作者: 王成 | 2011-12-01 20:41

储备基金：公寓的生命线

加拿大安大略省的《共管物业管理法》(以下简称《管理法》)规定每个共管物业法人(公寓)“必须建立一项或多项专用维修和更换的储备基金”。完全有别于公寓的日常运营资金，储备基金(Reserve Fund)是用于公寓共有部位和资产的重大维修和更换。储备基金的目的就是要保证公寓账户内有足够的现金以应付未来进行重大维修。按照安大略省目前的设计要求，新建的高层公寓的生存寿命为100年，因此说，拥有充足的储备基金是公寓可长期续存的至关重要的保障。

1990年建成的公寓，外观依然保持良好。

在储备基金调查报告中，该公寓的共有部位和资产均归纳在“财产清单”之中。《管理法》的实施细则规定，财产清单应列出该公寓的共有部位和资产中每一处共用或专用部分，即，哪些共用或专用部分预计将在调查开始之日起30年内需要重大维修和更换，而且维修和更换的费用不能低于500加元。储备基金只能用于在财产清单中列出的每一处共用或专用部分。

储备基金的积累来自于该公寓全体业主每月缴纳的物业费，即业主每月缴纳物业费的一部分转入储备基金账户。《管理法》规定所收缴的金额必须“满足公寓对其共有部位和资产进行重大维修和更换所需的合理预测的足够资金，计算方式应基于两点：一是该公寓共有部位和资产维修、更换时的预计成本;二是该公寓共有部位和资产的使用年限”。为了确定多少为“合理预测的足够资金”，《管理法》规定每个公寓必须进行储备基金调查。

储备基金调查(Reserve Fund Study)是对该公寓的财产进行一次全面的调查和研究，并对该公寓财产未来的维修和更换所需资金作出合理的预测。储备基金调查由具有行业认证的计划人员(通常是工程师)来完成。《管理法》明确地规定了储备基金调查应包括的内容、具体的完成时间、计划人员的资格要求(现任业主董事会成员和物业经理不能是该公寓的计划人员)以及公寓业主董事会如何实施储备基金调查报告所建议的资金积累计划。

楼内大厅一角的设计。储备基金只能用于维修现有设施，不准许用于改善装修。

储备基金调查基本上就是该公寓的现金流量计划 (Cash Flow Plan)，这项计划基于该公寓的财产清单。由于储备基金调查要对未来(至少30年)的维修需要、通货膨胀系数和利率进行预测，所以有必要对储备基金调查进行定期的更新，以便应对经济形势的变化以及由此导致的未来维修成本和其他不可预见的情况。《管理法》及其实施细则中规定储备基金调查每三年进行一次更新，即在基于实地视察而更新的调查报告 (2类)和无需实地视察而更新的调查报告(3类)之间交替进行，以保证该计划符合实际需要。首次的储备基金调查(1类——也称为综合储备基金调查)必须在该公寓注册后的一年内完成。

储备基金调查不可当做日常的维修计划或精确的工作时间表。

储备基金调查包括两个部分：资产评估和财务计划。

资产评估(Physical Assessment)

资产评估对财产清单中的每一处共用或专用部分应该明确下列信息：

实际获得(购置或建成)的年度;

截止目前的年度;

正常的使用寿命;

剩余的使用寿命;

预计该部分需要进行重大维修和更换所在的年度;

调查当时的预计更换费用;

储备基金应占更换费用的百分比(有些部分并非为100%);

调整后的费用(由于储备基金所占百分比的差异而产生)。

1类——综合储备基金调查报告(Comprehensive Reserve Fund Study)

综合调查报告包括目视检查整个公寓的财产，如果可行，应对财产清单中每个共用和专用部分进行实地目视检查。综合储备基金调查主要有以下几个方面：

复阅设计图纸

与工程质量审计(相关内容见本刊2011年01期《不“保修”的泰瑞安保修公司》)相似，复阅设计图纸可使计划人员对其公寓有所了解，有助计划人员建立财产清单，而且设计图纸对计算数量和修理成本估算也很有帮助。如果没有原设计图纸，综合储备基金调查将会很昂贵，因为需要更多的时间和人力进行实地测量和建立财产清单。

复阅相关的文件和记录

与工程质量审计相似，为了确定共有部位和共享互惠设施(几座不同公寓间共享的设施)的范围，应复阅该公寓的章程和细则，或共享互惠协议书。

为了更好地完成调查，还应复阅所有可能的相关记录，即，该公寓的维修历史会有助于确定共用和专用部分的平均使用寿命。比如，高层公寓的给水管会由于时间流逝而有所腐蚀，管壁变薄，最终导致管壁形成针孔而漏水。如果第一次出现针孔泄漏就更换所有的给水管，那有些为时过早。随着针孔泄漏的频率增加, 该公寓应考虑更换所有的给水管，而不是哪漏修哪。

