作者: 吕兵 | 2009-12-01 14:03

OA下的财务报销流程

传统的手工财务报销模式和办事流程费时又费力，同时还存在诸多隐患，OA系统完美地解决了这一问题，不仅提高了企业的工作效率，同时还提升了企业的管理效率和竞争能力。

财务报销流程系统即办公自动化系统，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物。OA系统可以给企业带来多方面的益处。它实现了工作流程的自动化、规范化、协同化、网络化，知识化，使企业各层级、各部门在同一个工作平台上开展协作，大大提高了企业工作效率，提高了企业整体的反应速度，从而有助于提升企业的管理效率和竞争能力。市场上一套成熟的OA系统软件的报价一般是十几万元，硬件花费也不大，企业在引进OA系统时不需要花费很大的成本。而通过OA系统的运用，企业可以节省办公纸张、减少人员在路途上的花费，可以直接减少企业的运营成本。因此越来越多的企业开始采用OA系统。OA系统不仅适用于日常行政办公，与财务会计工作有关的大多数业务都可以在系统中应用。本文以财务报销流程为重点，主要讨论财务会计相关工作流程在OA系统中的实际应用。

在OA系统中，业务处理一般称为工作流程。随着应用的逐步扩展和深入，财务会计工作的流程会逐步增加。一般是以财务报销为核心，包含报销前的相关审批流程、财务报销流程、财务信息报告流程。报销前的相关审批流程包括工程立项审批、物料采购申请、借款、业务接待(用餐)申请、工资审批、合同审批、预算管理、文件处理(请示报告)等流程。财务信息报告流程包括会计报表、预算执行情况表、管理处季度公布表、本体维修基金情况表等财务信息的审阅流程。实际上大部分的财务会计工作都可以在OA系统中运行。但在实际应用中，要根据OA系统的特点，对过去的业务流程、财务制度及其他相关管理制度进行重新审视和修改，既要提高工作效率，也要控制业务风险和管理风险。

与财务报销有关的事前审批流程

1、工程立项审批流程

各单位的维修工程项目都要通过工程立项审批流程申报。物业服务企业一般设立有品质管理部或维修工程部作为主管部门，对全公司范围内的维修工程进行统一管理和监控。其中，通过本体维修基金支付的，申请单位要递交相关原始资料，由主管理部门审核有关立项是否经业委会或业主签字批准。

2、物料采购申请流程

很多物业服务企业都实施物料集中采购或由公司审核价格的制度，采购固定资产、办公用品、保洁用品、维修用品、工程材料、安保用品、工服、印刷品等，都得通过物料采购申请流程进行申购。一般设立物料采购中心或企业管理部作为主管部门，相关业务部门可能包括品质管理部或维修工程部、行政综合部、计划财务部等。通过本体维修基金支付的，申购单位要递交相关原始资料，经主管部门审核有关资料是否经业委会或业主签字。如属维修工程项目的物料，在流程相关附件中应附上已经公司审批同意的工程立项审批单。急修材料来不及申购的，也应补办物料采购申请流程。

3、借款流程

单位或员工需借款的要通过借款流程申请，未经公司领导审批同意的各单位不得借出款项。借款应及时还款，当月没有还款的，应交会计入帐。

4、业务接待(用餐)申请流程

对外接待的费用或内部职工误餐费要通过业务接待(用餐)申请流程事前申请。时间紧急的先电话请示公司领导，事后补办流程。

5、工资审批流程

工资审批直接通过工资审批流程进行，不通过财务报销流程，会计根据工资表和审批单入帐。辞工工资要通过辞职(辞退)申请流程进行审批。但如果操作层员工要求马上结算工资的，可以在单位内部办理好相关手续后领取辞工工资，并在辞职(辞退)表上签收。单位事后再补辞职(辞退)申请流程，经公司审批后，签收的辞职(辞退)表和审批的辞职(辞退)表都作为原始单据入帐。

6、合同审批流程

根据企业合同有关管理规定，需签订合同协议的通过合同审批流程会签。

7、预算管理流程

预算管理工作包括预算编制、预算调整、预算执行控制、预算统计与查询、预算考核等均可通过预算管理流程进行。

财务报销流程

财务报销工作是财务会计工作的重要一环。所有支出都要通过财务报销流程进行审批后方可付款或冲借款。与报销相关的申请或审批流程都要在报销流程中进行关联，包括工程立项审批、物料采购申请、借款、业务接待(用餐)申请、合同审批、文件处理(请示报告)等流程。各单位报销时要做好控制，不要超预算申请报销。

报销流程的具体操作说明如下：

1、报销人按报销流程页面要求输入各项目。

(1)输入报销人和报销事由。

(2)如要关联相关流程的，在相关流程处一定要进行关联。点击“相关流程”后出现关联页面，选择相应流程。

(3)如要冲借款，要关联借款流程。重新点击“相关流程”后可同时关联多个流程。在“是否冲借款”处选“是”，并输入冲借款金额。

(4)单据总张数设置程序自动得出。

(5)输入各报销项目内容。输写错误可删除当前行。报销项目可事先设立好，报销人选择即可，再输入金额和单据张数。并可增加行数，选择下一报销项目。

(6)全部输入后，提交报销申请。

2、报销人、证明人在有关单据上签字，交单位负责人网上审批，单位负责人同时在原始单据正面或背面手工签字。

3、报销人将经单位负责人审批过的票据交会计审核。会计在单据上签字或盖章。

4、单据交回报销人。

5、审核不合格的在流程内退回报销人。会计审核合格后，依次提交分管领导、财务经理、总经理直接在流程中审批。

6、批准信息同时到达报销人和出纳后，报销人(或出纳)打印出报销单，粘贴好原始单据后领款，并在领款人处手工签名。

财务信息报告流程

企业的有关财务信息在内部的审阅都可通过OA系统进行。如会计报表、预算执行情况表、管理处季度公布表、本体维修基金情况表等财务信息都可设置专门的流程进行报告和审阅。

实践证明，在OA系统中以流程的方式办理财务会计工作，特别是财务报销流程的应用，极大地改变了传统的手工报销模式和财务办事流程，克服了传统财务工作的多重弊病。首先，报销人员不再需要往返多次找相关部门和领导签字，节省了报销时间和往来的费用。第二，OA系统统一和规范了报销前的相关审批流程，财务人员和各级领导不用花太多时间审查以前的业务审批流程，节省了财务人员和各级领导的签批时间。第三，在网上办理业务审批和财务信息的报告，节约了大量办公纸张。第四，在网上办理，突破了传统模式下办公时间和地点的限制，只要具备了上网的条件，随时随地都可办公。第五，规范了报销前的相关审批流程、借款流程及报销流程，规范了出纳必须审批完后才能付款的要求，使报销支付规范化。此外，通过费用的查询功能或预算执行情况的查询，可及时掌握费用的发生情况和预算管理情况，使预算控制职能发挥实效。

(原载于《现代物业·新业主》2009年第5期)