作者: 吕兵 | 2016-03-25 18:21

多账套会计核算系统内收支预算体系的构建

实践证明，预算管理是企业经营管理的有效工具，是达到企业经营目标的重要手段。预算管理包括预算编制、执行、分析、考核等各环节。预算管理要求明确预算项目，建立预算标准，规范预算的编制、审定、下达和执行程序，及时分析和控制预算差异，采取改进措施，确保预算的执行。由于预算管理的重要作用，预算控制构成了企业内部控制措施的重要部分。预算的内容通常包括资产、负债、收入、支出等。其中，收支预算是一个经营单位的主要预算内容。一些大型的物业管理公司下辖管理处较多，收支预算指标的制定、预算完成情况统计、预算考核等环节的计算工作量大，且容易出错。因此，构建一个高效的、准确的收支预算体系，在实务中尤为迫切。

在物业管理公司会计核算实务中，存在一种多账套核算模式，即公司下辖的各个管理处均独立设账套进行会计核算，公司汇总各单位的报表后生成公司报表。本文探讨在多账套核算模式下，利用财务核算软件的报表功能构建收支预算体系，实现各单位预算指标完成情况统计、汇总、分析及考核评分的自动计算，充分减少预算管理人员的事务性工作量，提高预算管理效率，丰富公司信息化管理手段。

一、设立收支预算项目

为方便处理，各管理处的收支会计核算项目名称、科目代号、核算办法均要求统一，收支预算的具体项目与收支会计核算项目保持一致，包含营业收入、营业成本、营业税费、财务费用、营业外收支、所得税等全部收支项目。

二、设置收支预算表格

(一)设置表格栏目

在财务核算软件中新建空表，取名收支预算表格。将管理处的收支余额表导出为EXCEL表格，将收支会计核算项目复制到收支预算表格第一列，作为收支预算项目。横向表头以各管理处为单位，按管理和分析需要设年指标、本月完成、累计完成、上年同期、增减数、累计完成率等栏目。如管理处较多，还可按公司分管领导或物业类型等分类设置多个表格。为简化处理，举只有A、B两个管理处的简例。其横向表头示例如下：

如需进行汇总分析，最右边增加汇总栏，对所有管理处的有关数据进行汇总。

(二)设置计算公式

1、配置取数账套。设置计算公式先要借助财务核算软件报表模块中“多账套管理”的功能来实现。先配置取数账套：根据系统提示要求填写配置名、账套名、账套文件、类型、用户名、密码等。如A管理处账套文件配置名为1，则1代表A管理处账套数据。配置后，其他需要多账套取数的表不需要再做配置。如果已有其他多账套取数的表，则不需要做配置。

2、设置需计算的第一行栏目的公式。举只有A、B两个管理处的简例。先在表格的视图功能菜单下点击显示公式，将表格调为公式状态。假设第一行计算住宅物业管理费收入(科目代号6001.01)，A管理处的本月完成(C4:第C列第4行)公式为ACCT(“6001.01”,”SY”,””,0,0,0,”1”), 累计完成(D4)公式为ACCT(“6001.01”,”SL”,””,0,0,0,”1”), 上年同期(E4)公式为ACCT(“6001.01”,”SL”,””,-1,0,0,”1”), 增减数(F4)、累计完成率(G4)按EXCEL表格公式取数方式设置公式：F4=D4-E4，G4=D4/B4(年指标)。以上本月完成、累计完成、上年同期公式中“1”表示取A管理处账套数据。B管理处的本月完成、累计完成、上年同期只需将上述公式中的“1”改为“2”，增减数、累计完成率按EXCEL表格公式取数方式设置公式。

3、设置其他需计算行栏目的公式。原理同上。还可用简化办法处理。将需计算的第一行栏目的公式复制到WORD文档，用替换功能将下一行的科目代号替换第一行的科目代号“6001.01”，再复制到收支预算表格的相应行次，余下行次都同样办理。设置增减数、累计完成率公式时，在收支预算表中直接将上一行的公式一次下拉到底即可。因此，只要需计算的第一行的公式设好以后，其他行的公式可以较快设置完毕。

4、设置汇总公式。此步骤较简单，按EXCEL表格公式取数方式即可。如汇总需计算的第一行的本月完成栏的公式为C4+I4+……，设置下面其他行的汇总公式时，将上一行的公式一次下拉到底即可。

5、设置检验公式。为确保数据的正确性，再设置检验公式。设置两行分别用两种方式计算净利润。一种是通过相关栏次数据的加减，即通过收入栏数据减支出栏数据后得出净利润数。第二种方式是通过财务报表计算公式得出净利润数：ACCT("6001:6901","DL","",0,0,0,"1")-ACCT("6001:6901","JL","",0,0,0,"1")(此为A管理处的净利润计算公式，"6001:6901"表示所有收支核算项目，"DL"表示贷方累计，"JL"表示借方累计，其他管理处将配置名“1”修改即可)。再增一行计算上述两行之差，计算后差数为零，表明通过两种方式得出的净利润相等，数据正确无误。或者，按第一种方式计算出净利润后(假设数据在第24行)，增设一行设置公式为：ACCT("6001:6901","DL","",0,0,0,"1")-ACCT("6001:6901","JL","",0,0,0,"1")-D24，如计算后数据为零，表示数据正确。如果没有新增收支类的会计科目，数据不会有误。原则上要求不能增减科目，如有必要新增，则要修改相应公式。

三、输入收支预算指标

各管理处的收支预算指标通过预算的常规工作编制、下达后，再输入收支预算表格的年指标栏内。输入前，表格要调为公式状态。收支预算体系构建后，可很便捷地为各单位编制年度预算提供往年数据，从而也有助于提高预算编制工作的效率。

四、自动计算收支预算完成情况

及时掌握预算的完成情况是预算管理工作的重要一环。如用常规手段，工作量极大。而在构建好收支预算表后，工作变得简便。月度终了，会计核算完成后，打开收支预算表格，在表格的数据功能菜单下点击“报表重算”，当月各管理处的预算完成情况便可自动计算完毕，预算管理人员省去了大量繁重的数据统计、计算工作，只需点击鼠标，任务便完成了。

五、汇总分析总体预算的完成情况

设置了汇总栏和相应公式后，可自动计算出所有管理处的预算汇总数据，包括同期对比、预算总体完成率等，为进行总体预算分析提供了第一手数据资料，并方便管理部门查找预算完成不好的管理处，督促有关部门及管理处及时采取措施，起到了事中控制的作用，以保证公司全年经营指标的顺利完成。

六、自动计算收支预算考核评分

预算考核和奖惩是预算管理的一个重要环节。通过设置考核栏目和公式，可实现收支预算考核评分的自动计算。公司在进行预算考核时，一般对收入和利润按权重计算加总。假如收入占20分，利润占80分，对收入考核评分可设置公式为20*[收入累计完成]/[收入年指标]，对利润考核评分可设置公式为80*[利润累计完成]/[ 利润年指标]。到年度时，可自动得出各单位的预算考核评分。如要进行季度或月度考核，同理设置公式即可。

根据管理分析需要，通过灵活设置表格栏目结构和公式，收支预算表格还可进行其他功能拓展。如为每一个管理处设一张表格，可在一张表上设置公式反映全年每个月的情况，便于进行月度指标考核和月度对比分析。设置公式进行结构比例分析，如各项成本占总成本的比例分析，各项成本占总收入的比例分析，还可对各项比例进行同期对比。通过会计核算系统构建收支预算体系，实现了预算管理工作的自动化计算和分析，大大提高了预算管理的效率和准确度，可以成为预算管理人员的得力工具。