还有一个重要的记录就是维护服务合同，包括机械设备、电力供应系统、消防安全系统和电梯系统。因为这些维护服务合同也许包括某些共用部分的修理和更换，而不需要列在储备基金调查的财产清单中。

公管公寓的内部。更换走廊灯泡也需要尽可能精确预测，以确定每户分摊费用。

与主要人员沟通

为了完成储备基金调查的财务分析，物业经理和物业管理公司财务主管的介入是十分必要的。他们可提供储备基金的当前余额和当年度的供款额。

编制财产清单

在进行储备基金调查中最重要的一环是编制财产清单。依据安大略省《管理法》及其实施细则中的规定，财产清单是公寓共有部位和资产中每一处共用或专用部分的清单，预测这些部分在进行调查之日起、至少在30年内需要重大维修和更换的情况，而其维修和更换的费用不能少于500加元。经过几年的实践，安大略省在财产清单的内容方面得到了完善，财产分成九个主要类别，其次是次类别，最后为具体的项。这些“项”就成了财产清单中的每一处共用或专用部分。如：

类别——建筑外围

次类别——楼顶

项——平顶防水膜

实地视察

为编制一个较准确的维修和更换规划，能够充分掌握每一处共用或专用部分的现状和正常使用的磨损速度是至关重要的。而对这些情况的了解只能通过实地现场观察来获得，同时物业经理和业主董事会成员所提供的信息也很有帮助。因此说，实地视察可以较准确地确定财产清单中每一处共用或专用部分的实际状况，以便预测其平均使用寿命。

确立平均使用寿命

有计划的定期维护可以在某一时间进行及时的修理，从而达到防患于未然。但是在储备基金调查中的这一时间指标则是每一处共用或专用部分的使用寿命。因此如何确定何时需要及时有效的修理、更换是件不容易的事。

有许多书籍均有对各个共用或专用部分使用寿命的描述，也可称为“理论上”的使用寿命，因为它是基于统计数据而得到的。这类使用寿命通常提供一个范围，因为很多因素可能会影响正常的平均使用寿命，例如，所使用材料的质量、不同等级的维护、建筑过程中的施工质量、周围的环境以及使用的频率等等。因此说，理论上的使用寿命可以作为一个起点，但是储备基金调查中所采用的使用寿命必须要根据实地观察的情况进行调整，而且还要基于每一处共用或专用部分的维护历史和使用频率。

某个单一的共用或专用部分也会有不同的使用寿命。比如，连体别墅的原始房顶可维持15年，但是其间修理时使用了较高质量的新型材料，也许可维持25年或30年;再比如，室外游泳池的池壁设计使用寿命可以等同于高层公寓，但是实际上却需要阶段性的维修，尽管游泳池本身也许在前15年内不需要任何维修，但是15年后每隔3或5年则需要个别地方的修修补补。

经常有人使用的屋顶首次维修或更换的时间会比“理论时间”要短。

量的计算

储备基金调查的最终目标是决定每年储备基金的供款额，进而能确保未来进行重大维修和更换时所需的足够资金。每一处共用或专用部分的更换费用是以加元计算的。这一数额还应考虑到进行维修和更换之时该年度的通货膨胀系数，然后被所需年数相除，进而得出每年度的供款额。年度总额是由每一处共用或专用部分当年所需金额相加的总和。

大多数的费用是以三维或数量计算的。如长度、面积或体积，通称为单价。因此，确定维修和更换费用的第一步就是要确定其“量”。费用预测会因量的内容不同而使用不同的计算单位，如地下停车场的顶部防水是以“平方米”计价，而围栏则以“延长米”计价。同时，有些共用和专用部分的量可以采用不同的方式计算更换费用，如窗户的费用可基于所有窗户的总面积，也可以基于所有窗户的数量。

“财产清单”上共用部分的每一项设施都要进行保养状态评估检查。

预测维修和更换费用

一旦确定量，与之相对应的费用便可确定。费用应包括材料、人工及相关开销。这里有一点需要特别注意的是，并非只有一个“正确”的维修方案。每种选择都有其优势和劣势，当然其费用也不相同。这些必须在储备基金调查中明确表明。总之，有经验的计划人员在预测费用中是极其关键的。

2类——基于实地视察的更新储备基金调查报告

此调查报告是指，根据实地视察共有部位和财产，对综合调查报告(1类)所进行的修订(综合调查报告后的第六年)。实际上，综合调查报告和基于实地视察的更新调查报告之间没有多大不同，其目的是核查1类调查报告后的六年内是否对共用和专用部分进行过重大的维修和更换，从而调整年度供款额。

此调查报告通常是由完成综合调查报告的计划人员进行更新，主要原因是其对该公寓的每个共用和专用部分已了如指掌，更新报告更有效;否则首次进行2类调查报告的计划人员必须独立地建立一份财产清单，以免有漏掉的部分，这样费用会较高些。

