打算对共有部位做一项额外增设的、可选择的或者改进性的项目，而且资金允许，对合约商来说又不是很大型的工程，立刻上马是非常明智的选择。
反之，如果资金不充裕，业主们就会强烈反对进行一项可有可无的工程——他们正在穷尽办法勒紧腰包。
有些时候为储备型开支项目加快进度也同样是英明之举。再次以更换屋顶为例，尽早将它更换可以从更低的具有竞争力的价格上占到便宜，不过，你需要精确地研究些数额。如果屋顶还可以用20年，在没有得到超低价优惠的情况下，将更换计划草草上马就显得没有道理。以一年的花费为基准，更换屋顶后相当于每年多消耗去现有屋顶5%的寿命。加快一个最少需要10%优惠价的仅有两年期限的项目，则刚好实现收支平衡。
通常来讲，让现有构件发挥最大生命力，比贸然地更换它们更有先见之明。但在使用能源方面却经常出现此规则的例外。通过配置效率更高的设备，使用时所节约的能源成本将会盖过更换设备的成本。所以尽早换掉就要报废的设备是非常必要的。良好的管理系统会时时考量能源的使用率，不管是不是有经济危机。
业主的期望
在赢利市场(共管公寓市场也差不多)，遇到经济不景气，人们就期望他们的钱能够买更多的东西。顾客们也知道，为了得到他们的血汗钱而进行的商业竞争变得更激烈了，他们买东西时会更理直气壮。这样的买方市场让温文尔雅的业主们也对他们的维修保养金提出更多见缝插针的要求，甚至某些时候还会在公寓里产生一种紧张的气息，并钻进业主董事会的办公室里。
业主董事会和物业经理们通常会做非常像样的工作去寻找维修保养金。不幸的是，我们经常向业主走漏这方面的风声。经济不好时，一个优秀的董事会是不会减少预算和向社区的投入的，这是使得业主们确信自己公寓的各项服务还在正常运转、花钱花到点子上的关键环节。加强沟通至关重要，告诉业主们公寓正在为他们做的一切。如果业主发现他们的钱花得物有所值，就会把经济萧条的压力从公寓开支上转向其他领域，而更加感觉到公寓的温暖。
(本文由CCI(加拿大共管公寓协会)授权提供，翻译：王洋)
(原载于《现代物业·新业主》2010年第09期/总第162期)
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