3类——无需实地视察的更新储备基金调查报告

此调查报告是指，无需实地视察共有部位和财产而对综合调查报告(1类)所进行的修订(综合调查报告后的第三年)。实际上，3类调查报告主要是核查财务记录，如有必要，根据当时的通货膨胀系数调整未来的年度供款额。

财务分析(Financial Analysis)

储备基金调查报告的第二部分是财务分析。财务分析是把财产评估中收集的信息汇总并植入储备基金积累计划之中。储备基金计划确立了所需的供款额，并按照《管理法》的要求保证在未来需要进行重大维修和更换时，该公寓有足够的资金来完成。储备基金计划必须覆盖至少30年的时间。

绝大多数的储备基金调查报告都包括储备基金积累计划，并以表格形式列出每一处共用或专用部分的使用寿命、预计的维修更换费用和现金流量计划。更具体地讲，《管理法》要求储备基金计划应该包括以下内容：

调查报告时的储备基金期初余额 (一般从一个财务年度开始);

调查报告当年维修和更换的预计费用;

用于计算的假定通胀系数;

用假定的年通胀系数调整后的维修和更换预计费用;

年度供款额;

假定利率;

基于假定利率所得的利息;

财务年度期末余额;

至少30年间的现金流量表。

现金流量计划定稿前，储备基金调查报告的草稿要交给公寓业主董事会审阅。通常的做法是在收到草稿时，业主董事会和物业经理审阅以下几点：

报告内容的全面性——建筑物和实地的共用和专用部分是否都包括其中?是否有漏掉的部分?是否有些部分应归入日常维修而非归属储备基金的维修和更换范畴?

财务数字的准确性——期初余额是否正确?目前的供款额是否正确?假定的利率是否与公寓的储备基金投资战略相符?

资金的充足性——是否达到预计的最低余额?业主董事会认为多少为适当的最低余额?(物业经理的建议是，每个单元不应少于500加元的储备基金数额)储备基金的余额是否在某一时间过高?

在储备基金累积计划中，只有期初余额是绝对的，计划中的其他部分(特别是现金流量计划)可以根据业主董事会的意见作出调整。以下是常用的计算公式(引自安大略省共管公寓经理人协会ACMO教程学生手册)。这些公式有助于在尽量减少供款额的同时还可以保证有足够的现金流量额。

实际状况指数 (Condition Index)和资金指数 (Funding Index)

储备基金积累计划的实施

(Implementation of the Plan)

与计划人员协同工作调整现金流量计划以核实该公寓的需求是十分重要的，因为《管理法》要求业主董事会要在收到确定的储备基金调查报告的165天内实施储备基金积累计划。如果实施的储备基金积累计划与计划人员建议的有所不同，业主董事会必须向全体业主作出说明。

《管理法》列出了储备基金积累计划实施的时间表，对此业主董事会(实际上是作为代理人的物业经理)必须严格遵守和履行。时间表如下：

在收到储备基金调查报告的120天内，业主董事会必须审阅并提出储备基金积累计划，即计划人员建议的积累计划;

提出储备基金积累计划的15天内，业主董事会必须把该计划通知全体业主，也就是把“储备基金积累计划通知书”(也称为“表15”)送递到每个业主的手中。“表15”包括储备基金摘要，即将实施的资金积累计划概要、现金流量表、年度供款额表及是否与计划人员建议有不同之处的说明，同时还要在15天内将“表15”送递到公寓的审计师手中;

在送递到每个业主和审计师的30天内，业主董事会必须开始实施已经提出的储备基金积累计划，即每月的供款额必须从运营资金账户转入储备基金账户，并符合储备基金积累计划中所需的金额。

重要事项(Key Points)

储备基金调查可以使公寓预测将来的费用，逐渐积累足够的资金满足这些费用所需，避免给业主造成不必要和过度的经济负担。

储备基金账户的资金是公寓的资产。《管理法》规定，除非公寓解体，该资金不准分发给每个业主，即使业主出售自有物业单元时也不准带走。

储备基金账户是公寓的名称，资金来源是业主按其拥有物业的百分比所交物业费的一部分，但是资金使用时却不是按业主所拥有物业的百分比。

储备基金的使用由业主董事会决定,无需征求业主的讨论和同意。

储备基金投资所得的利息和其他收入必须保留在储备基金的账户中。

在高层公寓楼中，大部分的储备基金费用是和建筑物的结构、外围和机械设备系统有关，而连体别墅则是场地和建筑外围。

多伦多地区由连体别墅和高层公寓组成的共管物业，设计使用寿命100年。

《管理法》允许用储备基金支付调查报告的费用。

储备基金不是“资本增加”的资金。储备基金不准许用于购置新的设备和资产，也不准许用于改善装修。
(原载于《现代物业》2011年第02-03期/总第179期)